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BI: O que é business intelligence e como utilizá-lo na agência?

Sistemas de Business Intelligence podem ser empregados em agências de publicidade a fim de automatizar as atividades e criar relatórios gerenciais. Continue lendo e confira outros benefícios dessa ferramenta para sua agência!

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Nas últimas décadas, passamos por muitas mudanças na forma como nos comunicamos e consumimos produtos, serviços e conteúdos. Graças ao avanço dos dispositivos móveis e à expansão do acesso à web, as interações humanas estão mais dinâmicas e com menos limitações.

Nesse cenário, as agências têm que lidar com um volume de dados crescente para otimizarem campanhas e estratégias. Para isso, é vital saber o que é Business Intelligence (BI) e como ele pode ser útil no foco do negócio.

Isso porque o grande contingente de informações é capaz de desviar a atenção da agência do que importa para coisas irrelevantes do dia a dia, prejudicando decisões, operações e os processos internos. Quer saber como evitar esse fator com o uso do BI? Continue lendo e descubra!

O que é Business Intelligence?

O conceito de Business Intelligence (Inteligência de Negócios) envolve a transformação de dados brutos em informações importantes e estratégicas para uma empresa.

Como o ritmo de produção de dados nas corporações têm crescido, é importante contar com uma ferramenta que consiga unir, processar e extrair conteúdos úteis do meio deles para os gestores.

Para resolver isso, aumentando o poder desses dados, é preciso contar com um sistema de Business Intelligence, pois ele coleta, organiza e analisa essas informações, entregando-as de forma otimizada para os tomadores de decisão.

Quando o objetivo é alcançar a eficiência em resultados, lançar mão de dados concretos sobre o seu negócio e também do mercado como um todo é essencial para não cometer erros de gestão.

Tais informações podem ser coletadas a partir das seguintes fontes:

  • Dentro da própria agência;
  • Baseadas nas necessidades dos clientes;
  • A partir das condições atuais do mercado;
  • E dos aspectos econômicos e tecnológicos.

Após a extração de informações relevantes para a agência, é feita uma reengenharia dos processos realizados dentro da sua empresa criativa, a qual será responsável por analisar todo o fluxo de trabalho a fim de efetuar uma reestruturação de todo o processo.

Mas se o propósito é maximizar o desempenho da agência com base em estratégias que deram certo para outras empresas, a estratégia recomendada é a de Benchmarking.

Essa prática funciona como um processo de comparação, na qual uma empresa decide melhorar a forma que uma atividade é realizada com base em experiências de outras instituições.

É importante destacar que não há uma receita de bolo para que os resultados oriundos de Business Intelligence sejam satisfatórios, mas é fundamental colocá-los em prática quando o objetivo é evitar que erros sejam cometidos e prejudique sua estratégia.

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Como utilizar business intelligence em agências de comunicação?

O BI pode ser empregado em sua agência para a obtenção de dados mais precisos e organizados, que permitam entender os perfis dos seus clientes, além de tendências e previsões do seu segmento.

Também ajuda na automatização de atividades, como a criação de relatórios gerenciais, e na separação de informações úteis daquelas que não acrescentam para o negócio.

Por exemplo, na sua agência você poderá ter computadores, notebooks, tablets e outros equipamentos que contenham informações sobre seus clientes.

Contudo, elas poderão estar desestruturadas, desorganizadas e distribuídas em diferentes locais e linguagens até mesmo dentro dos dispositivos.

Nesse sentido, uma ferramenta de BI pode ser integrada com um sistema de gestão, potencializando os seus resultados e sua eficiência. Dessa forma, atividades como planejamento, criação e outras podem ser otimizadas. 

Veja, de forma detalhada, os princípios para que sua aplicação seja bem-sucedida.

1. Esclareça sua importância para toda a equipe

Como se sabe, utilizar a metodologia de BI tem sido uma solução valiosa para empresas que buscam maior assertividade na hora de mensurar a performance de toda a organização.

