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set

O que é kanban: Entenda tudo desde o conceito até implementação

Kanban é uma metodologia pautada na utilização de cartões que indicam o progresso de um projeto e é utilizada para melhor visualização de processos.

 

Quando se trata de melhorar a eficiência da produção em empresas, uma série de metodologias e ferramentas nos vem à mente. Uma das mais conhecidas e utilizadas atualmente é o método kanban, palavra de origem japonesa que, em tradução literal, significa “cartão”ou “sinalização”.

Por se tratar de um método extremamente visual e intuitivo, diversas empresas recorrem ao recurso para agilizar a entrega de seus projetos. 

Você deve estar se perguntando: como posso aplicá-lo na minha agência? Falaremos disso mais adiante. E se você já o utiliza na rotina de trabalho, continue conosco para descobrir como torná-lo ainda mais proveitoso para você e para seu time!

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O que é kanban?

É uma metodologia pautada na utilização de cartões que indicam o progresso de um projeto. Voltando alguns anos na história, o método se enquadrava na necessidade que a empresa japonesa Toyota tinha em manter o seu sistema de produção em série funcionando corretamente e sobretudo, de forma ágil.

Se antes a execução das atividades era baseada na movimentação de estoque — sistema no qual cada pessoa executava uma determinada função, passando para o próximo setor em seguida — o modelo kanban surgiu para otimizar o trabalho e eliminar o acúmulo de mercadorias nos pátios das montadoras, uma vez que as demandas não acompanhavam o ritmo de produção.

Apesar de sua evolução, o modelo manteve seus três principais pilares: “para executar”, “em andamento” ou “finalizado”. Sabe o post it que você utiliza todos os dias? Ele é basicamente orientado por esses cartões coloridos.

Qual a história do método kanban?

Quando uma empresa tem muitos produtos armazenados no seu estoque, significa que está acumulando produtos que deveriam estar no mercado, porém, por alguma razão não estão.

Nesse mesmo sentido, se uma companhia tem produtos faltando, isso quer dizer que ela não está conseguindo suprir a demanda que os seus clientes necessitam, o que faz com que eles busquem o produto na concorrência.

Com o intuito de equilibrar a sua produção para evitar essas duas situações, a Toyota, fabricante de automóveis, desenvolveu o método kanban na década de 1960, sendo classificado como uma parte do Sistema Toyota de Produção. O seu objetivo era promover o controle do estoque de materiais para que os produtos não excedessem e nem faltassem, trazendo equilíbrio para o seu estoque e linha de produção.

Na atualidade, o kanban ultrapassou os limites da indústria e passou a ser utilizado em diferentes áreas, como em equipes de marketing, prestação de serviços e desenvolvimento de softwares, funcionando como uma ferramenta de gestão de tarefas.

Qual a relação entre kanban e scrum?

Muitas pessoas acabam confundindo o kanban com o scrum, ou pensam que esse último necessita obrigatoriamente do primeiro para funcionar, mas não é exatamente assim.

Primeiramente, vamos entender que o scrum é um método ágil voltado para a gestão de projetos. Ele é bastante utilizado por equipes que desenvolvem softwares, o que se deve ao fato de reunir um conjunto de boas práticas. O objetivo é facilitar o trabalho executado por equipes dessa natureza, como lista de requisitos que devem ser atendidos, reuniões periódicas, feedbacks constantes sobre o produto, etc.

É importante ressaltar que o scrum é totalmente prescritivo, ou seja, para obter sucesso em um projeto desenvolvido com esse método é necessário seguir à risca as suas recomendações. Isso acontece pois ele define desde os papéis a serem ocupados no decorrer do trabalho até a duração das reuniões a serem feitas.

Por sua vez, o kanban é um sistema que ajuda no trabalho da equipe, como uma linhagem de produção. Essa ferramenta não é prescritiva e não estipula regras para que o trabalho seja realizado adequadamente, apenas permite que o time do projeto faça as suas atividades com maior clareza e colaboração. Sendo assim, o kanban não pode ser utilizado como um substituto para o scrum, mas os dois podem ser combinados para resultados mais eficazes.

Use os dois em conjunto para mais efetividade

O uso do scrum requer a identificação de uma lista de funcionalidades que devem ser feitas para que o produto atinja o objetivo projetado, que é chamada de Product Backlog e é traduzida em Sprints: ciclos de tempo em que as pequenas partes do produto são planejadas, realizadas e entregue. É justamente nesse processo que o kanban pode ser adotado como um facilitador.

