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O que é planejamento estratégico e como colocar em prática na agência?

Confira dicas valiosas para não errar na hora de fazer o planejamento estratégico da sua agência.

o que é planejamento estratégico e como aplicar na agência

Na atualidade, muito se fala em metas, indicadores e uma série de outros fatores que necessitam de monitoramento contínuo para que o negócio evolua e prospere. Mas acredite, por trás de tudo isso, existe um detalhe que faz toda a diferença quando o assunto é previsibilidade e segurança em uma agência: o planejamento estratégico.

Se você executa ações incríveis para os seus clientes, por que não fazer o mesmo para sua agência? Assim, você evita transtornos lá na frente e faz com que todo o time compartilhe do mesmo propósito que você. Neste post, separamos algumas dicas valiosas para um planejamento estratégico eficaz. Confira!

O que é um planejamento estratégico?

Planejamento estratégico nada mais é que a determinação de indicadores e metas fundamentais para o alcance de objetivos em um determinado período. Esse processo também envolve a definição dos recursos e um orçamento para colocar tais ações em prática.

Suponhamos que o objetivo da sua agência para o próximo ano seja um aumento no número de clientes. É a partir dessa informação que você irá definir quais ações e estratégias farão parte do planejamento, entendendo quais os principais gargalos da agência, quais são os seus pontos fortes e quais serviços podem ser incorporados ao seu portfólio a fim de que as melhores soluções sejam oferecidas aos clientes.

Claro que esse é apenas um exemplo, pode ser que sua agência tenha outras prioridades. O que importa é que isso fique bem claro para todo o time, de modo que a equipe esteja alinhada em prol dos mesmos objetivos.

Quais os benefícios de um planejamento estratégico?

De nada adianta focar em levar as melhores campanhas para os seus clientes se sua agência não se preocupa com seus próprios resultados. Isso pode ser extremamente perigoso para o futuro do negócio.

Mas voltando ao que importa, é fundamental pensar que o cenário da publicidade e do marketing muda o tempo todo, o que por si só já é um bom motivo para que você não fique para trás, readequando o que for preciso para estar à frente dos concorrentes e crescer de forma saudável.

Em um mercado tão competitivo, um bom planejamento é capaz de diferenciar sua agência das outras, garantindo maior vantagem competitiva e uma conexão de seus stakeholders ao propósito da empresa.

Qual a importância do planejamento estratégico para a agência?

A importância do planejamento estratégico se dá pelo fato servir como um guia que orienta todas as ações que serão realizadas na empresa em um determinado período de tempo. Basicamente, ele auxilia a administrar fatores importantes, como tempo, recurso e energia aplicados na estratégia.

Sem falar que, a ferramenta contribui para a identificação de problemas e projeção de melhorias. Embora o futuro possa mudar a qualquer momento, com esse procedimento, pode-se assegurar que os esforços despendidos no alcance dos objetivos estratégicos realmente valham a pena e tragam recompensas.

Quais são os tipos de planejamento estratégico?

Como vimos até aqui, o planejamento estratégico pode ser feito para uma empresa de modo geral ou apenas para um negócio específico. Em se tratando do nível estratégico, planejar compreende tomar as decisões abaixo:

  • estabelecer os objetivos da organização;
  • criar uma estratégia para conquistar esses objetivos;
  • implementar essa estratégia.

No entanto, dentro do planejamento estratégico há classificações para cada finalidade. Acompanhe quais são elas.

Planejamento organizacional

Esse modelo identifica os objetivos imediatos ou a longo prazo da empresa. Também fazem parte desse nível estratégico os planos tático e operacional.

Nesse cenário, o planejamento estratégico de negócio é mais recorrente, sendo focado em negócios específicos, cuja finalidade é conquistar vantagem competitiva em um mercado ou setor específico.

A aplicação desse modelo de planejamento estratégico pode ser feita para os planos gerais da corporação. Funciona como um guia para os demais planos e está relacionado à missão da companhia. Os seus resultados contribuem para a manutenção de metas que ajudam a ficar no topo do seu nicho de atuação.

