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set

O que é Kanban e como aplicá-lo na sua agência

Você sabe o que é Kanban? Neste artigo explicamos tudo sobre a metodologia e como você pode aplicá-la na agência.

 O Kanban tem se mostrado uma excelente alternativa não só para manter um ritmo de produção flexível, mas também para torná-lo mais inteligente e otimizado.

Quando se trata de melhorar a eficiência da produção em empresas, uma série de metodologias e ferramentas nos vem à mente. Uma das mais conhecidas e utilizadas atualmente é o Kanban, palavra de origem japonesa que, em tradução literal, significa  “cartão”ou “sinalização”.

Por se tratar de um método extremamente visual e intuitivo, diversas empresas vêm recorrendo ao recurso para agilizar a entrega de seus projetos. 

Você deve estar se perguntando: Como posso aplicar a metodologia na minha agência? Falaremos disso neste post mais adiante. E se você já a utiliza na rotina de trabalho, continue conosco para descobrir como torná-la ainda mais proveitosa para você e para seu time.

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O que é Kanban?

O Kanban é uma metodologia pautada na utilização de cartões que indicam o progresso de um projeto. Voltando alguns anos na história, o método se enquadrava na necessidade que a empresa japonesa Toyota tinha em manter o seu sistema de produção em série funcionando corretamente e sobretudo, de forma ágil.

Se antes a execução das atividades era baseada na movimentação de estoque — sistema no qual cada pessoa executava uma determinada função, passando para o próximo setor em seguida  o Kanban surgiu para otimizar o trabalho e eliminar o acúmulo de mercadorias nos pátios das montadoras, uma vez que as demandas não acompanhavam o ritmo de produção.

Apesar de sua evolução em termos de aplicação, o Kanban manteve três principais pilares, que são:  “para executar”, “em andamento” ou “finalizado”.

Sabe os post its que você utiliza todos os dias? O Kanban é, basicamente, orientado por esses cartões coloridos.

Como o Kanban funciona atualmente?

O principal objetivo do Kanban era tornar claro o andamento de uma determinada atividade. Hoje a metodologia contribui para melhorar a comunicação entre os funcionários, permitindo a visualização do que já foi feito e do que ainda será realizado.

Na prática, utiliza-se cartões de diferentes cores e tamanhos contendo todas as tarefas ou projetos a serem executados. Cada um é dividido entre o que deve ser feito, o que está sendo feito e o que já foi concluído.

Com o avanço tecnológico, o Kanban ganhou novas formas de utilização, seja através de softwares para o gerenciamento de tarefas, murais, ou ainda através de post its. Embora o método seja genuinamente relacionado ao setor industrial, não demorou muito para que ele se propagasse em empresas que tinham como prioridade a entrega de serviços dentro do prazo estimado.

Nova call to action

Trazendo esse conceito para o universo das agências, contar com uma forma unificada de visualizar tudo isso atrai cada vez mais empreendedores e gestores de empresas criativas.

Hoje, o Kanban pode ser facilmente empregado a projetos mais extensos, como o desenvolvimento de campanhas de marketing e o gerenciamento de redes sociais.

Relação do Kanban com métodos ágeis

Se você conhece e já trabalha algum tempo com o método ágil, sabe o quão eficaz esse recurso é para acelerar o trabalho, sobretudo quando se trata de desenvolvimento de softwares. Juntamente com o kanban, tal método é essencial para quem busca eficiência nos sprints e no monitoramento e controle das atividades.

E já que estamos falando de prazos, a junção dos dois recursos torna-se fundamental para a visualização de todas as etapas que precisam de conclusão para que o resultado seja entregue. Isso não só facilita o trabalho em conjunto para resultados mais alinhados com as expectativas como permite que a equipe realize suas demandas em qualquer lugar quando há a integração do Kanban em um sistema de gestão.

Tipos de Kanban

Os tipos de Kanban dividem-se entre o de movimentação e o de produção, sendo o último mais adequado para o uso empresarial. A seguir, explicamos detalhadamente cada um deles:

Kanban de movimentação

No Kanban de movimentação, departamentos envolvidos em uma determinada tarefa recebem uma notificação para iniciarem a produção ou aguardarem um alerta para realizá-la.

Kanban de produção

Já no Kanban de produção, é fundamental que todos os colaboradores responsáveis visualizem a sequência do projeto, seja através de murais ou softwares especializados. Os murais são divididos da seguinte forma:

  • To do: O que deve ser feito
  • Doing: Tarefas em execução
  • Done: Tarefas concluídas

Todas as atividades em desenvolvimento são anexadas em cada uma dessas seções, que contam com uma descrição resumida da tarefa a ser executada, o horário de início e limite e o colaborador responsável.

Quais as vantagens do Kanban

No decorrer do post, mencionamos alguns dos benefícios obtidos após a implementação da metodologia na rotina de trabalho. Acontece que, o Kanban tem se mostrado uma alternativa tão eficaz, que separamos um espaço só para mostrar as principais vantagens desse recurso. Vamos a elas?

Aumenta a produtividade

Você mais do que ninguém sabe que a produtividade é um fator crucial quando o objetivo é unir agilidade e qualidade em um mesmo projeto. Sendo assim, é essencial utilizar melhor o tempo para não deixar nenhuma dessas características de lado, certo?

Com o Kanban, esqueça aquela ideia de funcionários ociosos, sem saber qual o próximo passo a seguir, ou até mesmo com uma grande sobrecarga de trabalho.

