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dez

Confira tudo sobre pipeline de vendas e como montar um para a agência

O acompanhamento de um Pipeline de Vendas é fator crucial para o sucesso na prospecção de clientes. Mas, peraí!, o que é pipeline?

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Para o profissional que trabalha diariamente fazendo negociações, o pipeline de vendas é um termo constantemente utilizado na sua rotina de trabalho. Mas, tão importante quanto entender o seu significado, é fazer análises constantes de todo o processo de negociações para que o time comercial seja ainda mais eficiente.

Sabendo disso, criamos um post completo para tirar todas as dúvidas em relação ao tema: desde o seu significado até dicas fundamentais para garantir bons resultados. Confira a seguir!

O que é pipeline de vendas?

Pipeline de vendas é o processo pelo qual um cliente passa antes de alcançar o estágio de decisão de compra, mostrando cada uma das etapas de negociação. Em tradução livre, o termo significa “cano” ou “oleoduto”, ilustrando um funil de vendas.

Para elaborar o funil de uma empresa que já atua no mercado, é imprescindível que o gestor entenda seu ciclo de vendas.

um esquema mostrando o pipeline de vendas
As fases do pipeline de vendas (Fonte: Markeninja)

Mas, se a empresa for nova e não tiver histórico do departamento comercial, é importante estipular possíveis etapas que possam conduzir o processo de vendas. Para elaborar essas etapas, pense em quais são os estágios que o seu cliente percorre, ou deveria percorrer, para enfim efetuar a aquisição do produto e/ou serviço.

Além disso, é muito importante pesquisar o que motiva e incentiva seus prospects a se tornaram clientes e incluir essas motivações e incentivos ao procedimento de vendas. Por exemplo, se os prospect’s que acessam a página “X” do seu site geralmente adquirem seus serviços e produtos, esse acesso deve ser transformado em uma etapa do processo de vendas no seu fluxo e em determinado momento do seu ciclo deve ser enviado um convite para o acesso à página “X”.

É percebido que o ciclo de vendas de um cliente está se alargando com a quantidade de informação e com as ferramentes de pesquisas de produtos e serviços disponíveis no ambiente digital. Ou seja, é preciso fazer mais do que entrar em contato. É preciso estudar o cliente e seus processos de compra, entender suas necessidades e como ele busca por soluções para estas e com essas informações elaborar uma estratégia eficaz para impulsionar suas vendas.

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Qual a importância do pipeline de vendas?

Identificar todas as fases de uma negociação é fundamental para entender, de forma clara, qual a taxa de conversão de cada uma dessas etapas. Dessa forma, fica fácil analisar os pontos fortes e fracos e pensar em ações que tornem essa tarefa mais produtiva. A partir do pipeline, também é possível mapear o processo de vendas e determinar indicadores para potencializar a conversão.

Pode parecer simples, mas a verdade é que quando as mudanças certas são feitas no momento certo, você evita a perda de clientes e aumenta as chances de transformar leads em novos negócios para a agência.

Isso porque, as estratégias serão planejadas com base em objetivos bem claros, detalhe essencial para aumentar as vendas sem a necessidade de fazer grandes investimentos. Mas para que isso ocorra, é fundamental conhecer de perto o seu público-alvo, entendendo seus desejos, sonhos, necessidades e objetivos.

Quais os indicadores de um pipeline de vendas?

Agora que você já sabe o que é um pipeline de vendas e qual sua importância, que tal conhecer cada um de seus indicadores? 

1. Número de negociações abertas

Que agência não quer ter um monte de negociações, não é? Mas não se engane, o recomendado é ter um volume ideal de negociações em andamento, sempre proporcional ao ticket médio e ao ciclo de venda esperado. Isso é de extrema importância para manter uma reserva caso seja necessário suprir a etapa anterior.

2. Ticket médio das negociações trabalhadas

Além do número de negociações, é crucial considerar outro ponto: o ticket médio das atuais negociações. Afinal, não só de metas de vendas vive um sales rep, mas também de novas receitas recorrentes. Esse controle é imprescindível não só para trazer o lucro esperado, mas para se certificar que os vendedores “se paguem”.

