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Tudo sobre produtividade e como ser mais produtivo no trabalho

O que é produtividade? O que fazer para produzir mais? Neste artigo, discutimos tudo sobre o assunto, desde uma mudança na sua noção sobre o conceito até metodologias interessantes para melhorar a produtividade em equipes de agência.

o que é produtividade e como ser mais produtivo

A produtividade é um dos temas mais recorrentes na rotina de profissionais e empresas. E não dá para ser diferente, já que ela define a agilidade de um negócio, capacidade de trabalho de uma pessoa, eficiência, otimização e até o valor de um serviço no mercado.

Isso é ainda mais relevante quando falamos de agências, que precisam da produtividade para potencializar a criatividade e garantir sucesso com seus clientes.

É por essa importância que decidimos criar um guia completo sobre o assunto. Vamos conversar desde o conceito básico da palavra até como aprimorar e medir essa evolução dentro do dia a dia de uma empresa. Curtiu a ideia? Então vamos começar!

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O que é produtividade?

A produtividade é a capacidade de realizar o máximo de trabalho possível com o mínimo de recursos necessários. É uma busca por otimização que nos acompanha em nossas vidas pessoais e dentro das empresas. Uma busca que faz parte do mindset de quem quer ter sucesso individual e coletivo.

A produtividade em geral está sempre conectada a um equilíbrio de dois “indicadores”, se podemos chamar assim: a quantidade/qualidade de trabalho feita e os recursos gastos para realizar esse trabalho.

Citamos quantidade e qualidade porque o sucesso de uma tarefa a ser realizada depende muito de sua natureza. Muitas vezes o objetivo é quantitativo (preciso escrever 3 relatórios), em outras é qualitativo (preciso criar uma peça inovadora para que o cliente aprove).

Já falando de recursos gastos, o mais valioso deles é, sem dúvidas, o tempo. Depois dele vêm questões como dinheiro, recursos físicos (material de escritório ou insumos para produzir uma mercadoria), recursos de pessoal (tamanho da equipe), etc.

O que significa ser produtivo?

Podemos expandir um pouco mais a discussão determinando melhor o que é essa busca. A noção mais importante que precisa estar na cabeça de quem quer ser produtivo é que eficiência é diferente de pressa.

A pessoa produtiva não é aquela que trabalha no 220v o tempo todo. Tampouco é a que corre com a atividade atual para engatar logo a próxima.

Otimizar é diferente. É estruturar tarefas de forma que elas sejam feitas seguindo uma hierarquia de prioridade, disponibilidade e disposição. Assim, elas naturalmente serão realizadas da melhor forma possível, respeitando os limites do profissional e atendendo as demandas mais importantes.

A conclusão dessa reflexão é interessante: a produtividade tem muito mais a ver com o planejamento do que a própria execução das atividades.

Ser produtivo é saber organizar suas responsabilidades e ter disciplina para seguir o que foi estabelecido. Quando você muda o foco do seu trabalho para essa nova visão, fica muito mais fácil enxergar as oportunidades de aprimorar seu trabalho tanto na rotina pessoal quanto na carreira.

De maneira divertida e rápida, o psicólogo Shawn Archor comenta no vídeo abaixo que a felicidade pode ser um excelente motor para a produtividade. Confira!

Qual a diferença entre produção e produtividade?

Essa é uma dúvida que às vezes surge nos profissionais, mas é bem fácil de ser resolvida. A produção geralmente refere ao resultado, ou seja, a capacidade total de entrega de uma pessoa ou equipe em determinado contexto.

Já a produtividade diz sobre como o processo e as pessoas chegam até essa entrega. É onde consegue-se enxergar estratégias, estruturas e ferramentas que aprimorem o resultado final pela ação de seus agentes.

Como ter mais produtividade?