Mas, sabemos o quão ineficiente pode ser adotar uma nova ferramenta ou recurso sem que antes toda a equipe saiba do que se trata, certo? Se possível, faça uma reunião com seus colaboradores para que seus benefícios sejam vistos e entendidos por todos.

Procure explicar detalhadamente o seu significado e, principalmente, sua importância para o seu time. Só assim será possível ter processos de suporte sistematizados para dar assistência a essa nova forma de análise de informações determinantes para o sucesso do seu negócio.

2. Foque na colaboração entre todos da agência

Equipe que trabalha unida produz mais resultados, disso não temos dúvidas. Se você já ouviu o termo “Agile” alguma vez, sabe do que estamos falando. Esse conceito tem como principal característica a colaboração de todo o time de forma interativa.

A ideia é focar em áreas específicas, mas ao mesmo tempo se guiar por uma estratégia totalmente integrada. Ao utilizar esse método para implementar o conceito de BI em sua agência, certamente você terá mais rapidez e sucesso em suas operações diárias.

3. Concentre-se em métricas importantes

Como já vimos, Key Performance Indicators os KPIs — ou simplesmente métricas, são verdadeiros aliados de qualquer organização que busca eficiência na mensuração de resultados. Mas, o que elas têm a ver com Business Intelligence?

Na verdade, é a partir das métricas que você irá orientar o trabalho de sua equipe e verificar se ele está sendo bem executado. Lembre-se, tais métricas devem estar alinhadas com a estratégia da sua agência e podem variar conforme cada implementação.

4. Defina um sistema de B.I unificado

Simplificar a implementação de uma nova ferramenta é, certamente, a forma mais eficaz para fazer com que a adesão seja completa e eficaz. Mas, isso não significa que a análise de dados deve ser isolada. Portanto, tente unificá-los ao máximo e trabalhe com esses dados simultaneamente.

Pode ser que no início os colaboradores tenham dúvidas, isso é normal quando uma nova metodologia é implementada. Nesse caso, oferecer treinamentos e fazer demonstrações do sistema é imprescindível. Bem, ficou claro que trabalhar com Business Intelligence auxiliará sua agência criativa em todos os sentidos e fará uma enorme diferença na análise de resultados.

5. Foque nos problemas da agência antes de tudo

Ter sucesso na aplicação do BI nas agências depende de alguns fatores, mas o que vai definir uma estratégia eficiente é focar nos problemas do negócio antes de implementar o método de fato. Um erro muito cometido por organizações que decidem trabalhar com Business Intelligence é, justamente, colocar os dados acima de qualquer coisa.

Uma abordagem mais funcional e efetiva é adotar uma perspectiva de cima para baixo, ou seja, focar em um determinado problema e só assim entender como utilizar os dados para resolvê-lo. Vamos partir do pressuposto que sua agência tem na rotatividade de clientes o gargalo mais latente e precisa entender os motivos pelos quais isso ocorre.

O primeiro passo, nesse caso, é definir métricas que estejam alinhadas com o problema em questão. Ao observar tais métricas, a empresa estará apta para analisar tais dados com maior assertividade.

6. Dê autonomia para os colaboradores

Terceirizar serviços é uma prática adotada por boa parte das agências, e até certo ponto, tal prática é uma boa alternativa para otimizar o tempo e focar em outras atividades mais importantes. Porém, quando se trata do manuseio de dados relacionados ao BI, o recomendado é colocar tais dados nas mãos de quem realmente entende do negócio, ou seja, a sua equipe.

Apesar de parecerem complexos em um primeiro momento, os recursos tecnológicos disponíveis se mostram muito mais intuitivos, tornando essas análises mais acessíveis aos colaboradores. Assim, a empresa consegue focar no que realmente importa.

E o melhor: com a velocidade necessária para que as informações sejam utilizadas para a solução de possíveis gargalos de forma rápida e simplificada. Dessa forma, os profissionais não precisarão esperar até que os relatórios sejam gerados pela área de TI (ou qualquer outro setor responsável).

