07
dez

O que é ERP?

A competitividade do mercado está se acentuando com o passar dos dias. Para sobreviver a este mercado lotado de concorrentes, é importante "manter a casa em ordem". Neste contexto, a implementação de uma sistema ERP é fundamental. Entenda o que é ERP nesse post!

Você sabe o que é ERP? Descubra neste post!Saiba para que serve e qual a importância desse sistema em agências de publicidade.

Com a competitividade acirrada no mercado, as empresas, de uma forma geral, enxergam a necessidade de melhorar seus processos internos para atender com qualidade seus clientes.

Neste contexto, um sistema de planejamento interno é um ótimo aliado. Hoje falaremos sobre o ERP, recurso indispensável para quem busca pleno crescimento de seu negócio. 

Acompanhe o artigo e saiba do que se trata a ferramenta, e como ela se tornou a mais utilizada por empresas que projetam um crescimento acelerado!

O que é ERP?

Quais recursos as empresas costumavam recorrer quando buscavam integrar e gerenciar melhor os seus dados?

Voltando algumas décadas, mais especificamente aos anos 50, quando florescia o American Way Of Life (ou Estilo de Vida Americano), a competitividade gritava aos ouvidos dos gestores de grandes empresas. A partir daí, surgiram as primeiras ferramentas capazes de simplificar e integrar os processos operacionais, uma delas trata-se justamente do Planejamento de Recursos da Empresa. 

A sigla ERP significa "Enterprise Resource Planning" em tradução livre "Planejamento de Recursos da Empresa". No modo prático, essa sigla configura um grupo de tarefas de uma determinada empresa que devem ser gerenciadas. Essa administração pode ser realizada por pessoas responsáveis ou otimizada por softwares de gerenciamento. 

Com a alta competitividade do mercado em todas as áreas de atuação, implementar um sistema não é mais um diferencial e, sim, uma questão de sobrevivência organizacional. Isso porque um dos desafios mais significativos das empresas é o controle dos procedimentos internos e do fluxo de informações entre os membros da companhia. 

O que é um software de ERP otimizado?

Com o objetivo de reservar o tempo dos profissionais empregados da empresa em atividades mais estratégicas e que necessitam de maior capacidade analítica, softwares otimizados foram elaborados. Esses sistemas se dão através de softwares que acompanham as informações e as relacionam entre si automaticamente.

Isso significa que, com um software de gestão otimizado, o tempo antes gasto com a alimentação de informações por parte dos colaboradores de forma manual e imprecisa - visto erros dos recursos humanos que podem se desdobrar -  é gasto em estratégias e tarefas não-operacionais que realmente irão impulsionar o crescimento da empresa. 

Em alguns casos, por exemplo, são utilizados vários softwares e até mesmo um sistema para cada departamento. Todavia, um software que abrange todas as áreas integrando-as entre si torna os setores da empresa mais interligados e facilita o encontro de informações, além de impossibilitar a perda de conhecimentos e procedimentos.

Qual o objetivo de um ERP?

Sabemos que a capacidade que uma empresa tem de se organizar diz muito sobre ela. E é justamente esse um dos objetivos de um ERP: garantir que a organização faça parte do dia a dia do negócio. Na prática, trata-se de registrar informações de fornecedores, funcionários, produtos, impostos, pagamentos, etc.

A ideia é que a ferramenta integre todos os processos realizados em um empreendimento, de modo que todo o seu escopo esteja interligado. Diante disso, um sistema ERP propicia aos gestores entender quais clientes são mais rentáveis, qual a margem de determinado serviço, entre outras informações pertinentes.

Claro que isso vai depender do quão disposta a empresa está para inserir os seus processos na ferramenta em questão, só assim é possível ter acesso a dados importantes para o negócio, e que irão contribuir para a tomada de decisão futuramente.

Mas não pense que o recurso irá ditar as regras do seu negócio, uma de suas principais vantagens é se adaptar aos processos habituais da empresa, atendendo ao escopo organizacional e a tarefas feitas diariamente pelos colaboradores.

Quais os benefícios de um ERP?

Além de simplificar os processos operacionais de uma organização, um ERP propicia maior segurança e confiabilidade nas informações. Por se tratar de uma ferramenta robusta, a integração entre todos os departamentos é assegurada, assim todos os funcionários possuem informações completas e consistentes em apenas um clique.

Não poderíamos deixar de mencionar o seu benefício para uma gestão mais sólida e organizada. O primeiro passo para isso é ter controle sobre tudo que ocorre na empresa. Graças à ferramenta, é possível unir eficiência e produtividade a uma gestão integrada e especializada.