A mudança de ponto de vista que citamos acima já faz uma grande diferença para melhorar a sua produtividade. Mas podemos ser ainda mais objetivos aplicando essa ideia a uma rotina de agência, tanto para o seu trabalho quanto para a gestão de equipes. Veja algumas dicas nesse sentido!

Produtividade individual

A produtividade individual é a que exige mais disciplina, pois tem muito a ver com a sua percepção de responsabilidade sobre demandas na sua vida e no seu trabalho.

Nesse sentido, podemos apontar dicas bem simples que já causam grande impacto na sua produtividade:

  • começar sempre por tarefas simples e rápidas para entrar no ritmo de trabalho;
  • usar algum tipo de metodologia ou lista para acompanhar sua evolução;
  • quebrar grandes objetivos em pequenas tarefas, tanto para melhorar sua motivação quanto para estruturar a produtividade de forma mais eficiente;
  • não forçar a execução de mais do que é possível fazer na situação atual;
  • quando for impossível realizar tudo que foi planejado, focar no que é importante e urgente;
  • saber dar como suficiente uma tarefa quando sua conclusão é subjetiva.

Queríamos, inclusive, reforçar esse último ponto, já que estamos focando nas agências. Quando o trabalho é criativo, muitas vezes o profissional tem dificuldade de desapegar de uma tarefa até que esteja exatamente como imaginou.

Isso é ótimo para a qualidade do seu trabalho, mas às vezes a produtividade tem que envolver também algum desapego. Entender quando está bom o suficiente para o cliente é uma forma de melhorar muito a sua eficiência no dia a dia.

Produtividade coletiva

Gestores não precisam apenas lidar com a sua produtividade, mas também de equipes sob seu comando. Essa parte é geralmente mais complexa porque envolve o gerenciamento de pessoas com diferentes perfis e capacidades produtivas. Veja algumas dicas que podemos dar:

  • estruture sempre o projeto de forma visual e clara para todos os membros da equipe;
  • não tenha medo de delegar;
  • aposte em ferramentas de comunicação e colaboração;
  • incentive a confraternização entre as equipes dentro e fora do trabalho;
  • inclua o descanso e o lazer no planejamento produtivo;
  • foque em controlar as tarefas, não as pessoas;
  • tenha abertura para que todos os membros da equipe deem insights sobre formas melhores de realizar o mesmo trabalho;
  • acompanhe indicadores de produtividade (falaremos mais sobre eles neste texto).

A melhor forma de trabalhar a produtividade coletiva é expandir a ideia de otimização do seu próprio trabalho para toda uma equipe. Assim, você vê um grupo de pessoas como um só organismo, trabalhando para um único objetivo.

Quais as vantagens de uma agência produtiva?

É claro que a produtividade é sempre positiva. Mas o que queremos agora é definir como. A importância de mudar essa mentalidade sobre o planejamento produtivo é o impacto prático que ela causa em agências. Veja os benefícios que uma empresa focada na otimização colhe em troca!

Mais agilidade e eficiência

O efeito mais aparente do aumento de produtividade é ter tarefas, atividades e processos agilizados. Isso vai influenciar diretamente nos prazos dados a clientes e na disponibilidade dos profissionais, que sempre têm flexibilidade para trabalhar em várias funções em alternância.

Economia de recursos

Como dissemos, produtividade significa fazer mais com o mesmo tanto ou menos. A consequência disso é sempre economia dos recursos que citamos, principalmente o tempo.

Isso também influencia na diminuição dos desperdícios podendo até tornar a empresa mais sustentável — uma preocupação importante para o futuro.

Redução de custos de produção

Se a empresa gasta menos recursos, ela gasta menos dinheiro. Se ela gasta menos dinheiro, consegue aumentar a lucratividade e, com isso, algumas vantagens importantes no mercado: preços mais competitivos, capacidade de investimento maior e possibilidade de contratar novos talentos.

