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dez

Ordem de serviço para agências: o que é e qual a importância?

Você sabe o que é a ordem de serviço para agências? Confira o nosso post e entenda mais sobre o tema!

O.S: O que é e qual a importância?Dúvidas sobre o que é e qual a importância da ordem de serviço para agências? Confira o nosso post e entenda mais sobre a questão!

Quer entender mais sobre a ordem de serviço e saber qual é a importância desse instrumento para a agência de comunicação? Confira o nosso post.

O que é uma ordem de serviço?

A ordem de serviço é um documento que reúne as principais informações para a realização de um trabalho. Ela formaliza o pedido do cliente e especifica as condições do serviço. É um registro que ajuda na condução das atividades e que está previsto na no capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho, no artigo 157, Inciso II.

Esse arquivo é uma ferramenta de comunicação interna, fundamental para garantir a regulamentação dos processos na agência e para que os colaboradores tenham um material apropriado de consulta durante a realização dos procedimentos. Sem ela, diversos erros podem acontecer, levando a prejuízos, retrabalho, além de gerar irregularidade em relação às normas trabalhistas.

A ordem de serviço deve ter numeração, motivo do chamado, tipo de serviço a ser prestado, materiais necessários com quantidade e preços especificados, nome do atendente, qual mão de obra será utilizada na tarefa, nome do profissional que vai executar o trabalho e o status do serviço prestado (que aponta se está atrasado, em processo ou ainda no início).

Qual a importância da ordem de serviço?

A ordem de serviço é importante por diversas razões. Veja.

Organização do fluxo de trabalho

A ordem de serviço é fundamental para organizar o fluxo de trabalho. As informações fornecidas são necessárias para os colaboradores entenderem qual é a demanda apresentada e quais são os itens demandados para a concretização da tarefa. O documento formaliza o processo e orienta o profissional na efetivação do serviço. Ela é o primeiro passo para o desencadeamento das várias etapas de atividades.

Facilitação da contabilidade

A ordem de serviço determina qual será a mão de obra e os recursos utilizados em cada pedido. Isso ajuda na definição do preço para o cliente e facilita a realização da contabilidade. O profissional, ao preencher a ficha, define o preço com o cliente e essa informação é transferida para os outros setores com agilidade e precisão. Assim, a agência tem mais praticidade no dia a dia.

Geração de dados para a gestão de compra

Alguns pedidos podem demandar a realização de aquisições de materiais e recursos. Ao fazer a ordem de serviço, o profissional tem um primeiro contato com o cliente e lista quais são os materiais necessários para a entrega do serviço. Ou seja, eles respondem à pergunta “O que será preciso para atender a este pedido?”.

Com a resposta, é preciso revisar o estoque e notificar se o item está presente ou não. Sem a ordem de serviço, ninguém saberia quais recursos seria preciso adquirir. A comunicação entre o setor de atendimento e a área de compras e o estoque é fundamental para saber quais os passos devem ser dados.

Regulamentação do negócio

A ordem de serviço está prevista em legislação. Sem ela, a agência pode ser multada e ficar irregular perante o Ministério do Trabalho. Manter cópias do documento armazenadas é imprescindível para comprovar que o estabelecimento está caminhando em consonância com as normas trabalhistas. Caso aconteça uma visita de um fiscal é possível comprovar o cumprimento da lei com os arquivos armazenados.

Melhor acompanhamento das tarefas

A ordem de serviço ajuda a acompanhar o desempenho das tarefas, pois ela tem um campo para colocar o status da atividade. A agência pode utilizá-la para monitorar a realização de cada job, verificando como está o progresso das ações. Informações como essas são valiosas para o planejamento da rotina, estabelecimento de cronograma e determinação de prioridades.

Quais são os erros a evitar na emissão do documento ?

Um erro muito comum na elaboração da ordem de serviço é não preencher todas as informações necessárias para a realização do trabalho durante o atendimento publicitário. Ter um documento padrão da empresa é imprescindível para guiar o profissional na coleta de dados e evitar esquecimentos. Mas, mesmo assim, o funcionário pode deixar de completar um campo ou outro do formulário por falta de atenção.

Para evitar problemas como esse, uma boa medida é treinar a equipe sobre como completar a ordem de serviço. Outra medida que pode ser interessante é o uso de um software de gestão de tarefas para agências. Esses programas possuem plataformas para a coleta de dados que armazenam as informações com praticidade e que notificam o colaborador caso falte algum dado.

Quais as melhores práticas de elaboração da ordem?

Para elaboração da ordem de serviço, é importante ter um padrão de formulário, que deve ser preenchido durante o atendimento. Isso evita esquecimentos de elementos primordiais, pois são muitas as informações que o colaborador deve coletar. Se tudo estiver registrado, os riscos de falhas são diminuídos.

Uma prática valiosa para ter ordens de serviço precisas e bem estruturadas é utilizar um software para gestão de agências. Essa ferramenta ajuda a ordenar as tarefas com precisão e qualidade e fornece modelos padronizados que os profissionais podem preencher durante o atendimento ao cliente. Se quiser conhecer mais sobre o tema, consulte o nosso infográfico sobre o assunto!

Outra ação necessária é guardar os arquivos em locais adequados. Quando a ordem é produzida com uma solução informatizada, a armazenagem é muito mais fácil e segura, além de ser melhor para compartilhar o documento com os outros setores.

A ordem de serviço deve ser emitida por toda a agência no primeiro atendimento ao cliente. Ela aponta quais são as condições de serviço, preços e mão de obra envolvida e funciona como uma formalização do trabalho. Esse registro é fundamental para manter a regularidade do estabelecimento em termos de obediência à legislação trabalhista. Além disso, a ordem de serviço condiciona o fluxo de processos na agência.

E então? Gostou de aprender mais sobre a ordem de serviço? Aproveite e compartilhe este post nas suas redes sociais!