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Qual a importância da padronização de documentos? Entenda aqui!

Qual a importância da padronização de documentos? Veja um passo a passo neste artigo!

qual a importância da padronização de documentos na organização dos processos?

Os processos de uma agência de comunicação exigem organização. A padronização de documentos é uma das soluções que colaboram para pôr a empresa em ordem, tanto para melhor atender os clientes quanto para elevar o desempenho do time de colaboradores.

Afinal, melhorar o fluxo de trabalho e a organização do negócio é objetivo de todo gestor atento em otimizar as tarefas da equipe e trazer bons resultados. 

Se você parou para pensar sobre como os processos e documentos da sua agência estão dispostos, siga a leitura deste post. Aqui, você vai conhecer os sete principais benefícios de padronizar a documentação da sua empresa.

Por onde começar a padronização de documentos?

Quem trabalha em agência sabe da quantidade de documentos necessários para que as tarefas sejam realizadas. Notas fiscais, pedidos de inserção e peças de comunicação são alguns deles. 

Provavelmente, você já deparou com situações nas quais não localizou alguma informação, ou não pôde acessá-la por estar na caixa de e-mails de um determinado colaborador. E também deve lembrar o quanto isso atrasa o fluxo interno e as devolutivas para o cliente.

Existem alguns meios para padronizar documentos que são indicados e utilizados com frequência no mercado. Saiba aqui quais são:

  • definição: o primeiro passo é mapear quais são os documentos fundamentais para armazenar ou dar andamento às atividades. Para isso, conte com a equipe! Chame as pessoas envolvidas para que nenhuma informação relevante fique de fora e para desburocratizar etapas;
  • digitalização: alguns impressos são fundamentais para manter os registros de tarefas. Por isso, é importante digitalizar os documentos que sejam relevantes, seja para completar etapas de um processo, seja para armazenar históricos;
  • classificação: é interessante organizar os materiais digitalizados e físicos de acordo com uma ordenação previamente definida, desde o nome do arquivo até pastas ou ferramentas nas quais serão arquivados. Recorra ao assunto, espécie, datas e status para formatar uma classificação. Quanto mais intuitiva e de acordo com o fluxo de trabalho, melhor será a agilidade para trabalhar com os documentos;
  • permissão: organize quais equipes e colaboradores terão acesso aos documentos. Informações internas, como processos de recursos humanos, costumam ter informações sigilosas e restritas. Dados financeiros de clientes, também. O controle dos acessos auxilia na manutenção da segurança de dados de terceiros e da agência;
  • atualização: um dos desafios de quem faz a gestão de documentos em uma empresa é o cuidado em atualizar e monitorar os registros, para que sejam feitos de forma correta, respeitando a padronização definida.

Quais são os principais benefícios da padronização de documentos?

Diante do volume de informações que circulam em uma agência de comunicação e da quantidade de atividades e pessoas envolvidas, fica evidente a necessidade da padronização de documentos, não é mesmo?

Além disso, é essencial conhecer as principais vantagens percebidas por empresas que apostam neste método para organizar demandas e otimizar o fluxo de atividades. Acompanhe abaixo os sete principais benefícios.

1. Percepção do cliente 

Quem trabalha com atendimento sabe que a experiência do cliente é um fator que precisa ser aprimorado a todo instante. Agências organizadas e com processos definidos ganham pontos para fazer com que o cliente permaneça na carteira e melhore a sua percepção do negócio. 

Padronizar documentos é um dos requisitos para estruturar o fluxo de atendimento, além de influenciar na satisfação de quem contrata os serviços.

2. Otimização das tarefas

A padronização tem como uma das vantagens a agilidade nos processos para alcançar melhores resultados tanto para a agência quanto para o cliente.

Pode ser por automatizações, requisitos estabelecidos ou reorganização do fluxo de demandas. Todas essas atitudes aprimoram a realização e a entrega das ações propostas.

3. Proteção dos dados 

Organizar documentos de acordo com um padrão também auxilia a manter os dados seguros. Nem todas as informações precisam ser de conhecimento de todos na equipe ou do cliente. Algumas, ainda, podem ter políticas de sigilo e restrições importantes. 

Por isso, agências que buscam pela padronização de documentos costumam proteger de forma efetiva as informações que assim precisam ser tratadas.

4. Aumento da produtividade

Parece clichê, mas é essencial ressaltar que organizar documentos aumenta a produtividade. Este benefício está conectado com o conceito apresentado anteriormente no item dois (otimização das tarefas). Quanto mais padronizada a documentação, mais ágil e produtiva será a entrega.

5. Eficiência dos processos

Estruturar documentos e informações permite que, além de aumentar a produtividade, os processos tenham menos erros, retrabalhos e morosidade. Ter o caminho das demandas mapeado, assim como as informações necessárias identificadas, faz com que o processo seja mais eficiente.

6. Redução de custos

Falando em retrabalho, ele é um dos vilões quando o assunto é custo. Seja pela hora paga aos colaboradores, seja pelo desgaste com o cliente por demandas que vão e voltam da agência ou por qualquer cenário que impacte em desperdícios.

A padronização atalha situações e, quando bem feita, garante que investimentos e esforços não sejam ineficazes.

7. Tomada de decisão 

Agências que organizam documentos de forma padronizada podem sentir os impactos positivos até mesmo nos momentos de tomada de decisão e de avaliação de processos. Quando as informações estão dispostas com os mesmos requisitos e classificações, a análise para decidir abordagens ou estratégias faz mais sentido e fica alinhada com a realidade da empresa. 

Vale ressaltar que não basta padronizar os documentos e deixar a atividade de lado. É um diferencial fazer treinamento com a equipe interna para que ela tenha conhecimento das definições e de como proceder em cada caso. Além disso, contar com colaboradores que avaliem e atualizem processos e informações também auxilia para que a organização dos documentos seja mantida e respeitada.

Os benefícios da padronização de documentos são percebidos em todas as esferas de uma empresa: seja para a equipe interna, seja para a gestão, seja para os clientes. Por isso, criar processos é tão importante para a administração de qualquer negócio, e com o seu não é diferente. Que tal começar esta prática na sua agência agora mesmo?

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