Mais competitividade

Além do preço, a relação entre qualidade e velocidade de entrega é vital para o sucesso de uma agência. Quanto mais produtiva ela for, mais pode oferecer das duas coisas e conquistar o cliente. É difícil bater de frente com uma empresa que faz muito, faz bem e faz rápido.

Mais foco na criatividade

Processos otimizados e uma produtividade bem estruturada criam um ambiente mais propício para a criatividade dentro de uma agência.

Isso porque a equipe não está o tempo todo correndo atrás do cronograma e pressionada com atrasos. A eficiência dá tranquilidade para testar, discutir, arriscar. Onde há estrutura, há criatividade.

Atração de novos talentos

Se uma agência é bem organizada em seus processos, tem competitividade no mercado e abertura para a criatividade dos profissionais, ela será naturalmente um chamariz para novos talentos.

Com isso, é possível criar um ciclo virtuoso, em que pessoas competentes aumentam a eficiência e atraem pessoas mais competentes. Ter essa imagem no mercado faz toda a diferença tanto para a captação de profissionais quanto de clientes.

O que afeta negativamente a produtividade?

Depois de conhecer os fatores que aprimoram a produtividade e seus benefícios, é hora de entender o impacto negativo de não se preocupar com o assunto dentro de uma empresa. Veja o que acontece em uma rotina ineficiente e pouco otimizada!

Falta de organização operacional

A desestruturação de uma agência pode se tornar uma bola de neve. Equipes não sabem exatamente em que pé estão no projeto, há muitos ruídos de comunicação e o retrabalho é constante.

São características terríveis para a produtividade. Quanto mais incertezas, mais difícil é entregar um bom trabalho dentro do prazo estipulado.

Falta de definição de responsabilidades

Falando em incertezas, delegar é uma responsabilidade e uma obrigação de bons gestores. Quando um profissional nessa posição quer abraçar todo o projeto, ele se torna um gargalo do próprio negócio.

Produtividade exige decisões e ações rápidas. Não se consegue isso fazendo toda a equipe esperar para que uma pessoa só processe toda a informação para decidir o que fazer em seguida.

Problemas para priorizar tarefas

Como definimos, a produtividade é muito influenciada pelo planejamento estratégico antes da execução. No centro dessa ideia está a sua capacidade de priorizar quais tarefas precisam ser feitas em qual ordem.

Quando não há essa preocupação, pode haver uma falsa sensação de um ambiente produtivo, mascarada por muitas atividades sendo feitas e concluídas em pouco tempo. Mas, quando paramos para revisar o que foi feito, vemos que muitas das que eram realmente importantes ficaram para trás.

Baixo suporte à criatividade

A criatividade gera produtividade. Não só no incentivo a trabalhos de qualidade com poucos elementos, mas nos próprios insights para realizar processos de formas mais eficientes.

Uma empresa sem abertura a novas ideias é uma empresa estagnada, que não consegue extrair o máximo de sua produtividade.

Falta de apoio tecnológico

A tecnologia hoje é fundamental para garantir a produtividade dentro das empresas. Muito da ineficiência de processos ainda está atrelada a tarefas manuais e mecânicas que consomem tempo e recurso dos profissionais responsáveis.

Esse é um ponto tão importante que já é quase impossível para uma empresa competir na ponta do mercado sem auxílio tecnológico. É um tipo de produção completamente inviável para o futuro.

Pouco cuidado com a saúde

Podemos falar de processos, ferramentas, tecnologias, mas a produtividade, no fim do dia, vem das pessoas. É a sua equipe que está buscando soluções criativas para entregar grandes trabalhos.

E quem consegue ser criativo ou eficiente quando o cansaço bate? Quando o estresse e a ansiedade limitam seu poder de análise e decisão? Quando as dores no corpo não deixam uma pessoa focar no que estão fazendo?

Ser produtivo não é sempre fazer o máximo possível, mas o melhor possível. A empresa que não se preocupa com a saúde de seus colaboradores pode ter uma percepção de muitas horas trabalhadas, mas esse tempo se torna vazio, improdutivo.