Claro que oferecer a autonomia necessária para a obtenção de dados relevantes para o negócio depende de um detalhe muito importante: a escolha da ferramenta certa. De nada adianta mostrar para a equipe o potencial dessa estratégia se o sistema utilizado não atende às expectativas do time ou não considera as especificidades da organização.

No caso de uma agência de comunicação, questões como performance, produtividade, custo dos jobs, informações de clientes mais e menos rentáveis são essenciais para facilitar as tomadas de decisão.

7. Associe Business Intelligence ao Big Data

Uma estratégia que tem funcionado bastante quando o assunto é compreender de forma mais abrangente os dados gerados é unir duas das mais importantes soluções de interpretação de dados: o Business Intelligence e o Big Data.

Enquanto o primeiro possui um foco mais voltado para a coleta, organização, transformação e disponibilização de dados estruturados, o segundo tem o papel de analisar a exatidão das informações. A combinação dos dois formatos permite um entendimento do que se passa na rotina da empresa e, de quebra, permite construir futuras estratégias, resultando em decisões ainda melhores.

Quer ver um exemplo na prática? Na busca por realizar as necessidades de seus clientes, empresas como Amazon, Netflix e Spotify utilizam o Big Data para garantir a satisfação e fidelização de seu público. Recentemente, a Microsoft, juntamente com a Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) realizaram uma parceria com o objetivo de prever possíveis engarrafamentos com até uma hora de antecedência a partir do histórico de dados do departamento de transportes, câmeras, mapas de trânsito e outros recursos.

Quais são os seus benefícios?

 Como você viu até aqui, o Business Intelligence pode revolucionar os seus processos internos. Veja alguns dos seus maiores benefícios para uma agência de comunicação.

1. Diminuição de custos

O emprego de uma solução de BI pode ajudar a reduzir custos dentro do negócio, já que elimina a perda de tempo em análises infrutíferas sobre dados que não acrescentam em nada à operação e à gestão da agência.

Além disso, graças às informações mais precisas sobre a atividade principal da empresa, as tomadas de decisões são mais bem-embasadas, minimizando possibilidades de erros que gerem gastos e prejuízos.

2. Obtenção e customização de relatórios e indicadores

Sistemas de BI produzem indicadores de desempenho e outras métricas sobre processos e rotinas, possibilitando a mensuração adequada de seus desempenhos e resultados.

Com base nesses dados, dá para se planejar e organizar fluxos de trabalho mais eficientes, além de reestruturar os existentes que não atendem às expectativas da agência.

Além deles, você terá acesso a estatísticas, gráficos, cálculos, entre outros instrumentos que colaboram para a obtenção de índices sobre distintos aspectos do negócio.

Isso tudo pode ser organizado na forma de relatórios de gestão, que também podem ser customizados conforme as necessidades e os indicadores utilizados pela agência.

3. Melhora na tomada de decisões

Graças à produção de relatórios otimizados que contenham conteúdos estratégicos, os gestores terão base para tomarem decisões com maiores chances de acertos. Consequentemente, poderão impulsionar o crescimento da empresa e até ajustarem decisões conforma a agência ganha escala.

O emprego de BI, em conjunto com uma solução de Big Data, ainda é capaz de colaborar na definição de múltiplos cenários para as campanhas.

Desse modo, dá para verificar em quais deles poderá haver melhores resultados, além de descobrir o contexto em que o público desejado é atingido. Também ajuda na escolha dos tipos de mídia para se usar, na criação das peças publicitárias etc.

4. Otimização de processos

Outro benefício é o ganho de velocidade nos processos e rotinas da agência, uma vez que tanto gestores quanto colaboradores param de agir de acordo com medidas de tentativa e erro. Suas atitudes passam a ser mais objetivas e eficientes.

Isso eleva a produtividade e a entrega de resultados, impactando positivamente em todas os setores da organização.

Além disso, a própria automatização de algumas ações torna os processos mais ágeis e dinâmicos. 

