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Gráfico de Gantt: entenda o que é e aprenda a montar o seu

Diagrama de Gantt: Entenda o que é essa ferramenta e como ela pode te ajudar a gerir as atividades da sua agência

oque é gráfico de gantt e como usar

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Você já se deparou com o termo gráfico de Gantt alguma vez?

Bem, se você trabalha na área de publicidade, comunicação ou no setor de produção gráfica, provavelmente já ouviu falar nesta expressão, não é mesmo? Ou, se não ouviu falar, com certeza, já viu uma estrutura de gestão baseada no gráfico de Gantt.

Sabia que hoje em dia essa técnica é uma das mais utilizadas no gerenciamento de projetos a partir dos atuais softwares de gestão? Isso se deve aos seus inúmeros benefícios para a empresa, como otimizar o andamento das tarefas e possibilitar entregas com qualidade e dentro do prazo previsto.

Mas ela não é nada recente. Na verdade, o modelo foi inventado há muitos anos. Porém, com o passar do tempo e com o surgimento de novas tecnologias, ele tem se adaptado para atender a necessidade de avaliar o desempenho da produção de uma empresa.

Conceito e usabilidade do Gráfico de Gantt

Muitas pessoas ficam confusas sobre o que é Diagrama de Gantt. Este tipo de ferramenta é uma visualização cronológica que permite o acompanhamento de todos os processos que estão sendo executados na empresa. É como se fosse uma planilha estruturada por barras, sendo essas barras os projetos que estão sendo desenvolvidos na empresa. 

Usado há mais de cem anos, o Diagrama tem suas raízes lá no século XIX, em meados de 1800, quando o engenheiro polonês Karol Adamiecki criou uma ferramenta que se chamava harmonogram.

Essa ferramenta consistia em um documento que organizava o fluxo de trabalho e permitia que a pessoa acompanhasse visualmente o andamento das atividades.

Mais de um século depois, por volta de 1920, o engenheiro mecânico e consultor de empresas Henry Gantt, de Maryland (EUA), a quem se atribui o nome do gráfico, se inspirou no antigo harmonogram para criar o diagrama como conhecemos hoje. 

Cada barra se refere a um job, e no eixo X, é exibida uma linha do tempo que permite saber quando começa e quando termina aquele job.

Já no eixo Y, é possível identificar para qual colaborador foi distribuído aquele job. No final das contas, o mecanismo mostra três fatores principais:

  • Quais os jobs estão que em andamento na agência;
  • Qual colaborador está com qual tarefa;
  • Quando começa e quando termina uma peça.

 Uma breve biografia de Henry Gantt

Henry Gantt foi um engenheiro e consultor considerado pioneiro na humanização da Administração. O profissional buscava otimizar os processos administrativos, tendo como finalidade maximizar a produtividade e aumentar a eficiência da produção.

Um dos principais destaques de Gantt é a sua visão diferenciada, que coloca o ser humano como foco na indústria. Nesse sentido, ele foi o precursor de métodos administrativos que são mais humanizados e, consequentemente, menos autoritários.

Foi o engenheiro quem criou o sistema de remuneração denominado como ‘’Task and Bonus’’, que é traduzido como ‘’Tarefa e Bônus’’, e foi apresentando no começo do século XX para a ‘’American Society of Mechanical Engineers’’ (Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos).

Basicamente, o método se baseava em pagar um valor a mais para o colaborador quando esse produzia acima da meta estipulada, dando um incentivo à alta performance. Desse modo, esse é o início das gratificações por produtividade tal como vemos na atualidade.

Com uma mente inovadora e à frente do seu tempo, o estudioso se tornou referência no universo da administração devido ao gráfico de Gantt. Na época em que desenvolveu a ferramenta, ele provocou uma verdadeira revolução na administração da produção.

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Diferença entre Diagrama de Gantt e Gráfico de PERT

Por se tratar de ferramentas que prometem acompanhar o andamento de um determinado projeto, muita gente acaba confundindo o papel de cada uma. E acredite, a diferença é mínima.

Antes de tudo, PERT é a sigla para Program Evaluation and Review Technique, técnica que permite acompanhar e gerenciar o calendário dos projetos, que, a partir de uma rede de tarefas, permite alcançar de forma eficaz os objetivos de uma determinada atividade. 

Enquanto esse método de controle do cronograma e prazos não mostra claramente as interdependências das tarefas, essa é a principal função do Gráfico de PERT.

Isso porque ele permite a visualização total do projeto, uma vez que indica a interdependência entre as várias ações necessárias ao seu desenvolvimento, ressaltando as entradas (diretrizes e recursos), o processo (progresso das atividades) e as saídas (resultado final desejado). 

A ferramenta funciona a partir de três elementos básicos:

  • Tarefas: Basicamente, são as atividades a serem executadas, cada uma delas tem uma duração estipulada pelo responsável por um projeto;
  • Etapa: Trata-se do início e fim de cada tarefa, sendo que o final de uma tarefa corresponderá ao início de outra;
  • Tarefa fictícia: Essa etapa consiste na representação de limites entre uma tarefa e outra. 