A melhor coisa a fazer é equilibrar bem-estar e obrigações. É entender que a estruturação dos processos é muito mais importante do que exigir demais das pessoas.

Como usar a matriz de Eisenhower e o método Getting Things Done para melhorar sua produtividade?

Agora que já falamos bastante sobre produtividade, podemos dar uma ajuda mais prática sobre como é possível melhorar essa característica dentro de um negócio como agências.

Para isso, separamos duas metodologias/frameworks criadas exatamente para aprimorar a eficiência e a agilidade na realização de tarefas dentro de uma rotina de trabalho. Veja como elas funcionam!

Matriz de Eisenhower

exemplo de matriz de eisenhower
Fonte: Soften Sistemas

A matriz criada pelo norte-americano Dwight Eisenhower é uma proposta para estruturar a prioridade em projetos de forma inteligente e objetiva.

Sua ideia é eliminar dois problemas críticos para a produtividade: de um lado as ações que são postergadas indefinidamente e, de outro, aquelas que são decididas e executadas precocemente.

Ambos os cenários podem levar a baixa qualidade do trabalho e a falhas primordiais que tomarão ainda mais tempo da equipe para serem resolvidas.

Para saber onde e como é preciso agir, a Matriz de Eisenhower propõe que gestores criem um gráfico matricial (com duas linhas perpendiculares) e atribua a elas duas características: importância e urgência.

Dessa forma, você consegue distribuir visualmente as tarefas a serem realizadas nesses eixos, percebendo quais são prioritárias para o momento atual. Elas estarão em 4 categorias diferentes:

  • importantes e urgentes, que exigem decisões e execução imediata;
  • importantes e não urgentes, que precisam de atenção mas podem ser agendadas para uma data mais adequada;
  • não importantes e urgentes, que precisam ser feitas mas podem ser delegadas a poucas pessoas ou alguém fora do projeto;
  • não urgentes e não importantes, que podem dar espaço para as outras sem grandes consequências.

Quando você distribui as tarefas de um projeto dentro dessas categorias, a ordem e a atenção a elas fica muito mais clara para toda a equipe. É uma grande ajuda principalmente na hora das reuniões de alinhamento.

Getting Things Done

método Getting Things Done (GTD)

O GTD, criado por David Allen, é um método de produtividade interessante porque pode ser aplicado a vários níveis de complexidade — das suas rotinas em casa até a execução de projetos publicitários.

Ele é mais como um planejamento para organizar sua produtividade sem perder de vista qualquer atividade que precisa ser realizada naquele dia, semana ou mês. Para isso, você segue 5 passos:

  • o passo da captura é quando você relembra e anota todas as atividades a serem feitas no período determinado;
  • o passo do esclarecimento é quando você analisa as atividades anotadas e define quais demandam ação ou não;
  • no passo da organização você prioriza e estrutura sua ordem de execução em uma forma visual prática;
  • o passo seguinte, a reflexão, é uma revisão de toda a estrutura montada para ver se nada ficou de fora e se aquilo é executável no tempo planejável;
  • o último passo é o engajamento. É seguir a ordem determinada e concluir as tarefas dentro das suas capacidades.

Assim, você consegue planejar a produtividade de uma forma muito controlada e eficiente. Uma dica que vem do GTD para criar essa organização é atribuir 3 características a cada ação:

  1. O contexto: se o local, o horário e as ferramentas disponíveis no momento da execução permitem a realização da tarefa.
  2. O tempo: se o tempo disponível para a realização da tarefa é suficiente para um trabalho de qualidade.
  3. O nível de energia: se essa tarefa será executada em um momento físico e psicológico propício, sob a influência de elementos como estresse, cansaço e sono.

A ideia é montar sua rotina como um quebra-cabeças e que cada atividade se encaixe no melhor equilíbrio entre esses três elementos. É uma forma de otimizar o seu dia a dia.

