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Saiba como otimizar a responsabilização na agência com a matriz RACI!

Dificuldades para organizar o time na hora de executar um projeto ou campanha? Com a matriz RACI a delegação de tarefas pode ficar bem mais simples!

A matriz RACI é uma ferramenta usada para melhorar o processo de designar tarefas e responsabilidades às pessoas da empresa. No cotidiano empresarial, o tempo corrido pode dificultar a visualização, pelos colaboradores, de quem está incumbido de realizar determinada atividade relacionada a certo projeto ou campanha.

Para isso, o modelo RACI funciona como um mapa de responsabilidades, facilitando a rápida identificação dos compromissos e objetivos de cada um envolvido nos processos em análise. É uma ferramenta de uso simples, mas com resultados interessantes.

Neste post vamos falar mais sobre a matriz RACI, quais suas características, modos de uso e um exemplo para ilustrar o que falamos. Vamos?

O que é a matriz RACI, ou matriz de responsabilidades?

Um gráfico RACI é uma simples matriz usada para atribuir funções e responsabilidades para cada tarefa, meta ou decisão em algum projeto. Ao mapear claramente quais cargos estão envolvidos em cada tarefa do processo e em qual nível, você consegue eliminar confusões e responder à antiga e sempre presente questão: quem vai fazer o quê?

Em cada intersecção de atividades e funções, é possível imputar alguém Responsável (responsible), Aprovador (accountable), Consultado (consulted) ou Informado (informed) para cada atividade ou decisão. E essas quatro palavrinhas são o centro do funcionamento da matriz RACI.

Quando você ouve alguns destes comentários na organização, provavelmente é hora de começar a usar uma análise RACI:

  • “meu chefe sempre coloca de lado minhas decisões sempre que quer”
  • “o processo de aprovação para mesmo as coisas mais simples demoram tanto hoje”
  • “parece que todo mundo está fazendo a mesma planilha com os mesmos dados”
  • “as coisas estão sempre escapando por entre os dedos”
  • “eu tenho a responsabilidade, mas não a autoridade para terminar o trabalho”

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O que significa a sigla da matriz RACI?

Como dito acima, RACI é o acrônimo em inglês para Responsible, Accountable, Consulted e Informed. Ou seja, cada letra representa um nível de responsabilidade nas tarefas do projeto. Vamos definir melhor agora cada uma das letras que compõem a matriz de responsabilidades.

  • Responsible (Responsável): Este membro do time é que coloca a mão na massa e faz o trabalho para completar a tarefa. Cada tarefa precisa de pelo menos uma pessoa ou equipe Responsável, mas não tem problema colocar mais de uma.
  • Accountable (Aprovador): Esta pessoa delega o trabalho e é a última a revisar a tarefa ou entregável antes de estar totalmente completa. Em algumas situações, o Responsável pode também ser o Aprovador, só tenha certeza que exista apenas uma pessoa ou grupo aprovando uma tarefa ou atividade.
  • Consulted (Consultado): Todo entregável é melhorado por meio de revisões e consultas de mais de um membro do time. Esse grupo é geralmente composto de pessoas que fornecem opiniões baseadas tanto em como a tarefa irá impactar o futuro do projeto ou em suas expertises relacionadas ao entregável ou ao serviço sendo realizado.
  • Informed (Informado): Estes membros somente precisam ser colocados a par do progresso, e não integradas em todos os detalhes do projeto.

Quais os benefícios de usar a matriz RACI?

Fundamentalmente, a matriz RACI ajuda a estabelecer expectativas concisas sobre as funções envolvidas na empreitada e suas responsabilidades. Dessa forma, você não corre o risco de colocar várias pessoas trabalhando na mesma coisa ou se atrapalhando inconscientemente pelo fato das tarefas não terem sido claramente definidas de início.

A matriz de responsabilidades também encoraja os colaboradores a tomarem a responsabilidade da conclusão do trabalho para si – ou submeter a outra pessoa se for necessário.

Essencialmente, você remove qualquer julgamento pessoal ou política do processo e foca na habilidade do seu time em agir com responsabilidade dentro da estrutura traçada. Use em conjunto com o método kanban e com o gráfico de gantt para melhores resultados. Sendo assim, existem várias vantagens em usar a matriz RACI em sua empresa, como:

Comunicação simplificada

Ter uma tabela RACI na empresa pode ser útil para toda a vida do projeto ou campanha. Ao invés de envolver cada pessoa em cada decisão tomada, você pode simplicar o processo de comunicação, envolver as pessoas certas na hora certa e agilizar aprovações e resultados.