O Gráfico de Gantt e a gestão de projetos

O Gráfico teve um avanço muito grande e permeou séculos até chegar onde está hoje em dia.

As agências que desejam otimizar o tempo de seus funcionários e administrar melhor as funções que cada colaborador está desenvolvendo encontram, na estrutura de Gantt, uma ótima saída.

Através do mecanismo, eles percebem qual será o colaborador mais adequado para ser responsabilizar por um determinado job, evitando, assim, a sobrecarga de um funcionário.

Da mesma maneira, o gerente de projetos consegue evitar com que um outro funcionário fique com um tempo livre e sem ser aproveitado.

 Como não perder o deadline do job utilizando o Gráfico de Gantt?

Motivos para usar o Gráfico de Gantt

Por meio dessa ferramenta é possível beneficiar todos os setores da empresa. Descubra quais são as razões para investir nesse recurso.

As atividades ficam mais organizadas

Todas as tarefas da agência, quando inseridas no software de gestão, são automaticamente organizadas pelo gráfico, de modo que a visualização fique bem segmentada.

A partir daí, fica fácil ver quais são as tarefas que estão sendo pautadas e executadas, quem está realizando e quando serão concluídas. Se você ainda não tem esse esquema implementado em sua agência, talvez essa planilha aqui lhe ajude.

As tarefas são mais bem distribuídas

Uma grande vantagem dessa ferramenta é a visualização dos responsáveis por cada peça da sua agência. Isso é importante não somente para o gerente de projetos, que distribui as tarefas, mas também para cada colaborador que fica a par de suas responsabilidades.

Os prazos são planejados

Se há uma tarefa que precisa ser concluída antes que outra, o colaborador consegue se organizar para dar prioridade à primeira. Há também a possibilidade da interdependência de atividades, que é quando uma tarefa precisa passar por mais de um funcionário.

Por exemplo: uma peça é descrita pelo social media, produzida pelo designer gráfico e vai para o cliente para aprovação. Desse modo, o social media sabe que a peça ainda vai passar pelo designer e se conscientiza para cumprir o seu prazo. Assim, as peças são entregues no prazo certo e combinado com o cliente.

Conhecimento das tarefas por toda a equipe

O diagrama de Gantt fica disponível para todos os colaboradores que têm acesso ao software de gestão da agência. Por isso, cada um fica ciente do que está sendo produzido por toda a equipe, não ficando restrito e fechado somente às suas tarefas.

Dependendo do software, o funcionário pode, ainda, optar por filtrar o gráfico por períodos de tempo, por colaborador, por cliente ou por job.

Limitações possíveis do gráfico de Gantt

Embora muito útil, o gráfico de Gantt não é totalmente perfeito e tende a se tornar muito complexo quando tem muitas dependências e atividades. Nessa situação, o ideal é elaborar um plano claro e simples que evidencie quais são os principais pacotes de trabalho de forma resumida, do que criar um plano com diversos detalhes, em que a impressão geral do progresso acaba se perdendo.

Além disso, a ferramenta também não é indicada para apontar as prioridades de tarefas individuais e os recursos empregados em cada uma. Apesar de mostrar com clareza o tempo gasto em uma atividade, ela não deixa clara quantos colaboradores são necessários para finalizá-la. Diante dessa circunstância, pode-se utilizar técnicas adicionais, como o gráfico de PERT.

Melhores situações para usar o gráfico de Gantt

No geral, o gráfico de Gantt é aplicado em tarefas que envolvem dois ou mais colaboradores, que é quando fica mais difícil de controlar o desenrolar do trabalho.

Contudo, não há uma limitação formal que impeça o uso da ferramenta. Caso um único profissional queira monitorar as atividades que são de sua responsabilidade por meio desse gráfico, é possível fazê-lo sem nenhum problema.

É fundamental que o gestor considere que, quanto maior é o empreendimento, ou seja, situações em que existem muitas atividades no escopo do projeto, maior será a necessidade de adotar recursos mais sofisticados de gerenciamento.

Quando se trata de equipes maiores, que apresentam um fluxo de atividades diversificado e, principalmente, com relação de dependência entre as tarefas, não é recomendado fazer o gerenciamento com base em listas e ferramentas simplórias, pois é preciso ter soluções mais eficientes.

As cinco partes principais do gráfico de Gantt

O funcionamento do gráfico Gantt se dá a partir de cinco partes essenciais para o bom desempenho do trabalho. Veja só quais são elas.

1. Tempo

Como se sabe, o tempo é um fator substancial das tarefas de gerenciamento e uma das questões mais complexas para se administrar. Nesse recurso, o eixo principal evidencia o tempo total do projeto. Ele pode ser subdivido em categorias de anos, meses, dias e horas conforme houver necessidade.

2. Responsáveis

Dentro de um plano de ações preparado nos moldes 5W2H, por exemplo, um dos aspectos relevantes é a definição de um responsável (Who, que significa quem em português, entre os W’s). Cada etapa nomeia um colaborador responsável que, ainda que tenha outros funcionários sob a sua supervisão, será o responsável pela realização da atividade.

Assim, essa parte da ferramenta serve para determinar quais são as pessoas e equipes que vão se comprometer e responder por cada etapa do projeto a ser desenvolvido.