Planejamento de profundidade

A classificação de profundidade é relevante para o atingimento das metas. Ela envolve a renovação, o replanejamento e a atualização da estratégia.

Assim sendo, a renovação estratégica é feita quando os líderes estão insatisfeitos com os resultados ou há riscos de mercado que possam impactar fortemente a organização. O diferencial desse tipo de planejamento é que ele deve ser praticado em momentos de urgência para promover mudanças significativas.

Por sua vez, o replanejamento visa a redefinição das estratégias de uma forma simples, haja vista que baseia-se no que já foi pensado e aproveita as experiências do que já foi executado, mas faz um ciclo completo de planejamento. É normal que nesse processo surjam novidades e mudanças.

Enquanto isso, a atualização estratégica tem a função de manter a estratégia e os resultados que foram conquistados com ela.

Planejamento de abordagem

Nessa modalidade, é possível utilizar metodologias clássicas ou contemporâneas. Em relação à metodologia clássica, os gestores trabalham com o intuito de solucionar os problemas que já foram identificados e aqueles que ainda podem aparecer. Entre as alternativas mais aplicadas está a Análise Swot.

Para a metodologia contemporânea, são adotados métodos que auxiliam na formulação do planejamento estratégico, como o PM Visual ou Canvas de Projeto, que fazem uma decomposição das áreas do projeto em reuniões objetivas que duram um dia.

Outra metodologia de abordagem utilizada é do Design Thinking, que propõe um processo mais colaborativo. O pensamento é organizado de maneira diferente do habitual em um modelo mental que faz as soluções criadas serem mais assertivas e satisfatórias para as pessoas, focando nos usuários.

Quais são os passos do planejamento estratégico

Para colher bons resultados por meio do planejamento estratégico, é imprescindível aplicá-lo por meio de um formato apropriado. Veja só quais são os passos a serem seguidos.

1. Posicionamento

O primeiro e grande passo para planejar-se estrategicamente consiste em desenhar a identidade organizacional da empresa. Isso significa responder as seguintes perguntas:

  • por que a empresa existe?
  • onde ela pretende chegar?
  • quem ajudará ela a chegar até lá?

Essa fase serve de base para a definição dos objetivos e metas posteriormente e influencia as atitudes da organização no futuro. Para tanto, determina-se a missão, visão e valores da empresa, o que a posiciona no mercado.

2. Objetivos e indicadores

Na sequência, elabore os seus objetivos estratégicos. Eles devem ser divididos em objetivos menores, que são chamados de táticos, que precisam ter um plano de ação relacionado para que seja concluído e ficam mais ou menos dessa forma.

  • objetivos estratégicos;
  • objetivos táticos;
  • planos de ação.

Uma maneira de fazer essa definição é com a ajuda das metas SMART, que se trata de um acrônimo utilizado por pessoas e empresas que precisam definir os seus objetivos. A ferramenta representa: específico, mensurável, atingível, relevante e tangível. Os seus conceitos são:

  • específico: ser específico no que pretende alcançar;
  • mensurável: capacidade de mensurar uma meta;
  • atingível: ter metas que estejam de acordo com a capacidade da empresa;
  • relevante: diz respeito à importância da ação e o que ela pode agregar para o negócio;
  • tangível: estipular prazos para o começo e conclusão das ações.

Após determinar os seus objetivos será possível acompanhá-los a partir de indicadores, que auxiliam na medição de resultados da agência, considerada a situação projetada e a situação atual.

Organize as suas informações de resultados em um painel de indicadores, também conhecido como dashboard, que permite visualizá-los e mensurá-los melhor.

3. Apresentação e compartilhamento

Uma vez que tudo está organizado, é preciso montar e fazer uma apresentação para alinhar todos os departamentos da empresa. Contar com o auxílio dos colaboradores, gerentes e diretores faz toda a diferença para colocar o planejamento em prática.

Isso pode ser feito em um slide com o detalhamento de todas as etapas, com uma linguagem clara para que todos os processos sejam facilmente compreendidos.