5. Maior conhecimento do público-alvo

Uma ferramenta de BI também pode ser usada a fim de fazer uma avaliação comportamental dos clientes com mais acerto e propriedade. Ela possibilita realizar testes hipotéticos e assegurar que as ações sigam os parâmetros do negócio estabelecidos pelo cliente, inclusive dando suporte para a mensuração do retorno adquirido.

A análise, o processamento e o cruzamento de dados gerenciais permitem que o gestor controle a quantidade de horas vendidas ao cliente, bem como analisar concorrentes e prospectar potenciais consumidores. Basicamente, facilita o entendimento e a gestão da jornada do consumidor.

Quais são as melhores ferramentas de BI?

Para gerenciar melhor os dados colhidos por sua empresa é essencial contar com as ferramentas de Business Intelligence que proporcionam mais praticidade e eficiência no cumprimento dos seus processos. Descubra, a seguir, as melhores opções disponíveis no mercado.

iClips

Considerado um software de gestão construído sob medida para agências de comunicação, o iClips permite que você tenha total controle das suas operações, incluindo desde a chegada do cliente, as informações que geram para a empresa até o faturamento dos Jobs. Tudo isso é feito em um único lugar.

É possível utilizar o BI ao seu favor para montar uma inteligência de negócios baseado em dados relevantes e informações precisas. Isso porque a ferramenta tem uma grande variedade de recursos e aplicações que possibilitam a elaboração de relatórios, gráficos e painéis de dados. Com isso, pode-se acessar dados reais e estruturados, o que ajuda na tomada de decisões mais eficientes e confiáveis. 

Tudo isso ajuda o gestor a acompanhar a performance da sua agência de maneira mais prática e assertiva. O recurso disponibiliza mais de 40 tipos de relatórios, como Produtividade, Desempenho de vendas, Indicadores financeiros, Planejamento de mídia, Comparativo anual e trimestral, e Indicadores financeiros.

Em suma, o iClips estrutura os processos da empresa e aumenta a sua produtividade, fazendo com que você foque no que realmente importa: proporcionar uma experiência única para todos os seus clientes.

IBM Watson Analytics

Fonte: CompareCamp

Trata-se de uma opção para BI que opera a partir da tecnóloga cloud computing (computação na nuvem). Portanto, todos os dados armazenados não ficam dispostos em um ambiente físico.

Ao usar o IBM Watson Analytics, você visualiza e analisa os dados que a empresa coleta de forma inteligente, com fácil compreensão e maior confiabilidade. O analista terá autonomia para realizar determinados questionamentos para o sistema e encontrar as respostas em questão de segundos.

Aliás, uma das principais funcionalidades dessa ferramenta é assimilar perguntas feitas em linguagem natural, ou seja, com as suas próprias palavras, para gerar insights.

Microsoft Power BI

Fonte: Microsoft

Um dos diferenciais do Microsoft Power BI é possibilitar a integração de diferentes fontes de dados, como redes sociais e planilhas do Excel. Ainda é possível criar dashboards e relatórios dinâmicos rapidamente.

Os painéis que compõem essa ferramenta trazem ao analista uma visão mais aprofundada das métricas utilizadas, que são atualizadas em tempo real e ficam disponíveis para a visualização em desktop, smartphone ou tablet.

Google Data Studio

Fonte: Enplug

Ofertado de forma gratuita, um fato interessante sobre o Google Data Studio é conectar-se com outras fontes de dados do Google, como AdWords, Google Sheets e Trends para desenvolver um dashboard completamente adaptável e que pode beneficiar as equipes de todas as áreas da agência.

A plataforma também produz relatórios de fácil compressão, que podem ser personalizados e compartilhados. Existe a opção de gerar até cinco relatórios com a opção de edição e compartilhamento ilimitados.

Qual a diferença entre Business Intelligence e Business Analytics?

Basicamente, o BI funciona como uma técnica que ajuda o gestor nas tarefas de planejamento estratégico. Ele propõe a coleta e análise de um conjunto de dados para que a empresa compreenda a sua performance e, assim, planeje o futuro com mais eficiência.

