26
mar

O que é Onboarding e como aplicar na sua agência?

Onboarding? Sabia que dá para aplicar esse conceito na sua agência? Descubra como neste post!

Onboarding: saiba como esse conceito pode ser valioso para sua agência!Veja como o Onboarding pode reduzir a rotatividade na agência.

Para muitos, iniciar em um novo trabalho é motivo de muita ansiedade. Como devo me portar? Quem são as pessoas as quais irei trabalhar junto? Será que vou dar conta de realizar meu trabalho com eficiência? Quem nunca passou por isso, não é mesmo?

E se essa ansiedade inicial é motivo de insegurança para muitos, para outros é a razão de permanecer focado no que realmente importa: construir uma carreira de sucesso e se consolidar como profissional. Nos dois casos, as empresas contratantes devem estar dispostas a fazer com que o novo colaborador se sinta em casa.

Claro que isso vai depender do quão empenhada a organização está em estabelecer processos e guiar o profissional em sua nova rotina de trabalho, pelo menos no começo. É aí que um conceito muito popular ganha importância.

Trata-se do Onboarding, recurso fundamental para promover a integração de novos funcionários de forma eficaz. Se você tem dúvidas sobre o conceito mas quer muito implementá-lo na sua agência, recomendamos que leia o post até o final e anote todas as nossas dicas. Acompanhe! 

O que é Onboarding e qual sua importância para agências de comunicação?

O Onboarding nada mais é que o processo de integração de uma pessoa a uma realidade totalmente nova. Para se ter uma ideia, esse mecanismo é tão adaptável que ele pode ser aproveitado tanto para integrar um novo colaborador à uma empresa, quanto para orientar um cliente na implementação de um determinado serviço ou produto.

Aqui na iClips, por exemplo, utilizamos esse mecanismo para os dois propósitos. Sim! É por meio do Onboarding que os novos integrantes do time passam a conhecer todos os propósitos da empresa, bem como suas novas atribuições. Também é através dele que nossos time de Sucesso do Cliente faz uma verdadeira imersão dos novos clientes à ferramenta.

Mas por hoje, focaremos no primeiro caso. Afinal, o que é mais importante que acolher um novo colaborador? O Onboarding é responsável por apresentar o colaborador à uma série de fatores essenciais para que ele entenda o que há por trás da organização, tais como: valores, missão, visão, cultura da empresa e tudo o que for imprescindível para que o funcionário entre com tudo em sua nova empreitada profissional.

O que você precisa entender, em um primeiro momento, é que esse conceito se adapta aos diferentes processos de uma empresa. Fica até difícil estabelecer uma definição engessada para o que o Onboarding representa, já que ele é bem amplo e pode ser utilizado para diversas necessidades.

Além de influenciar na redução da rotatividade em uma empresa, o mecanismo é uma boa alternativa para quem deseja reduzir custos, evitar possíveis barreiras na rotina de trabalho do profissional, gerando resultados positivos para o negócio.

Saiba mais sobre a gestão de pessoas em agências de comunicação

Quais os principais benefícios do Onboarding?

Se você ficou curioso para saber quais os benefícios ele pode gerar para sua agência, reunimos os principais a seguir!

Aumentar a motivação dos colaboradores

Se sentir ansioso ou inseguro diante de um novo emprego é perfeitamente comum, afinal, estamos falando de uma série de novas responsabilidades e projetos desafiadores. Nesse caso, a responsabilidade de tornar esse momento o mais flexível e natural possível é da empresa.

Conhecendo os seus valores, sua cultura, e outras características do negócio, os novatos irão desempenhar suas atividades com segurança, se sentirão parte da equipe e contribuirão para o alcance de objetivos da organização. O resultado? Colaboradores muito mais motivados e dispostos a enfrentarem os desafios que vêm pela frente.

Proporcionar uma maior integração dos recém contratados

E por falar em enfrentar desafios, não é muito mais motivador quando estamos integrados com o restante do time? Do contrário, os recém-contratados podem se sentir desconfortáveis ou enfrentarem certa dificuldade de expor suas opiniões e ideias.

Uma boa maneira de evitar que isso ocorra é promovendo a integração dos novatos do mês com o resto da equipe, proporcionando encontros para garantir que essa aproximação aconteça da forma mais natural possível.

Ajudar na retenção de talentos

Você tem dificuldade para reter talentos na sua agência? Então fique ligado nesta dica. Imagine um colaborador em seu primeiro dia de trabalho. Suponhamos que ele é orientado a se estabelecer em seu posto de trabalho, sendo apresentado somente aos colegas de trabalho do seu setor.