4. Execução e acompanhamento

Por último, coloca-se o planejamento em prática. Nesse sentido, você pode usar a matriz GUT para determinar prioridades a serem realizadas, além de aderir a ferramentas para o controle das ações, como o Plano de Ação 5W2H.

Essa metodologia prevê ‘’o quê?’’, ‘’por quê?’’, ‘’como?’’, ‘’quem?’’, ‘’quando?’’, ‘’onde?’’ e ‘’quanto?’’. Com essas respostas você organiza a realização dos processos, facilitando o seu cumprimento.

Como fazer um planejamento estratégico

A realização de um planejamento estratégico eficiente não se resume apenas ao momento de sua criação. Trata-se de um processo contínuo de implementação e controle. Para ajudá-lo nessa tarefa, elencamos os principais passos para que você não erre na hora de colocar o seu plano em prática!

Entenda o perfil da sua agência

Compreender a identidade de um negócio é muito mais que conhecer os seus serviços e sua capacidade produtiva. É entender o propósito organizacional de forma profunda. E isso é possível a partir de três conceitos bastante conhecidos: missão, visão e valores. Muitas empresas, inclusive, possuem cada um desses elementos estampados em seus corredores para que todas as pessoas ali presentes possam refletir sobre suas ações e motivações.

Vamos recapitular cada um deles?

  • Missão: É a razão de ser de um empreendimento. O que leva a todos os profissionais envolvidos na organização a acordarem todos os dias com o mesmo objetivo, dando o seu melhor para o alcance das metas propostas.
  • Visão: Já a visão corresponde ao que a empresa quer ser, o que ela almeja para o futuro. Para isso, contar com a ajuda de todos os colaboradores nesta fase é indispenável para que todos falem a mesma língua.
  • Valores: Por fim, os valores são como um guia para orientar e conduzir todas as ações realizadas por todas as pessoas de uma empresa.

Importância desses conceitos para o planejamento estratégico

Saber com exatidão qual a missão, visão e valores da empresa é imprescindível para se planejar estrategicamente, pois tais conceitos dão um norte para esse processo. Sem essas definições, o planejamento fica sem nenhum sentido, já que elas determinam a identidade do negócio.

A partir do momento em que se sabe quais são os ideais da organização, os gestores e colaboradores vão desenvolver ações que estejam de acordo com eles, o que traz harmonia e eficiência na execução dos processos, cujos resultados se aproximam mais dos objetivos traçados.

Faça um diagnóstico de mercado

Já parou para pensar que existe uma série de oportunidades que sua agência de comunicação deixa de lado por não efetuar uma análise de mercado? Da mesma forma, as ameaças também são fatores que podem impactar negativamente o seu negócio. Não dá para ficar no escuro, não é?

Por isso é tão importante realizar diagnósticos de mercado que deixem essas informações claras para que sua agência não corra riscos. Existem algumas práticas extremamente funcionais para entender o comportamento do mercado. Confira:

Pesquisa de mercado

Se você deseja descobrir qual a demanda atual pelos serviços que sua agência oferece, qual o comportamento dos concorrentes, bem como o padrão de qualidade exigido pelos clientes, a pesquisa de mercado é uma ótima opção.

São informações indispensáveis para que você crie personas adequadas ao seu negócio e tenha como base elementos valiosos para a definição do planejamento estratégico.

Outra vantagem da pesquisa de mercado é a possibilidade de efetuar ajustes nos serviços oferecidos para que as expectativas dos clientes sejam atendidas de forma eficaz e que novos clientes sejam atraídos para sua agência.

Análise Swot

Outro recurso essencial para entender a posição de um determinado negócio no mercado é a Análise Swot. A partir dessa ferramenta, você não só compreende os pontos fortes e fracos da sua agência como o dos seus concorrentes. Imagina descobrir o que sua agência tem de melhor em relação às outras e concentrar os seus esforços nisso? A boa notícia é que temos um modelo prontinho para que você faça sua análise de forma segura e eficaz. Aproveite!