Sendo assim, o kanban pode incorporar todas as sprints e posteriormente traduzir como um trabalho a ser executado em cartões. Isso facilita a gestão das tarefas, otimiza e agiliza as entregas e traz mais autonomia para a equipe de desenvolvimento, visto que ela pode ‘’puxar’’ as suas próprias tarefas — pontos essenciais para o bom funcionamento do scrum. Sem falar que o kanban também proporciona outras vantagens para o Scrum Team, tais como:

  • facilita a visualização dos riscos existentes no projeto;
  • permite que o Product Owner e o Time de Desenvolvimento identifiquem eventuais gargalos que estejam atrasando as entregas;
  • indica a produtividade individual de cada integrante da equipe, pois cada cartão entregue pode ter um responsável encarregado. 

Como o sistema kanban funciona atualmente?

Kanban funcionando dentro do iClips

O principal objetivo da ferramenta era tornar claro o andamento de uma determinada atividade. Hoje a metodologia contribui para melhorar a comunicação entre os funcionários. Além disso, permite a visualização do que já foi feito e do que ainda será realizado.

Na prática, utiliza-se cartões de diferentes cores e tamanhos contendo todas as tarefas ou projetos, cada um dividido entre o que deve ser feito, o que está sendo feito e o que já foi concluído.

Com o avanço tecnológico, o kanban ganhou novas formas de utilização, seja através de softwares para o gerenciamento de tarefas, murais, ou ainda através de post-its. Embora o método seja genuinamente relacionado ao setor industrial (na linha de produção), não demorou muito para que ele se propagasse em empresas que tinham como prioridade a entrega de serviços dentro do prazo estimado, principalmente quando o foco é gestão de projetos.

Trazendo esse conceito para o universo das agências, contar com uma forma unificada de visualizar tudo isso atrai cada vez mais empreendedores e gestores de empresas criativas.

Hoje, o método pode ser facilmente empregado em projetos mais extensos, como o desenvolvimento de campanhas de marketing e o gerenciamento de redes sociais.

Qual a relação do método kanban com métodos ágeis?

Se você conhece e já trabalha algum tempo com o método ágil, sabe o quão eficaz esse recurso é para acelerar o trabalho, sobretudo quando se trata de desenvolvimento de softwares. Juntamente com o kanban, tal método é essencial para quem busca eficiência nos sprints e no monitoramento e controle das atividades.

E já que estamos falando de deadline, a junção dos dois recursos torna-se fundamental para a visualização de todas as etapas que precisam de conclusão para que o resultado final seja entregue. Isso não só facilita o trabalho em conjunto para resultados mais alinhados com as expectativas, como permite que a equipe realize suas demandas em qualquer lugar quando há a integração do Kanban em um sistema de gestão.

Quais são os tipos de kanban?

Os tipos dividem-se entre o de movimentação e o de produção, sendo o último mais adequado para o uso empresarial. A seguir, explicamos detalhadamente cada um deles:

De movimentação

É utilizado por departamentos envolvidos em uma determinada tarefa recebem uma notificação para iniciarem a produção ou aguardarem um alerta para realizá-la.

De produção

Já neste tipo, é fundamental que todos os colaboradores responsáveis visualizem a sequência do projeto, seja através de murais ou softwares especializados. Os murais são divididos da seguinte forma:

  •  to do: o que deve ser feito;
  • doing: tarefas em execução;
  • done: tarefas concluídas.

Todas as atividades em desenvolvimento são anexadas em cada uma dessas seções, que contam com uma descrição resumida da tarefa a ser executada, o horário de início e limite e o colaborador responsável.

Quais são as vantagens do kanban?

No decorrer do post, mencionamos alguns dos benefícios obtidos após a implementação da metodologia na rotina de trabalho. Acontece que o Kanban tem se mostrado uma alternativa tão eficaz, que separamos um espaço só para mostrar as principais vantagens desse recurso. Vamos a elas?

Aumenta a produtividade

Você mais do que ninguém sabe que a produtividade é um fator crucial quando o objetivo é unir agilidade e qualidade em um mesmo processo produtivo. Sendo assim, é essencial utilizar melhor o tempo para não deixar nenhuma dessas características de lado, certo?

Com o kanban, esqueça aquela ideia de funcionários ociosos, sem saber qual o próximo passo a seguir, ou até mesmo com uma grande sobrecarga de trabalho.

Diminui as distrações

Ter sempre em vista os cronogramas e prazos dos projetos, por meio de quadros em uma única plataforma, faz com que os profissionais se atentem no que deve de fato ser feito. Levando os deadlines apertados em consideração, é melhor ter as informações em um local de fácil visualização do que ter que procurar em planilhas e ferramentas confusas. O resultado? O tempo da equipe é otimizado e as distrações reduzidas.

Ajuda a enxergar tarefas prioritárias

Dar prioridade a algumas tarefas em detrimento de outras faz com que todo o time se mantenha focado no que realmente é importante em determinado momento. Isso acontece graças a visão do cronograma total do projeto por parte da equipe, que saberá exatamente quais são as tarefas a serem executadas a curto e a longo prazo.