3. Nível de eficiência dos vendedores

A eficiência de um vendedor é medida pelo volume de negociações finalizadas em um determinado período. Em outras palavras, uma alta taxa de negociações significa maiores chances de aumentar as vendas. Além disso, é essencial entender como anda sua produtividade durante cada etapa do processo de vendas.

Afinal, existem gargalos em cada uma dessas fases? Como solucioná-los? Com essas questões em mente, fica fácil traçar um plano para aumentar a eficiência no setor comercial e, consequentemente, potencializar as vendas.

4. Tempo médio do ciclo de vendas

Depois de medir a eficiência do time de vendas, chegou a hora de analisar o tempo médio gasto no fechamento de um negócio. Nesse caso, produto, serviço, persona ou modelo de vendas poderão definir a duração do ciclo, mas o ideal é que ele seja o menor possível.

Assim como medimos o nível de eficiência dentro de cada etapa do processo de negociação, aqui o tempo de vida do ciclo de vendas também é mensurado em cada estágio. Na verdade, é o ticket médio do prospect que irá definir o tempo de duração das negociações, já que normalmente um alto ticket médio é sinônimo de um maior ciclo de vendas.

Como montar um pipeline na sua agência?

Bem, depois de conhecer todos os indicadores que compõem um pipeline de vendas é hora de colocar a mão na massa. Ou seja, partir para a fase de montar o seu funil de vendas a partir de todas as informações que você absorveu até aqui. Preparado?

1. Defina a jornada do cliente

Por mais que cada lead possua suas particularidades na hora de efetuar uma compra, existe um esquema bastante conhecido quando se trata de definir a jornada do cliente e estabelecer as melhores práticas para o time comercial:

  • Descoberta e aprendizado
  • Reconhecimento do problema
  • Consideração das soluções
  • Avaliação
  • Decisão de compra
ilustração sobre a jornada do cliente
Fonte: Sellbrite

Embora esse esquema funcione a diferentes tipos de negócio, ele pode ser adaptado para o seu processo de vendas, considerando as características e objetivos específicos da sua agência. Contudo, antes de colocá-lo em prática, certifique-se de que o ciclo de vendas e a jornada do cliente estejam alinhados e falem a mesma língua.

2. Compare com todas as etapas de negociações

A quantidade das etapas de vendas depende de inúmeros fatores, entre eles estão a complexidade do processo de vendas e do tipo de negócio. Normalmente, o indicado é se basear nas etapas de vendas tradicionais, que envolvem a prospecção, abordagem, descoberta de necessidades, proposta, negociação, fechamento e pós-venda.

Novamente, a ideia é adaptar tal esquema às necessidades do negócio. Embora a prospecção seja o primeiro item da lista, muitas empresas colocam outro fator à frente deste: a pré-venda. Isso é crucial para evitar que leads desqualificados ocupem muito espaço no pipeline e, sobretudo, evita que o time comercial perca tempo com quem não pretende fechar uma compra.

3. Divida tudo em tarefas

Uma negociação envolve uma série de elementos essenciais para que uma nova venda seja gerada. Nesse caso, a organização é a palavra-chave para que nenhum profissional se perca durante suas conversas com os futuros clientes e seja mais produtivo em suas ações diárias. Uma boa dica é dividir todo esse processo em pequenas tarefas. Mas como fazer isso considerando que cada negociação possui suas particularidades?

Por mais que isso ocorra, existem etapas que se repetem em qualquer processo de negociação. Um exemplo é o primeiro e-mail de contato enviado para o prospect. Já temos uma tarefa para colocar na lista! Feito o primeiro contato é hora de telefonar para o lead em questão, principalmente se a resposta ao e-mail anterior foi positiva. Em seguida, há a qualificação do lead, etapa na qual o profissional define se o lead continuará ou não no funil de vendas.

Dependendo do resultado, é hora de marcar uma reunião para apresentar o produto ou serviço, podendo ser presencial ou por meio de plataformas online. Caso o prospect veja valor na conversa, a última tarefa é criar e enviar a proposta comercial.

