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Como otimizar a gestão de projetos? Construindo um time de alta performance!

A performance da sua equipe tem tudo a ver com a otimização da gestão de projetos. Quer saber o motivo? Continue lendo o artigo!

Sabia que um time de alta performance impacta diretamente na qualidade da gestão de projetos na agência?

Do momento em que um novo projeto entra na agência até a sua conclusão muita coisa acontece. Entender o que se passa na mente do cliente para que toda a estratégia criada esteja em sincronia com os seus objetivos, mobilizar a equipe para criar campanhas inovadoras e que de fato superem as suas expectativas são só alguns exemplos.

Diante disso, fica clara a importância de uma boa otimização da gestão de projetos. Não se trata mais de um diferencial, mas sim de um parâmetro de qualidade. Considerando a rotina corrida das agências, aplicar esse conceito no dia a dia de trabalho da sua equipe é fundamental para planejar, executar e alcançar todas as metas estipuladas.

Definir objetivos, analisar resultados, priorizar projetos mais importantes são exemplos de práticas que podem tornar o gerenciamento dos projetos mais eficiente. Porém, hoje vamos falar de uma de apenas uma: a construção de um time de performance. Isso mesmo, ao construir uma equipe engajada e ciente dos objetivos dos clientes, fica fácil concluir todas as metas com facilidade. Vamos às dicas?

Mas afinal, o que é gestão de projetos e por que ela é tão importante?

Para muitos profissionais, a gestão de projetos ainda está atrelada a empresas de tecnologia ou engenharia. Todavia, com a crescente demanda pelo alcance de resultados estratégicos, o conceito tem ganhado força também no âmbito publicitário.

Em outras palavras, agências de comunicação de diferentes portes e perfis têm adotado o recurso tanto para manter a rotina de trabalho organizada, quanto para se certificar que as dores da persona sejam atendidas, sem que nenhum detalhe seja deixado para trás.

Levando em consideração o caráter complexo e amplo de algumas demandas, tal estratégia é fundamental para que todas as fases do projeto sejam realizadas com organização. Se você já aplica esse conceito na sua agência, sabe o quanto ele faz a diferença para o crescimento do negócio, para a fidelização dos clientes e, consequentemente, para o seu crescimento.

Mas, quais são as características essenciais para que um gerente de projetos dê conta de todas essas informações?

Se você passou por algumas agências ao longo da sua carreira, deve ter percebido que existem algumas características comuns ao profissional responsável por gerenciar todos os projetos, certo?

E por se tratar de uma pessoa que passa por todas as áreas, um gerente de projetos precisa agir como um facilitador, ou seja, ele deverá reunir todos os esforços para otimizar a comunicação entre a equipe, eliminando qualquer obstáculo que possa dificultar o andamento das atividades.

Ao mesmo tempo, essa facilidade em comunicar precisa se estender também na maneira como ele transmite as informações referentes a um projeto. Afinal, quanto mais clara elas forem, menos dúvidas surgirão e mais rápido as tarefas serão concluídas.

Mas não para por aí. Um bom gerente de projetos deve pensar além do lhe é solicitado: avaliando os riscos, analisando a rentabilidade, identificando concorrentes, etc. Lembre-se, esse profissional deve passar a confiança necessária para que todo o time esteja preparado para enfrentar possíveis desafios, e o mais importante: criando uma mentalidade estratégica em todos os colaboradores.

E como construir um time de alta performance?

Construir uma equipe que caminhe na mesma direção que a agência pode parecer complexo em um primeiro momento. Mas, com algumas dicas, é possível entender quais as necessidades do negócio para, só assim, definir o que de fato você precisa para montar uma equipe que esteja alinhada com os seus objetivos.

Se atente ao recrutamento

O processo de recrutamento e seleção é uma oportunidade única para identificar talentos e escolher profissionais que, de fato, reúnem os requisitos necessários para determinado cargo. Embora a experiência e as habilidades sejam fatores primordiais, um detalhe ganha cada vez mais relevância nos processos de seleção: os fatores comportamentais.

Suponhamos que você tenha encontrado um profissional super competente e que preenche todos os requisitos necessários para a ocupação de determinado cargo. Ele domina várias ferramentas, tem vasta experiência no mercado e coleciona diversos cursos em seu currículo. Em contrapartida, o profissional em questão não demonstra proatividade, nem parece estar empolgado a trazer novidades para o time.

Você já passou por uma situação parecida enquanto líder? Se sim, sabe o quão é difícil dizer não para um candidato que possui um currículo de alto nível, mas não é compatível com o perfil da agência. Nesse caso, vale ficar atento a esse detalhe para não desperdiçar energia contratando profissionais que trarão uma alta taxa de rotatividade para a agência. É muito provável que tenham outras empresas ou agências que irão identificar potenciais diferentes dos que você necessita nesse mesmo candidato.

Nesse caso, o recomendado é que o processo seletivo não seja terceirizado. Só você e sua equipe sabem do que a agência precisa no momento e qual o perfil desejado para aquela cadeira vazia. Portanto, procure participar ativamente de todos os processos, entenda, primeiramente, as necessidades do negócio e o momento pelo qual ele está passando, quais os desafios e quais as características serão primordiais para lidar com eles da melhor forma possível.