Reduz atividades desnecessárias

À medida que você mapeia todas as atividades relacionadas a um projeto, fica fácil se concentrar naquilo que, de fato, é importante para a conclusão do todo. Além da considerável redução de tempo na agência, esse gerenciamento auxilia para que as entregas ocorram dentro do prazo.

Alerta para possíveis gargalos

Graças à metodologia kanban — cujo objetivo é mostrar as tarefas a serem executadas, as tarefas em andamento e as já concluídas — é possível enxergar se há atividades em excesso na etapa de “to do’’, ou seja, que ainda não foram iniciadas, já que todos os responsáveis têm acesso ao fluxo de atividades.

É importante perceber se há um acúmulo de tarefas e se elas estão acompanhando os prazos acordados com os clientes. Caso você note que as demandas estão acumulando, é hora de descobrir uma forma de otimizá-las e garantir que não haja atrasos.

Mas será que funciona mesmo?

Empresas que buscam a padronização do trabalho, melhorar a comunicação entre os colaboradores e evitar o desperdício. Quem não quer isso, não é mesmo?

O que você precisa saber, é que as ferramentas disponíveis hoje em dia tornam esse processo muito mais simples. Imagina alcançar todos esses objetivos na década de 60? Certamente foi muito mais complexo.

Hoje temos a tecnologia a nosso favor a fim de potencializar os benefícios desse sistema por meio de plataformas online. Hoje, se a gestão das informações é feita por e-mail, o risco de perder as informações é muito maior, já que a caixa de e-mail está sempre lotada. Imagina ficar um tempão procurando por informações importantes para a elaboração de um job urgente, por exemplo? 

Se você já ouviu falar do termo gestão à vista, sabe o quanto esse conceito é essencial para a produtividade. Ao ser implementado, ele viabiliza a visualização das tarefas para todos os funcionários envolvidos em um determinado projeto, permitindo que estes visualizem as etapas das atividades em andamento. O resultado é uma maior transparência abertura para que o time possa entender o que de fato acontece na organização. 

Fica claro que quando tudo isso é feito a partir de um único sistema, o qual todos os colaboradores podem visualizar e interagirem com o time, o tempo é otimizado e, consequentemente, há um aumento significativo na produtividade da equipe. 

Como o kanban pode auxiliar a gestão à vista?

Conforme vimos anteriormente, a gestão à vista é um modelo que deixa os principais itens de controle ao alcance da sua equipe e o kanban possibilita justamente isso. Entre os objetivos desse tipo de gerenciamento está inteirar o time sobre o desenrolar dos projetos. O uso do kanban é ótimo para obter isso visualmente.

Afinal, a metodologia funciona a partir do quadro kanban, que é formado por colunas. Ele pode ser desenhado em um quadro branco, em um papel ou uma parede.

Atualmente, o mais comum é o uso do formato digital, que é excelente para quando a equipe não se encontra fisicamente no mesmo local ou quando os participantes do projeto precisam acessar o quadro e não estão dentro da empresa.

Geralmente, o quadro Kanban mais simples conta com três colunas: “solicitado” “em progresso” e “concluído”, ou “a fazer”, “em andamento” e “feito”, que indicam os estágios das tarefas.

Se gerenciado corretamente, o quadro pode ser utilizado como um repositório de informações em tempo real, evidenciando os gargalos no sistema e qualquer empecilho que possa vir a prejudicar as práticas de trabalho.

Como implementar o kanban na sua agência?

Agora que você já sabe quais são as vantagens em utilizar a metodologia na rotina de trabalho, ficou fácil entender porque tantas empresas têm obtido sucesso em sua aplicação, não é? Mas atenção, antes de adotar essa ferramenta na sua agência, é fundamental entender quais são as suas reais necessidades.

Sendo assim, identifique os projetos em desenvolvimento e analise quais deles podem ser adaptados na metodologia, afinal de contas, nem todas as atividades se adequam ao modelo, podendo gerar uma sobrecarga ao invés de agilizar o processo.

Feito isso, basta analisar o projeto como um todo e listar as atividades correspondentes, sempre de olho no cronograma e nos prazos para conclusão.

Confira, a seguir, alguns passos para começar a utilizar esse recurso agora mesmo!

Prepare a equipe

A implementação de uma nova ferramenta é, sem dúvida, um fator de resistência em muitas equipes, sobretudo quando a ferramenta em questão contribui para analisar a produtividade ou improdutividade de uma empresa. 

Levando isso em consideração, o primeiro passo é mostrar os seus benefícios para todos que irão utilizá-la. Só assim a equipe conseguirá enxergar o recurso não como uma forma de vigilância, mas sim como um meio para conferir maior produtividade à rotina de trabalho.