Portanto, para qualquer agência que busca o crescimento, contar com esse recurso é indispensável. Quando há uma implantação bem sucedida, uma série de mudanças podem ser observadas, confira alguns exemplos:

  • Entregas dentro do prazo combinado;

  • Aumento de produtividade;

  • Aumento da receita;

  • Redução de pessoal;

  • Melhorias na gestão de caixa;

  • Otimização de processos.

O que é um ERP em nuvem

Muito além de atender a demandas operacionais de uma empresa, um software ERP em nuvem tem sido um item procurado por empresas de diversos nichos. Além dos benefícios já citados, ele é considerado mais acessível se comparado a uma ferramenta local.

Além disso, graças a atualizações contínuas, softwares do tipo fornecem maior estabilidade e segurança quando se trata da preservação dos dados de uma organização. As constantes atualizações também garantem uma ferramenta sempre atualizada e alinhadas às mudanças do seu mercado de atuação, o que torna a usabilidade muito mais flexível e inovadora.

Uma de suas grandes vantagens, todavia, é poder acessá-la de qualquer local e por meio de diferentes dispositivos, como notebooks, tablets e smartphones. Lembra que falamos da importância do controle das informações por parte dos gestores?

Com uma ferramenta ERP tal controle é ainda maior, já que, normalmente, o recurso fornece uma série de relatórios gerenciais em tempo real, sem que seja necessário estar no escritório para acessá-los.

Embora muitos gestores tenham certo receio quanto a proteção de dados, essa mentalidade tende a mudar. Pelo menos é o que a pesquisa do The Global State of Information Security Survey mostra. Segundo a análise, 69% dos empreendedores estão adotando o ERP em nuvem graças a aplicação de um conjunto de normas rigorosas por trás das informações dos sistemas.

Por que utilizá-lo em agências de publicidade? 

Depois de compreender o seu significado e quais seus principais benefícios, é hora de entender a importância de adotar um sistema organizacional automatizado para a vida toda.

Com deadlines curtos e altas demandas de jobs  é quase impossível efetuar atividades do dia a dia sem uma ferramenta estratégica. Afinal, uma agência não se resume apenas na criação, são resultados e mais resultados passíveis de análise estratégica. Nesse caso, se os setores não estão alinhados, é bem provável que os resultados (tanto os relacionados aos clientes quanto à agência) fiquem comprometidos.

Além disso, quando bem implementado, um sistema estratégico proporciona a coordenação de diferentes status para a mesma peça, possibilitando o controle minucioso dos prazos para cada etapa do processo criativo (revisão, arte final, alterações, etc).

Outro ponto importante de ser mencionado, é a facilidade de visualizar quais funcionários estão com brechas na agenda, evitando que processos relativamente simples levem mais tempo para serem executados.

Você tem dificuldades para fazer o controle e o monitoramento dos resultados da sua agência? Saiba que isso também pode ser solucionado com o simples acompanhamento das atividades de forma constante.

Como já mencionamos, um ERP promove a integração de todo o time e faz com que todos estejam cientes de tudo que ocorre na empresa a partir dos dashboards. Isso permite identificar pontos de gargalo e definir o que deve ser aprimorado, além de possibilitar uma visão estratégica de todo negócio.

Quem não almeja reduzir os custos da sua agência, não é? Com um sistema ERP, você não precisa utilizar várias ferramentas e arcar com custos elevados por conta disso. Afinal, tudo está alocado em uma única plataforma.

Como Implantar um Software ERP?

Conhecidos os conceitos, é interessante compreender como deve ocorrer a implantação de um sistema otimizado em sua empresa.

  • Liste as necessidades a serem atendidas pelo software: Você deseja otimizar o tráfego de sua companhia? Tem o objetivo de produzir relatórios financeiros de forma fácil e rápida? Quer o resumo das contas a pagar para compreender o que ainda está em débito e se esses valores correspondem ao caixa da empresa sem muito trabalho?
  • Aponte um responsável pelo sistema: Por exemplo, quando ocorrer a implantação, quais serão os profissionais treinados? Como esse treinamento será difundido para os demais colaboradores da empresa? Quem deverá treinar os novos colaboradores com a utilização do sistema?
  • Compreenda qual sistema realmente atenderá as necessidades listadas:  Lembre-se que a implantação de um sistema é a otimização da gestão de sua empresa por inteiro. Com essa mudança, toda a cultura organizacional da agência será alterada. Então, pense realmente em qual sistema atenderá você e sua empresa. 

Perceba que muitas vezes existem softwares que são atrativos pelos preços, porém, na rotina, causam aborrecimento. Pense em um software como um investimento e não cogite em não investir por um sistema melhor e, às vezes empregando uma receita maior, que deixe realmente sua empresa crescer de forma sustentável.

Enquanto isso, que tal aprender como realizar a mensuração de resultados com um software de gestão? Aproveite!