3. Barras

As barras são mostradas de forma horizontal e cumprem a função de representar as atividades. O seu tamanho pode variar de acordo com o tempo exigido para que elas sejam concluídas.

Sem dúvidas, essa é a parte mais importante do gráfico de Gantt, uma vez que é a fonte para o monitoramento da execução do projeto.

4. Setas

As setas têm o objetivo de demarcar as relações de interdependência que existem entre as tarefas. Em suma, elas apontam quais atividades dependem da conclusão de outras e quais delas estão relacionadas entre si.

5. Objetivos e metas

A última parte, porém, não menos importante, trata dos objetivos e metas que são marcas do diagrama que funcionam como um tipo de demarcação vertical, chamada por alguns de linha de chegada e que avisa sobre o término de etapas importantes ou o fim do projeto.

É nessa fase que você pode visualizar o deadline (prazo) para continuar seguindo o plano de ação projetado inicialmente.

Além disso, também há uma parte denominada Caminho Crítico, que nada mais é do que um conjunto de tarefas ou uma única tarefa que controla a data previamente calculada para o começo ou finalização do projeto proposto para a equipe.

Quando uma única tarefa fica atrasada no caminho crítico, isso quer dizer que a conclusão do projeto também vai atrasar. A exibição das informações do projeto dessa forma é o chamado método do caminho crítico da gestão de projetos.

Sua finalidade principal é priorizar as tarefas que são pilares para a entrega e que necessitam de mais atenção do gestor e dos colaboradores responsáveis.

Criando um Diagrama de Gantt

Agora que você já sabe sua definição e a importância desse método, é hora de aprender a elaborá-lo.

Apesar de utilizado basicamente para a criação de tabelas, o Excel pode muito bem ser aproveitado para criar controles mais complexos, como o diagrama em questão. Embora você encontre ferramentas que cumpram essa função no mercado, nada impede que você comece a efetuar esse controle a partir de fórmulas básicas e acessíveis.

Acrescente os dados

Comece criando uma tabela com três colunas. Na primeira, você irá inserir todas as atividades que serão executadas, nomeando-a como “Atividades”. Já a segunda irá conter as datas de início de cada uma das atividades e poderá ser chamada de “Início”.

Por fim, temos a etapa de “Duração”, na qual você irá escrever o tempo que cada tarefa levará para ser elaborada. É importante lembrar que a duração de determinado projeto irá depender do tamanho do mesmo e das necessidades da equipe responsável.

Elabore o gráfico

Após inserir todos os dados, chegou a hora de criar o gráfico. Primeiramente, selecione todas as colunas, vá até o menu superior e clique em “Inserir> Gráficos”. Em seguida, selecione a opção “Barras” e escolha a opção “Barras empilhadas”. Fácil, não é?

Ajuste as configurações

Agora que o seu gráfico já está pronto, chegou o momento de ajustá-lo para que o seu time consiga entendê-lo. Por exemplo, você notará que o Excel cria legendas automáticas, portanto é recomendável que você a delete e insira uma nova.

Depois, clique duas vezes sobre a lista de atividades e marque a caixa de seleção “Categorias em ordem inversa” na opção “Formatar Eixo”, assim, as atividades serão listadas conforme a data de início.

Para que as datas fiquem na parte inferior do gráfico, dê dois cliques na linha de informações e selecione a opção “Rótulos> Posição de Rótulo” e clique em “Superior”. Para definir a sobreposição em 100%, clique com o botão direito do mouse à esquerda das barras e escolha a opção “Formatar série de dados”.

Por fim, para que o seu diagrama fique em sincronia com as soluções encontradas em ferramentas especializadas, vá em preenchimento e marque a opção “Sem preenchimento”, e seleciona a opção “Sem linha” em “Cor de borda”.

Edite as datas

A fim de que as informações sejam exibidas em um período de datas definido, configure as datas de início e fim do projeto. Clique com o botão direito do mouse no local das datas na parte inferior do gráfico e clique na opção “Formatar eixo”.

Em seguida, marque as opções “Mínimo”, Máximo” e unidade principal como “Fixo”. Insira as datas que serão mostradas nos gráficos nas opções “Máximo” e Mínimo”, sendo mínimo para a data de início e máximo para a data de término do projeto.

É importante que você converta essas datas a partir de uma forma simples. Em qualquer célula digite =DATA.VALOR(“__/__/__”) e insira a data que você quer converter, em seguida, aperte enter e o valor que você deverá utilizar aparecerá. Por fim, é só informar o intervalo dos dias a serem exibidos. Para isso, basta clicar em em “Número” e escolher o modelo que desejar.

Comece a utilizar já o seu Gráfico de gantt online!

Agora você já sabe o que é gráfico de Gantt, de onde veio, há quanto tempo existe e como criá-lo. Mais importante ainda: está a par de quais são as vantagens dessa ferramenta. Pesquise se o software de gestão da sua agência oferece o Diagrama de Gantt e aproveite para otimizar as tarefas da sua empresa! Caso não ofereça, venha bater um papo conosco, podemos ajudá-lo!

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