Identifique etapas de trabalho

Lembra que mencionamos as palavras “To do”e “Done” para nos referirmos, respectivamente, a atividades que devem ser executadas e tarefas que já foram finalizadas? É justamente esses conceitos os responsáveis por definir os estágios seguidos para concluir um projeto.

Para tornar esse processo ainda mais funcional, recomenda-se a criação de tags para categorizar determinados tipos de atividade e otimizar os quadros. Na sua agência, por exemplo, você poderá criar quadros com tags denominadas “urgentes”, “reotimizações de campanhas”, entre outros.

Atribua, portanto, limites ao tempo de uma tarefa no estágio “To do”, sobretudo quando se trata de uma atividade com alto grau de urgência. 

Defina tarefas prioritárias

Após definir as regras e os quadros, é hora de estipular quais tarefas são de fato prioritárias. Isso ajuda a manter o foco e garantir que os clientes recebam seus serviços no prazo. Para isso, posicione o que é prioritário na parte superior do quadro, separando-o em categorias.

Priorizar o que é importante em um determinado momento pode evitar a insatisfação dos clientes, ajudar a atingir metas de forma mais eficaz, e melhorar a realocação da equipe com base em suas capacidades.

Por meio desse controle constante fica fácil identificar a necessidade de alterações nas ordens dos cartões. Assim, você elimina esforços desnecessários, melhora a qualidade das entregas e reduz custos. 

Mensure o processo constantemente

De nada adianta estabelecer processos se eles não são mensurados, não é? Afinal, é isso que garantirá uma melhora contínua e evitará a incidência de erros. Pensando nisso, um método de medição do que foi feito e do que ainda precisa ser executado é o Burndown Chart, gráfico utilizado por equipes que utilizam o Scrum para descrever o progresso diário de um projeto em desenvolvimento.

E se objetivo é evitar que erros ocorram durante a elaboração de uma tarefa, é nesta etapa que você irá encontrar gargalos antes que eles ocorram. Mas não é só isso, aproveite o momento para identificar pontos de melhoria e realizar mudanças no fluxo de trabalho se for preciso.

Quais são os melhores exemplos de utilização do método?

Devemos dizer que o kanban é um método bastante flexível e acessível, sendo possível utilizá-lo em diversas áreas de um negócio, ainda que não se tenha a produção de um produto em si em desenvolvimento. Veja em quais situações a ferramenta de controle pode ser usada.

Gerenciamento de redes sociais

Marcar presença no ambiente virtual tornou-se um requisito imprescindível para as organizações contemporâneas. Com o público consumidor cada vez mais participativo nas redes sociais, é necessário que os empreendimentos invistam em marketing de conteúdo e em estratégias eficientes de gerenciamento de redes sociais.

Como exigem acompanhamento constante, essas atividades podem ser administradas e coordenadas a partir da Gestão Visual. Assim, pode-se ter um monitoramento mais bem-sucedido dos seus canais de interação na internet.

Existe a possibilidade de dividir as reponsabilidades de cada tarefa, como responder comentários, realizar novos posts e checar eventuais contatos dos seus clientes, por exemplo.

A partir do uso de cores, o gestor de marketing pode controlar a situação e acompanhar o que já foi executado e o que ainda está em andamento.

Controle financeiro

Os benefícios do kanban podem ser estendidos para o seu setor financeiro. Deixar as suas contas em dia é fundamental para que a empresa cresça, logo é preciso dedicar-se a essa tarefa.

Utilizando um software digital ou quadro físico, distribua as tarefas, como verificar as contas a pagar, entrar em contato com clientes inadimplentes e confirmar pagamentos recebidos. Diante disso, você poderá acompanhar todas as atividades financeiras e garantir que se cumpram de forma correta.

Organização do fluxo de trabalho na agência

No dia a dia, o kanban ajuda na organização e na redução de desperdícios nas operações, fazendo com que os processos se tornem muito mais práticos e concisos.

As partes consideradas redundantes ou desnecessárias na realização de um projeto podem ser removidas, enquanto outros podem ser remodelados e simplificados. Em suma, o fluxo de trabalho é facilitado, sem prejudicar a qualidade do serviço prestado na agência. Isso resultando numa contínua melhora na sua produtividade.

Com um software de gestão para agências de comunicação é possível visualizar o andamento das atividades não só através do Kanban, mas também pelo gráfico de gantt, blocos, listas e calendário. Assim, você utiliza as funcionalidades disponíveis de acordo com suas necessidades.

No iClips, a função kanban permite a visualização a partir de colunas contendo as atividades não planejadas, atividades já planejadas ou em andamento, atividades aguardando aprovação e finalizadas.

O mais interessante, é que cada item possui informações bem detalhadas, tais como: nome do responsável, etapa da tarefa, informações referentes a atrasos, alterações, layout, entre outras. 

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