Por meio dele pode-se identificar acertos e erros para tomar decisões assertivas. Os seus dados são disponibilizados a partir de métricas estabelecidas e planilhas com certo grau de complexidade. É justamente nesse contexto que surge o Business Analytics (BA).

Devido à evolução do BI foi criado o BA, que veio para facilitar a decodificação das informações e auxiliar na análise de dados, permitindo uma tomada de decisões operacionais mais acertada.

As duas opções incentivam o uso da informação para o otimizar o desempenho, mas o BA considera que atualmente a quantidade de dados produzida é gigantesca e mais complexa, havendo a necessidade de ter uma metodologia coerente para lidar com essa realidade. 

O enfoque do BA é mais contemporâneo, o que contribui para uma análise de dados mais detalhada e garante uma compreensão das informações que ultrapassa os fatos concretos. Nesse caso, o gestor sabe o que, como e quando aconteceu. Também é possível entender os motivos de determinados acontecimentos.

Quais são os profissionais que trabalham com BI?

O profissional que deseja trabalhar com BI precisa ter formação mista. Isso porque engana-se quem acha que para ingressar na área é necessário ter somente conhecimentos tecnológicos e em sistemas. É crucial que, além dessas características, o profissional também tenha entendimento em negócios.

Assim sendo, é recomendado mesclar as formações de TI e gestão, já que a profissão requer conhecimentos sobre finanças e contabilidade. Ter uma visão de processos faz com que você tenha mais facilidade para desenvolver e utilizar soluções, consiga mediar eventuais conflitos durante a implementação na empresa e também para desenvolver e interpretar análises.

São vários os profissionais que trabalham com Business Intelligence, como engenheiros, analistas de TI, e gerentes de recursos humanos. Os dados podem ser coletados para trazer melhorias para um departamento específico para a empresa no geral.

Quais as tendências para o futuro do Business Intelligence?

Com a crescente e rápida evolução da tecnologia, o Business Intelligence tem que se aperfeiçoar continuamente para seguir atendendo às necessidades das empresas. Pensando nisso, acompanhe as principais tendências em BI para os próximos anos.

Inteligência artificial

Recorrente na mídia, esse tema também vai ganhar relevância no BI. Os métodos e meios estão em constante transformação para que a inteligência artificial crie oportunidades de otimização de recursos.

Nesse sentido, a integração entre inteligência artificial e BI ajudam o sistema a responder perguntas de maneira dinâmica e intuitiva, como se fornecesse um conselho para o processo de tomada de decisão.

Análises preditivas

No universo empresarial, a análise preditiva consiste em obter informações relevantes dos conjuntos de dados, a fim de projetar futuras probabilidade. Essa prática pode diagnosticar o que vai ocorrer no futuro com um alto nível de confiabilidade, apresentando avaliações de riscos e cenários alternativos.

Quando a aplicada na agência, a técnica possibilita, a partir da leitura de dados atuais e históricos, uma maior compreensão sobre o comportamento dos seus clientes e parceiros, além de abrir os olhos do gestor para fazer melhorias em produtos, identificar riscos e oportunidades de realizar novos negócios.

Análise da concorrência

Estar a par de quem é e o que faz a sua concorrência é indispensável para determinar direcionamentos mais estratégicos dentro e fora da organização. Com o uso do BI pode-se ter mais eficácia no monitoramento da concorrência. Também é possivel se destacar no mercado com a disponibilização de produtos que estão alinhados às características do público consumidor.

Como visto, o Business Intelligence colabora para uma visão geral dos negócios, porém excluindo detalhes que em nada acrescentam às suas atividades. Dessa forma, os dados se tornam mais precisos, servindo para a tomada de decisão mais efetiva dentro da organização.

Agora que você já sabe o que é Business Intelligence, que tal ficar por dentro de mais conteúdos úteis para a sua agência de publicidade? Assine nossa newsletter!