Análise PEST

Apesar de ser uma prática que ainda é pouco conhecida, a Análise PEST é visto como um recurso substancial para guiar a confecção das campanhas na agência. Ela evidencia os aspectos políticos, socioculturais, econômicos, e tecnológicos que podem influenciar uma empresa. Não por acaso, Pest é acrônimo para Política (P), Economia (E), Social (S) e Tecnologia (T).

Você pode, por exemplo, descobrir se existe alguma lei capaz de influenciar a agência de alguma forma, seja ela favorável ou não. Mas a melhor parte da análise é poder entender de forma clara o comportamento do consumidor a fim de que novas ações sejam implementadas para garantir o seu sucesso. Saiba como colocar sua análise PEST com este artigo!

Envolva os colaboradores

Nada mais justo do que incluir quem de fato irá colocar as ações planejadas em prática, certo? Aqui, é hora de envolver todos os responsáveis por fazer a estratégia rodar, motivando-os a partir de metas claras e tangíveis. Dessa forma, eles se sentirão muito mais engajados e cientes do que é preciso ser feito para que os resultados sejam alcançados.

Um meio eficaz para alinhar o planejamento com as atividades operacionais é o Balanced Scorecard, metodologia de gestão que facilita a visualização de todas as metas juntamente com seus objetivos estratégicos. A partir desse mecanismo, fica fácil ordenar tudo aquilo que foi planejado com a realidade da agência.

Tenha metas claras

Depois de entender a fundo o perfil da agência e efetuar um diagnóstico de mercado, chegou a hora de definir as metas que irão guiar suas ações. Afinal, são elas que irão tornar mais simples entender onde se quer chegar e o que deve ser feito. E quando falamos de planejamento, devemos levar em consideração que existem objetivos que levam tempo, sobretudo os relacionados a indicadores de marketing digital.

Ainda assim, é extremamente importante que você estabeleça objetivos de curto e médio prazo. Lembra das informações reunidas na Análise SWOT? Utilize-as aqui para ter uma ideia do que precisa ser feito a curto prazo. Aqui, o ideal é que tais metas sejam quantificáveis, só assim todos os envolvidos em um projeto poderão mensurar seus esforços para atingir o que foi proposto.

Por exemplo, você pode definir metas relacionadas ao aumento do ticket médio em determinado valor, aumento do faturamento, conquista de x novos clientes, entre outras.

Por último, é importante destacar que não adianta definir metas ousadas para um curto período de tempo se está claro que é impossível atingi-las. Portanto, reflita sobre o tempo que cada uma das metas demanda e defina prazos factíveis.

Monte um plano de ação

Depois de colocar todos os esforços na etapa do planejamento, é hora de montar o plano de ação. Afinal, que estratégias devem ser realizadas para que os objetivos sejam alcançados? Como atingir essas metas?

Na prática, um plano de ação envolve os seguintes passos:

  • Iniciação: A primeira etapa fica por conta de revisar os objetivos, definir os prazos e o orçamento disponível para executar as ações com sucesso.
  • Planejamento: Se antes você se concentrou no planejamento das ações, agora você irá definir o planejamento de todas as atividades vinculadas ao plano de ação.
  • Execução: Finalmente o momento de colocar tudo em prática. Nesta etapa, os recursos financeiros, pessoas e tudo o que foi definido previamente são levados em consideração. Este também é o momento de analisar possíveis desvios e erros e corrigi-los.
  • Monitoramento: Dentro da etapa de execução, também é importante monitorar os resultados. Aproveite para entender se os prazos estão sendo cumpridos, acompanhando a evolução de todo o processo.

Monitore os resultados do seu planejamento estratégico

Tão importante quanto colocar o planejamento em prática, é realizar um monitoramento constante dos resultados. Afinal, qualquer estratégia está sujeita a erros, sendo, às vezes, necessário realizar ajustes para que o cumprimento das metas seja efetuado com sucesso.

Como mencionamos logo acima, o mercado está constantemente sofrendo mudanças, e isso não significa de forma alguma que a sua estratégia é falha ou tudo foi por água abaixo. Nesse caso, conte com as métricas e os indicadores definidos por você.

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