Diminui as distrações

Ter sempre em vista os cronogramas e prazos dos projetos através de quadros em uma única plataforma, faz com que os profissionais se atentem no que deve, de fato, ser feito. Levando os deadlines apertados em consideração, é melhor ter as informações em um local de fácil visualização do que ter que procurar em planilhas e ferramentas confusas. O resultado? o tempo da equipe é otimizado e as distrações reduzidas.

Ajuda a enxergar tarefas prioritárias

Dar prioridade a algumas tarefas em detrimento de outras faz com que todo o time se mantenha focado no que realmente é importante em determinado momento. Isso acontece graças a visão do cronograma total do projeto por parte da equipe, que saberá exatamente quais são as tarefas a serem executadas a curto e a longo prazo.

Reduz atividades desnecessárias

À medida que você mapeia todas as atividades relacionadas a um projeto, fica fácil se concentrar naquilo que, de fato, é importante para a conclusão do todo. Além da considerável redução de tempo na agência, esse gerenciamento auxilia para que as entregas ocorram dentro do prazo.

Alerta para possíveis gargalos

Graças à metodologia Kanban — cujo objetivo é mostrar as tarefas a serem executadas, as tarefas em andamento e as já concluídas  é possível enxergar se há atividades em excesso na etapa de “to do’’, ou seja, que ainda não foram iniciadas, já que todos os responsáveis têm acesso ao fluxo de atividades.

É importante perceber se há um acúmulo de tarefas e, sobretudo, se elas estão acompanhando os prazos acordados com os clientes. Caso você note que as demandas estão acumulando, é hora de descobrir uma forma de otimizá-las e garantir que não haja atrasos.

Como implementar o Kanban na agência

Agora que você já sabe quais são as vantagens em utilizar a metodologia na rotina de trabalho, ficou fácil entender porque tantas empresas têm obtido sucesso em sua aplicação, não é? Mas atenção, antes de adotar o Kanban na sua agência, é fundamental entender quais são as suas reais necessidades.

Sendo assim, identifique os projetos em desenvolvimento e analise quais deles podem ser adaptados na metodologia, afinal de contas, nem todas as atividades se adequam ao modelo, podendo gerar uma sobrecarga ao invés de agilizar o processo.

Feito isso, basta analisar o projeto como um todo e listar as atividades correspondentes, sempre de olho no cronograma e nos prazos para conclusão.

Confira, a seguir, alguns passos para começar a utilizar esse recurso agora mesmo!

Prepare a equipe

A implementação de uma nova ferramenta é, sem dúvida, um fator de resistência em muitas equipes, sobretudo quando a ferramenta em questão contribui para analisar a produtividade ou improdutividade de uma empresa. 

criacao1Dashboard de tráfego com visualização em Kanban

Levando isso em consideração, o primeiro passo é mostrar os seus benefícios para todos que irão utilizá-la. Só assim a equipe conseguirá enxergar o recurso não como uma forma de vigilância, mas sim como um meio para conferir maior produtividade à rotina de trabalho.

Identifique etapas de trabalho

Lembra que mencionamos as palavras "To do"e "Done" para nos referirmos, respectivamente, a atividades que devem ser executadas e tarefas que já foram finalizadas? É justamente esses conceitos os responsáveis por definir os estágios seguidos para concluir um projeto.

Para tornar esse processo ainda mais funcional, recomenda-se a criação de tags para categorizar determinados tipos de atividade e otimizar os quadros. Na sua agência, por exemplo, você poderá criar quadros com tags denominadas "urgentes", "reotimizações de campanhas", entre outros.

Atribua, portanto, limites ao tempo de uma tarefa no estágio "To do", sobretudo quando se trata de uma atividade com alto grau de urgência. 

Defina tarefas prioritárias

Após definir as regras e os quadros, é hora de estipular quais tarefas são de fato prioritárias. Isso ajuda a manter o foco e garantir que os clientes recebam seus serviços no prazo. Para isso, posicione o que é prioritário na parte superior do kanban, separando o quadro em categorias.

Priorizar o que é importante em um determinado momento pode evitar a insatisfação dos clientes, ajudar a atingir metas de forma mais eficaz, e melhorar a realocação da equipe com base em suas capacidades.

Por meio desse controle constante fica fácil identificar a necessidade de alterações nas ordens dos cartões. Assim, você elimina esforços desnecessários, melhora a qualidade das entregas e reduz custos. 

Mensure o processo constantemente

De nada adianta estabelecer processos se eles não são mensurados, não é? Afinal, é isso que garantirá uma melhora contínua e evitará a incidência de erros. Pensando nisso, um método de medição do que foi feito e do que ainda precisa ser executado é o Burndown Chart, gráfico utilizado por equipes que utilizam o Scrum para descrever o progresso diário de um projeto em desenvolvimento.

E se objetivo é evitar que erros ocorram durante a elaboração de uma tarefa, é nesta etapa que você irá encontrar gargalos antes que eles ocorram. Mas não é só isso, aproveite o momento para identificar pontos de melhoria e realizar mudanças no fluxo de trabalho se for preciso.

Com um software de gestão para agências de comunicação, é possível visualizar o andamento das atividades não só através do Kanban, mas também pelo gráfico de gantt, blocos, listas e calendário. Assim, você utiliza as funcionalidades disponíveis de acordo com suas necessidades.

No iClips, a função Kanban permite a visualização a partir de colunas contendo as atividades não planejadas, atividades já planejadas ou em andamento, atividades aguardando aprovação e finalizadas.

O mais interessante, é que cada item possui informações bem detalhadas, tais como: nome do responsável, etapa da tarefa, informações referentes a atrasos, alterações, layout, entre outras. 

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