Quais são os principais indicadores de produtividade?

Com uma boa ideia sobre como impulsionar a produtividade, fica a dúvida sobre como acompanhar essa evolução e ter certeza de que as suas estratégias estão dando certo.

Como qualquer outro aspecto de um negócio, é possível sim definir indicadores específicos para a produtividade, seja individual ou coletiva. Veja quais podem ser incluídos na sua análise:

Indicadores pessoais

Primeiro, queremos colocar alguns indicadores que podem ser utilizados na sua vida como forma de medir o sucesso baseado não em entrega ou lucro, mas na sua expectativa e nos seus desejos pessoais.

A grande questão nesse tipo de indicador é que ele é subjetivo e depende dos objetivos que você traça desde já: desde o caminho que você quer para a sua carreira até as realizações que pretende conquistar em determinados períodos de tempo.

A produtividade pessoal é aquela que permite ter realizações profissionais, pessoais e bem-estar. E não é para se frustrar se alguma meta não for atingida, mas entender que esse planejamento está focando suas ações na direção certa.

Lucratividade

Com a certeza que temos nossos objetivos pessoais e profissionais bem encaminhados, é hora de pensar na empresa e nos indicadores de produtividade mais objetivos.

A lucratividade do negócio, claro, é o mais abrangente deles. O lucro determina a relação entre o preço cobrado e o custo para realizar o trabalho. Quanto maior ele for, significa que mais eficiência está sendo introduzida na rotina da agência.

Horas por projeto

Esse indicador vai definir basicamente quanto tempo está demorando para realizar cada projeto dentro da empresa. É bom lembrar que a pressa não significa qualidade, portanto o valor analisado precisa levar em conta o contexto e servir como origem de reestruturações mais otimizadas.

Profissionais por projeto

A mesma coisa do indicador anterior vale aqui. Nesse caso, estamos falando de qual o tamanho de equipe necessária para realizar cada projeto. Equipes menores significam mais projetos sendo feitos ao mesmo tempo, aumentando exponencialmente a produtividade.

Nível de qualidade

Esse indicador também pode ser subjetivo, mas é bem preciso quando existe uma boa metodologia de controle de qualidade. O ideal para ele é ser analisado junto com a lucratividade para encontrar um balanço qualitativo e quantitativo na agência.

Taxa de churn

Empresas produtivas mantêm seus clientes com muito mais frequência. Por isso, a taxa de churn pode ser usada sim para definir produtividade. Se ela está alta, é sinal de que seus processos produtivos estão de alguma forma resultando em uma qualidade ruim de entrega.

Como um software de gestão pode aumentar a produtividade da agência?

Depois de tudo o que falamos aqui, fica claro que inteligência e eficiência são as chaves para pessoas e ambientes mais produtivos.

Em um contexto corporativo, a tecnologia é uma grande aliada para trazer essas duas coisas para a sua rotina. Os softwares de gestão, ou ERP, possuem um foco grande na integração de dados e processos, criando uma visão mais completa sobre a produtividade.

Em uma agência, a solução pode auxiliar o alinhamento de equipes, a colaboração em múltiplos projetos, a estruturação das tarefas a serem feitas e o acompanhamento dos indicadores. Tudo isso de uma forma mais simples e automatizada.

Ou seja, em muitos casos investir em tecnologia é o primeiro passo para ganhar em produtividade — para a sua vida ou para a sua empresa.

O resto depende de muito planejamento, sincronia entre profissionais, uso consciente de recursos e foco na priorização nas atividades certas.

É uma mudança de mentalidade, mais do que uma busca por fazer coisas mais rápido. Quando entendemos isso, a produtividade cresce naturalmente e colhemos os frutos em muito pouco tempo.

Que tal, então, tornar-se especialista em eficiência para otimizar os resultados da sua equipe? Baixe agora o nosso kit para aumentar a produtividade!

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