Ele passa o resto do dia sem saber muito bem o que fazer, como agir e quais regras seguir. Considerando esse cenário, é fácil imaginar o que acontecerá, certo? Pode até ser que o funcionário permaneça na empresa por algum tempo, mas certamente ele estará buscando por vagas que estejam mais alinhadas com o seu perfil.

Para evitar que isso ocorra na sua agência, o Onboarding é a solução mais adequada, já que ele é responsável por apresentar o funcionamento da empresa como um todo, possibilitando que o novo colaborador tenha clareza sobre o ambiente e se sinta mais integrado.

Reduzir a rotatividade

Você conhece o termo rotatividade, também conhecido como turnover? Para muitas agências, essa palavrinha tem sido uma verdadeira vilã da retenção de talentos. Trata-se do fluxo do desligamento de funcionários e da entrada de novos para substituí-los.

Na prática, ele resulta em uma grande perda de produtividade, uma vez que, para que o novo integrante da equipe produza com a mesma agilidade que o anterior pode levar tempo. Altos índices de rotatividade também impactam no lucro da organização, considerando os custos envolvidos no treinamento e capacitação do novo profissional.

Mas como o Onboarding pode ajudar minha agência a diminuir esse fator? Bem, ao passo que a agência possui processos bem definidos, as metas, a cultura organizacional e outros fatores importantes ficam visíveis para que esse novo colaborador fique a par do que a empresa espera de sua performance.


Como adotar essa prática na agência?

Implementar o Onboarding pode ser um desafio quando os passos não estão bem definidos. Por isso, listamos o caminho ideal para que você adote essa prática agora mesmo. Confira!

Defina os objetivos

A contratação de um novo colaborador precisa ser vista menos como uma forma de tapar buracos e mais como um mecanismo de agregamento para a organização, não acha? Nesse sentido, é recomendado ter objetivos bem claros sobre o impacto que a agência deseja gerar no outro. Claro que esse fator dependerá muito do perfil do seu negócio, mas no geral abrange os seguintes objetivos:

  • Gerar engajamento;

  • Foco na capacitação para desempenhar determinada função;

  • Foco na retenção de talentos;

  • Entre outros.

Deixe tudo claro já no primeiro dia

É óbvio que não dá para explicar toda a cultura organizacional de uma empresa em apenas um dia. Em contrapartida, é possível tornar a entrada de um novo colaborador na agência mais leve e, ao mesmo tempo, cercá-lo de informações indispensáveis para que ele entenda o funcionamento de tudo.

Não pense, porém, que isso significa jogar o máximo de informações possíveis no novo funcionário, pois é bem provável que ele nem se lembre de tudo depois. Aqui, recomendados que você apresente-o a informações básicas para que ele se sinta confortável na agência. Por exemplo, procure levá-lo a todos os ambientes da empresa, deixando claro os horários de almoço e café, por exemplo.

Leve em consideração os 4 Cs

Se o seu objetivo é tornar o processo de integração mais objetivo e claro a todos, aqui vai uma dica essencial: Os 4Cs. Se você ainda não é muito familiarizado com esse conceito, explicamos para você. Na verdade, ele é composto por quatro elementos: conformidade, clarificação, cultura e conexão.

Cada um desses fatores funciona como um guia para deixar esse processo ainda mais funcional. Enquanto a conformidade diz respeito a políticas básicas da empresa, tais como regras, determinação de processos e outras políticas da empresa, a clarificação representa o entendimento do funcionário em relação a suas funções.

Já a cultura, nada mais é que a apresentação da cultura e dos valores da empresa aos colaboradores. Por fim, temos a conexão, que fica por conta de integrar o novo colaborador ao restante do time.

Monte um cronograma e documentar tudo

De nada adianta seguir todas essas etapas se não há a documentação de cada uma delas. Nesse caso, é recomendado que você estabeleça, em um documento, todas as atividades que farão parte do período de Onboarding.

No primeiro dia, por exemplo, o colaborador poderá conhecer as ferramentas indispensáveis para que ele coloque o seu trabalho em prática. No seguinte, ele poderá ser apresentado às metas de seu setor, e assim por diante.

Defina métricas e acompanhe o processo de execução

Enfim chegamos a uma das etapas mais importantes: a definição de métricas para cada setor. Trabalhar sem métricas é o mesmo que entrar num carro sem saber para onde ir, gerando perda de tempo e de energia em uma tarefa que não possui direcionamento nenhum.

Nesse caso, é importante que os gestores de cada departamento alinhem com seus colaboradores quais metas farão parte de seu escopo, dando todo o suporte para que o seu alcance aconteça de forma clara, sem espaço para dúvidas.

Bem, ficou claro o quão importante o Onboarding pode ser para sua agência certo? E se você deseja ir mais a fundo no assunto, recomendamos a leitura do post sobre treinamento e capacitação de pessoas. Aproveite!