Evita o excesso de pessoas

Aposto que você sabe o inferno que é quando todo mundo dá opinião sobre o seu trabalho e você começa a querer incorporar esse mundo de pontos de vista na execução da tarefa, não sabe? Pois é, é aí que a matriz RACI pode ser útil.

A grande jogada em ter a distinção entre Consultado e Informado é que você pode separar aqueles envolvidos no feedback e aqueles que só precisam receber atualizações sobre o progresso das tarefas.

Evita o excesso de trabalho e gargalos

Nós sabemos como gerentes e gestores podem querer fazer muitas coisas ao mesmo tempo, tomando um monte de responsabilidades e atividades. O modelo RACI pode ser uma ótima ferramenta para ajudar a delegar e evitar sobrecarga de trabalho.

Ela também ajuda a mitigar ter apenas um ponto de verificação, onde todo conhecimento e responsabilidade por uma tarefa repousa em apenas uma pessoa, com isso evitando gargalos de comunicação e refações.

Oferece perspectivas claras

Você pode deixar as coisas muito mais eficientes usando uma matriz RACI. Quando você lança mão de uma matriz de responsabilidades no início do projeto ou campanha, pode ser bastante efetivo estabelecer perspectivas sobre quem estará gerenciando e quem será responsável pelo trabalho a ser realizado. Pessoas implicadas no projeto devem poder ver com clareza onde elas precisam estar envolvidas e em qual incumbência.

A matriz RACI pode ser interessante também para eliminar a confusão em saber quem é responsável pela aprovação de uma tarefa.

Quando usar uma matriz de responsabilidades?

Um gráfico RACI pode ser usado praticamente em quase tudo dentro da empresa. Mas é especialmente benéfico quando tarefas precisam de múltiplos recursos, ocorrer ao mesmo tempo que outras ou dependem da realização de outras etapas. Aqui vão algumas situações onde uma matriz RACI pode vir a calhar:

  • onde o processo de tomada de decisão ou de aprovação pode retardar o projeto;
  • onde há conflito sobre responsabilidade de tarefas ou sobre a tomada de decisão;
  • onde a carga de trabalho não parece estar distribuída de maneira justa;
  • onde você visualiza muito turnover no time e precisa fazer o onboarding de alguém rapidamente para um novo cargo.

Claro, nem todos os times e projetos são criados de maneira igual. Pode acontecer de você trabalhar em um time que se comunica bem e dá conta de todo o trabalho com maestria. Ou talvez seu projeto seja tão pequeno que seja perda de tempo passar por todo esse processo de criar um modelo de matriz RACI.

Como criar uma matriz RACI?

A seguir preparamos um passo-a-passo com todas as etapas necessárias para organizar as tarefas em uma matriz de responsabilidades na empresa, desde a concepção até a análise progressiva do trabalho. Ao mesmo tempo, vamos montando um modelo para melhor visualização do processo. Só podem trabalhar nesse projeto pessoas que tenham nomes que começem com a letra J. Está decidido. Vamos supor que é uma simples campanha de social media.

Primeiro passo: identifique as funções (ou nomes)

Pense sobre quem está envolvido. Primeiro, coloque na tabela os nomes na primeira linha, lá no topo. Isso ressalta a primeira coisa a decidir quando se está criando a matriz RACI: você vai listar funções ou pessoas específicas? Tradicionalmente, você deve definir os papéis no topo da tabela. No entanto, há casos em que usar nomes é melhor.

Razões para especificar por papel:

  • se uma única pessoa está encarregada de múltiplas funções;
  • evita uma atualização se houver mudança de pessoal;
  • evita ter uma mistura de nomes e grupos grandes, como “cliente” ou “departamento x”

Razões para especificar por nome:

  • é mais simples definir quem está envolvido no projeto
  • se muitas pessoas estão encarregadas da mesma função

Funções são usadas com mais frequência já que na maioria das vezes uma única pessoa está vinculada a múltiplas funções. Entretanto, se tem muitos colaboradores em um único papel, e as tarefas não se sobrepõe muito, pode ser melhor separar por nomes. No exemplo, vamos separar por nomes. João é produtor de conteúdo, José é designer, Joaquim é o chefe de departamento e Jussara e Juliana são as sócias da empresa.

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Segundo passo: identifique tarefas ou entregáveis

Revise o projeto e destrinche-o em tarefas claras e entregáveis. Coloque elas na coluna mais à esquerda da sua matriz RACI. Abaixo, criei quatro tarefas para nosso exemplo. Geralmente seus projetos terão mais do que isso, mas tente não complicar muito o meio de campo para não deixar a tabela muito complexa e difícil de compreender. Se você está seguindo uma lista clara de entregáveis, você pode até listar eles.