Foque no desenvolvimento de pessoas

Depois de contratar os profissionais certos, é hora de investir em capacitação e treinamentos contínuos para toda a equipe. Isso porque, o mercado publicitário e da comunicação mudam o tempo todo, são novos recursos e ferramentas criados constantemente para otimizar o trabalho, sem contar as mudanças no comportamento do consumidor. Com base nisso, fica clara a importância de desenvolver e criar novas habilidades nos profissionais para que, com sucesso, os resultados sejam alcançados.

Procure disponibilizar, portanto, cursos, treinamentos e todos os recursos necessários para o aprimoramento dos profissionais. Além de impactar na satisfação dos colaboradores, tal prática é fundamental para otimizar o trabalho e, consequentemente, potencializar os resultados dos seus clientes.

Mas lembre-se, não se trata apenas de oferecer os melhores cursos, mas sim de criar estratégias focadas no desenvolvimento dos profissionais, seja na criação de planos de carreira ou até mesmo em perspectivas mais claras sobre o seu real papel na agência.

Outro ponto importante está na melhoria dos processos na própria empresa. Por mais que o colaborador esteja disposto a desempenhar o seu melhor, a agência precisa fazer sua parte no que diz respeito à melhoria de processos e na organização. Deixando mais claro, o processo precisa pertencer à agência, isso facilita não só o desenvolvimento do trabalho dos atuais funcionários, como facilita o processo de adaptação dos recém contratados.

Gestão de projetos: Por que adotar um modelo integrado?

Defina metas claras (e desafiadoras)

Todo desafio se torna muito mais simples quando se tem um caminho claro do que deve ser feito, não é mesmo? Uma das maneiras pelas quais as empresas têm feito isso é por meio das metas. Ao definir metas claras e que façam sentido, os colaboradores conseguem identificar, de forma objetiva, possíveis ações que poderão ser implementadas a fim de que os propósitos sejam alcançados com sucesso.

Feito isso, os profissionais estarão muito mais engajados e cientes do que precisa ser feito, diminuindo qualquer ansiedade frente a um grande projeto, por exemplo.

Contudo, tão importante quanto definir metas, é escolher as que irão desafiar o seu time! Isso mesmo, determinar metas desafiadoras é a chave para que os profissionais se superem, incentivando-os a saírem de sua zona de conforto. Claro que tais metas precisam ser adequadas com a realidade da agência, também devem ser de fácil mensuração e com prazos bem definidos.

Uma forma simples de fazer isso é a partir das metas SMART, ferramenta que facilita o estabelecimento das metas e é composta pelas seguintes características:

  • Specific: as metas precisam ser bem específicas e claras;
  • Measurable: elas precisam ser mensuráveis;
  • Achievable: Elas devem ser alcançáveis;
  • Relevant: Também devem ser relevantes para a empresa;
  • Time: Por fim, é preciso estabelecer um tempo certo para alcançá-las.

Recompense sempre que possível

Nada melhor do que fazer um bom trabalho e vê-lo sendo reconhecido, não é? Não há quem não goste de receber elogios e ser reconhecido por um bom desempenho. E nada melhor do que recompensar aqueles que vestem a camisa da agência e dão o melhor de si em cada projeto. Se você busca fidelizar os colaboradores e mantê-los engajados, essa é uma oportunidade única e extremamente funcional.

Seja um elogio por uma campanha genial, pelo retorno de um cliente que conquistou resultados incríveis ou por bater todas as metas desafiadoras, procure reconhecer esses esforços por meio de elogios, brindes, confraternizações e gratificações. Aqui, está liberado usar a criatividade para presentear os que mais se destacaram. O mais bacana é usar esse momento para conhecer o perfil dos colaboradores, descobrindo do que eles mais gostam e, dessa forma, surpreendê-los com mimos que tenham a sua cara.

Lidere com sabedoria

Já falamos sobre liderança aqui no blog algumas vezes, e não é para menos, pois esse é um fator que faz toda a diferença no alcance dos resultados. Mas, o que é ser um bom líder? Acima de tudo, exercitar a liderança tem a ver com amar aquilo que faz e estar sempre disposto a melhorar. Criar metas realizáveis, dar valor à diversidade, eliminar possíveis barreiras e permitir que os funcionários cresçam dentro da agência são só alguns exemplos.

Nesse sentido, não basta ser uma figura presente na agência, é preciso ir além, seja promovendo um ambiente agradável, dividindo o seu conhecimento com todos os integrantes do time ou resolvendo problemas à medida em que eles aparecem.

A seguir, separamos algumas dicas para aprimorar ainda mais o líder que existe dentro de você:

  • Ter humildade para reconhecer um erro;
  • Ter equilíbrio para tomar boas decisões;
  • Dê autonomia para os colaboradores;
  • Acredite na sua equipe;
  • Não confunda autoridade com liderança.

E aí, gostou de entender mais sobre como otimizar a gestão de projetos ao construir um time de sucesso? Se você ainda tem dúvidas sobre os problemas de gestão mais comuns em agências, não deixe de conferir nosso ebook: 6 problemas de uma gestão não padronizada. Aproveite!

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