Esse é só um exemplo de como o processo de vendas costuma funcionar na maioria das empresas, mas tenha em mente que isso pode variar. Construa a sua própria trilha de tarefas e não deixar de lado nenhum ponto importante para o andamento das negociações é o grande segredo para que toda a equipe esteja alinhada.

4. Saiba o momento certo de enviar uma proposta comercial

Suponhamos que um vendedor conduza uma reunião de forma produtiva e esteja certo de que o prospect fechará negócio. Nesse caso, ele tem todos os motivos para enviar uma proposta comercial para o lead em questão certo? Bom, nem tanto. Em muitos casos, o vendedor envia a proposta e recebe a seguinte mensagem: “Mas eu não pedi nenhuma proposta!”

E sabe por que isso acontece? Entre outros fatores, a falta de alinhamento é um dos principais motivos. Nesse caso, uma dica valiosa é enviar um e-mail após a reunião confirmando a entrega da proposta, marcando de antemão uma data para o envio. Feito isso, é hora de estabelecer critérios para o agendamento de reuniões. Por exemplo, uma reunião só poderá ser marcada se o cliente responder ao email referente à proposta. Caso ele não o faça, o profissional responsável pode enviar e-mails até que o tempo de espera se esgote.

5. Saiba a quantidade de leads que deve ser levada para a próxima etapa

Chegamos no último estágio de definição do pipeline. Depois de todo esse trabalho, esse é o momento de definir o número de leads que irão para a próxima etapa. É claro que tais percentagens levam um tempo para serem definidas, pois geralmente dependem da evolução do processo de vendas como um todo. O importante é que a cada etapa, esse número seja maior do que o da anterior, sempre considerando a forma que a prospecção e a qualificação dos leads foram feitas.

Quais as vantagens do Pipeline de vendas?

Desenvolver um pipeline de vendas eficiente significa contar com uma ferramenta poderosíssima para definir e acompanhar os processos de vendas. Isso significa que todas as etapas e profissionais envolvidos nas vendas são beneficiados pelo pipeline, já que ele serve tanto como um guia para orientar os profissionais lidando com os clientes quanto como uma forma de acompanhar seu desenvolvimento.

Para entendermos melhor de que forma os benefícios práticos do pipeline são alcançados, vamos listar as principais vantagens trazidas a partir da implantação do recurso. É importante ressaltar que as vantagens conseguidas pelo pipeline de vendas estão diretamente ligadas à qualidade do modelo desenvolvido e sua coerência com os processos de vendas da empresa.

Entenda quantas oportunidades de negócio estão em andamento

Uma das maiores vantagens contempladas pela instauração de um pipeline de vendas bem realizado é a capacidade de saber exatamente quantas oportunidades estão sendo encaminhadas e em qual fase cada processo se encontra.

A partir dessa informação, a análise sobre a situação do setor de vendas de uma empresa é aprimorada e isso permite que decisões sejam tomadas em cima de dados concretos sobre a quantidade de clientes em cada fase do funil. Acompanhar com atenção esses dados pode ser determinante para definir as estratégias de prospecção e conversão de leads.

Saiba qual o real valor dessas oportunidades

Da mesma forma que é possível ter precisão na informação da quantidade de vendas em andamento, ao usar o pipeline de vendas também se pode constatar a qualidade dos leads. Assim, fica fácil reconhecer falhas e erros nos métodos da empresa de prospecção e dos estágios iniciais do funil.

Logo, o gestor consegue identificar rapidamente abordagens que não são frutíferas para conseguir leads e alterar o mecanismo utilizado para gerar leads superiores e potenciais clientes mais propensos ao fechamento. É preciso entender que, com o advento do pipeline de vendas em uma empresa se estende um leque de possibilidades de diagnóstico e aprimoramentos nas conclusões de negócios.

Consiga avaliar o tempo médio para o fechamento de vendas

É fundamental ressaltar que, com o uso do pipeline para determinar as fases e suas características aliado às métricas e indicadores de desempenho citados acima, há muitas coisas que podem ser descobertas e analisadas em relação aos processos de vendas.