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Terceiro passo: atribua o RACI a cada função e tarefa

Passe por cada tarefa e pense sobre os diferentes papéis e em quê cada um deva ser responsável. Toda tarefa ou entregável deve ter pelo menos um Responsável e um Aprovador.

Certifique-se que há somente uma função ou nome atribuída ao Aprovador – isso é realmente importante! Pense com cuidado quem deve ser Consultado enquanto a tarefa está sendo encaminhada, e quem deve ser Informado quando o trabalho estiver completo.

Olhe no exemplo de matriz RACI abaixo. João é responsável por escrever conteúdos. Joaquim, como líder, é o Aprovador. No entanto, José ajuda João a redigir esses textos, ou seja, é Consultado pois está ativamente envolvido.

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Quarto passo: combine tudo com seu time

Não subestime essa parte! Alinhe tudo com seu time e tenha uma boa comunicação. Se você ainda não combinou funções com as pessoas, tenha uma curta conversa sobre como você montar sua matriz RACI, e tenha certeza que todos estão satisfeitos com os papéis e responsabilidades do projeto.

Quinto passo: alinhe tudo com as principais partes interessadas

Estabeleça uma chamada ou reunião para engajar todos os interessados no projeto ou campanha. Tente deixar tudo o mais simples possível para evitar feedbacks desajeitados e discussões sem sentido.

Pronto! Aqui está a matriz RACI! Agora eu posso deixar ela de lado e focar em tocar o projeto, certo? Não. Este é um dos grandes problemas com documentos como o RACI: depois de criados eles são esquecidos e confinados em algum arquivo no servidor para nunca serem abertos novamente. Então como fazer da matriz RACI um documento permanente e funcional?

Sexto passo: torne-o útil por toda a duração do projeto

  1. Quando você realizar uma tarefa ou entregar algo, volte ao RACI e alinhe quem é responsável pelo quê;
  2. Certifique-se de que o combinado no início do projeto, com relação às funções e responsabilidades sobre tarefas, ainda esteja correto;
  3. Um bom modo de fazer isso é dispor de uma versão online, por meio de alguma ferramenta.
  4. No post-mortem, já no final do projeto, use a tabela RACI para verificar como as responsabilidades e papéis funcionaram. Você precisou de todas as pessoas envolvidas? As pessoas responderam por suas tarefas ou mais funcionários tiveram que entram na jogada? As pessoas foram consultadas e informadas no momento certo?

Quais as regras da matriz RACI?

Uma vez que sua matriz esteja completa, revise-a para se assegurar que ela segue as seguintes regrinhas:

  • toda tarefa tem pelo menos um Responsável;
  • há um, e somente um, Aprovador atribuído a cada tarefa para permitir uma tomada de decisão mais clara;
  • nenhum colaborador está sobrecarregado de ser Responsável por várias tarefas;
  • cada membro tem uma função em cada tarefa. Não é incomum para algumas pessoas serem Informadas na maioria delas;
  • se você tem muitos papéis C e I na sua matriz, certifique-se de ter uma forma fácil e rápida de mantê-los informados.

Algumas dicas rápidas para otimizar sua matriz RACI

No melhor cenário, você vai sentar com seu time e passar por todas as atribuições de responsabilidades em cada tarefa. Mas sejamos realistas: isso nem sempre é possível.

Tenha certeza que todo mundo representado na sua matriz RACI entendeu e concordou com os papéis e responsabilidades que você colocou. Mais importante, faça uma checagem para verificar que a sua matriz elimine qualquer confusão futura.

Essas dicas irão te ajudar a tirar o máximo da sua matriz de responsabilidades:

  • foque em tarefas, metas e decisões na matriz. Evite deveres genéricos e administrativos como “reunião de time” ou “relatório de situação”;
  • alinhe as tarefas em seu RACI com os planos e objetivos do projeto ou campanha, para que não haja confusão sobre detalhes e deadlines;
  • tenha as definições da matriz por perto, pois elas podem ser difíceis de lembrar às vezes;

Como vimos, a matriz RACI é uma ferramenta útil para a gestão de projetos na empresa e pode ser utilizada para organizar melhor a resolução de qualquer problema. Com isso, é importante manter-se focado no motivo original da matriz e ter certeza que os objetivos foram alcançados.

A matriz RACI ajuda sua empresa a organizar níveis de responsabilidade para que o trabalho seja feito com mais assertividade. Mas, na hora da mão na massa, como será a produtividade dos Responsáveis? Para que as tarefas sejam entregues na data e com qualidade, um time produtivo é essencial. Então, já que está aqui, que tal baixar nosso kit de produtividade e alavancar os resultados de seus projetos?

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