O tempo médio de cada etapa é uma das maiores fontes de insights possíveis para a área que sustenta o lucro da empresa. Por meio desse indicador e considerando o tempo médio em relação aos procedimentos de cada etapa é que se encontra os temíveis e famosos gargalos.

Um gargalo é como se denomina alguma instância no processo que encontra impedimentos e, portanto, representa retardo na fluidez do processo e produtividade do funil como um todo. Dependendo do tamanho do gargalo formado e em qual etapa ele se desenvolve ele pode representar um sério risco para a produtividade e até para o desempenho de uma empresa.

Por isso, a identificação de gargalos a partir do tempo médio de cada fase e de outros indicadores de desempenho são cruciais para que se consiga manter o fluxo constante dentro do funil ao avançar em cada etapa.

Padronize e otimize processos de vendas

O benefício mais imediato e transparente do pipeline de vendas é a concretização de um padrão para todos os vendedores. Seja por meio de um playbook de vendas ou de outra ferramenta, toda empresa a partir de certo tamanho deve contar com uma maneira de instruir e treinar seus vendedores para que eles sigam a abordagem de vendas da empresa e representem bem a marca da agência.

De outra forma, como acontece em algumas pequenas empresas e empreendimentos mal geridos, o que se vê é uma série de vendedores trabalhando da sua própria forma e utilizando seus próprios métodos. Trata-se de uma situação perigosa mesmo quando as vendas não estão apresentando queda ou piora.

O que acontece nesse caso é que a falta de controle torna-se um inimigo do gestor e eventualmente de toda empresa. Uma vez que cada vendedor toma sua autonomia na atividade a um extremo, toda forma de mensuração e gestão de vendas começa a perder relevância, já que não há dados concretos e padronizados para comparar e analisar. É impossível saber o que está dando certo e errado em cada etapa se cada vendedor está agindo como bem entender e no ritmo que julga melhor.

Logo, o pipeline de vendas tem o papel crucial de detalhar e orientar a pessoa que vende para que ela ainda possa contar com sua autonomia de vendas, mas dentro do escopo permitido pela agência, de acordo com seus valores e técnicas.

É importante ressaltar que existem sistemas de gestão que oferecem diversos recursos que facilitam essa otimização. Os softwares mais completos oferecem a capacidade de padronizar automaticamente as etapas e garantir que todos trabalhem com o mesmo processo, seja na prospecção, desenvolvimento ou fechamento.

Desenvolva treinamentos e vendedores mais eficientes

O resultado da padronização do processo de venda por meio do pipeline, da integração aos indicadores e da análise periódica da produtividade é assegurar que o treinamento e as estratégias de vendas estejam atualizadas e sempre em aprimoramento.

A principal vantagem de implantar um pipeline de vendas e de conseguir maior controle sobre as vendas na agência é justamente a capacidade de manter em constante progresso nos números e resultados de todo o setor. Parece óbvio constatar que a vantagem de ferramentas referentes às vendas seja alavancar seus resultados e conclusões, mas como você já deve saber, converter as intervenções gerenciais em números práticos costuma ser mais difícil do que possa parecer em um artigo.

Esses obstáculos costumam ocorrer porque existem muitos fatores que devem ser levados em consideração para alcançar um aumento real na produtividade e vendas de uma empresa. Por isso é tão importante a implantação de modelos como o pipeline de vendas, já que padronizar e organizar o processo de vendas o torna mais gerenciável.

Agora que você já sabe o que é um pipeline de vendas, como elaborar um para sua agência e quais suas vantagens na prática, é importante compreender os principais pontos sobre gestão estratégica em agências de publicidade. Isso porque uma agência não sobrevive apenas vendendo jobs, é preciso movimentar essa receita de forma eficiente para manter a empresa criativa saudável.

Pensando nisso, criamos um material com todos os conceitos de gestão financeira focado em agências de comunicação e demais informações que todo publicitário deveria saber. Aproveite!