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dez

Aprenda definitivamente a fazer uma proposta comercial de sucesso

Quer melhorar a sua proposta comercial e torná-la ainda mais interessante? Veja essas dicas infalíveis!

Quer melhorar suas propostas comerciais? Hoje te mostramos tudo o que você precisa saber!

Na hora de “vender o seu peixe” e conseguir fechar uma boa conta, muitos donos de agências ou funcionários do setor de vendas têm a mesma dúvida: como fazer uma proposta comercial com excelência para uma agência de comunicação?

Afinal, é preciso seguir uma série de etapas que visam demonstrar o trabalho que vocês realizam e ainda convencer o cliente de que a sua agência é a escolha certa.

Embora não exista fórmula mágica para resolver essa questão e a habilidade seja basicamente desenvolvida com a prática, existem algumas dicas que podem ajudar você na hora de montar propostas melhores. Continue a leitura e descubra quais são elas!

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Entenda o que é uma proposta comercial

Antes de começar esse guia completo sobre como fazer uma proposta comercial, vamos primeiramente definir com exatidão o que é, de fato, a proposta comercial: um documento cuja função é descrever os serviços que serão prestados ao cliente em potencial e quais valores ele deve pagar por isso.

A apresentação da proposta comercial pronta para o prospect determina o momento em que o cliente e a agência entram ou não em um primeiro acordo de fazerem negócio. Basicamente, a partir da demonstração o prospect decidirá se faz negócios com a agência ou não.

Portanto, a proposta comercial tem um papel fundamental na conversão de um potencial cliente em um comprador de fato. Para entender melhor como isso funciona, vamos definir adiante precisamente qual a função de uma proposta comercial.

Saiba o objetivo da proposta comercial

Justamente por parecer algo muito simples, muitas vezes quem está formulando uma proposta comercial esquece o principal objetivo desse documento. A proposta tem como função apresentar ao possível cliente que a agência consegue atender as suas necessidades.

Tenha em mente que isso significa que cada proposta deve estar de acordo com as especificidades de cada prospect, deixando claro de que forma a agência consegue suprir com eficiência todas as demandas.

É essencial que o vendedor entenda que o momento de apresentar a proposta não é apenas uma formalidade ou um documento imparcial, mas sim uma oportunidade de reforçar os benefícios que a agência pode representar para o prospect.

Entenda quem é e o que deseja seu prospect

Antes de começar a colocar a “mão na massa”, é muito importante que você se reúna com o potencial cliente e faça um bom briefing, entendendo quais são as principais dores desse prospect e o que ele espera que a sua agência traga de resultado.

Alinhar esses pontos antes de enviá-la é fundamental, afinal, somente assim você poderá produzir um material que esteja alinhado com o que o futuro cliente espera — e aumentar as suas chances de fechar negócio.

Se for possível, tenha um pré-roteiro de determinadas perguntas padrão que ajudam você a entender o cenário e a definir as estratégias que serão mais eficientes. Quanto mais você entender o problema, mais fácil será produzir a proposta depois.

Crie uma solução personalizada

Agora que você já entendeu o que o cliente deseja, é hora de começar a definir e a desenhar a estratégia que será apresentada na proposta dentro do tempo estipulado na reunião, focando nos objetivos desejados pelo prospect.

Realizar essa etapa antes de escrever a proposta comercial é muito importante, pois ajudará a entender quantos profissionais você terá de alocar para atender essa conta, quais jobs terão de ser feitos e qual o cronograma de entrega, por exemplo, tornando mais simples precificar com precisão o seu trabalho.

Aproveite a oportunidade para realizar uma boa pesquisa sobre as especificidades do mercado de atuação do potencial cliente, cases de sucesso de outras agências podem ajudar você a ter novos insights.

É importante que fique claro no documento final para o cliente em potencial os dados importantes sobre o serviço oferecido. Para que fique evidente para o prospect que fechar um acordo com a agência é a escolha racional mais sábia para a empresa.

Isso significa ressaltar as principais necessidades da empresa com as respectivas ações propostas pela agência que irão agir pontualmente para a resolução dessas deficiências.

Apresente o escopo de trabalho

Após ter determinado os detalhes sobre o serviço que será ofertado, é importante que essa discriminação esteja contida na proposta comercial. Apesar de parecer um pouco óbvio, dado o objetivo do documento, muitas vezes os vendedores falham em detalhar suficientemente para que o potencial cliente entenda e confie na proposta.

Apresentar o escopo de trabalho significa exemplificar com precisão quais serviços serão prestados, em que data e de que forma. Também contam com informações a respeito de horas dedicadas, quantidade de profissionais envolvidos na equipe e quais as etapas necessárias para implementar a proposta.

Facilite a leitura do escopo

Por se tratar de uma parte mais densa do projeto, com informações técnicas e detalhadas, é importante prestar atenção a fatores que facilitam a leitura da seção. O uso de recursos como tópicos, listas, títulos e subtítulos ajudam na fluidez da leitura do documento.

Além disso, também é possível destacar os dados mais importantes para o prospect negritando ou sublinhando palavras-chave.

Comece a produzir um modelo de proposta comercial

Com tudo isso bem claro e definido, será mais fácil passar as ideias para o papel, já que a maior parte do trabalho foi feita. Nessas horas, lembre-se de que uma apresentação adequada é fundamental para transmitir ainda mais confiança e segurança.

Por isso, use um papel timbrado e crie uma estrutura simples que poderá ser seguida de forma padrão nas suas demais propostas, como a seguir:

1. Capa

A capa é a apresentação da sua proposta comercial, como a primeira impressão é importante, vale a pena caprichar. É importante constar nessa parte o nome da agência e do prospect.

2. Índice

Aqui é onde serão organizadas para o manuseio todas as seções com as informações que constarão na proposta comercial. Trata-se de um elemento simples mas imprescindível principalmente em propostas volumosas, com muitas páginas.

3. Introdução

A introdução da proposta deve ser concisa e simples, evitando confusões ou dúvidas iniciais. Nessa seção é onde será brevemente descrita a agência, sua experiência e forma objetiva como vai solucionar o caso do prospect, contido nas próximas páginas da proposta.

4. Argumentação

Provavelmente é uma das partes mais importantes de todo documento. Trata-se da seção em que a agência explicará de que forma o cliente tomará uma decisão acertada ao contratar seus serviços.

Aqui é onde deve ficar claro para o prospect por que ele deve escolher a agência e os serviços que estão sendo oferecidos. Além da descrição da solução específica para cada potencial cliente, a argumentação também deve incluir os diferenciais da agência e seus pontos fortes.

É recomendado que a argumentação seja baseada em dados concretos e informações precisas, como infográficos de indicadores-chave pertinentes ao projeto ou números importantes da agência.

5. Solução

Depois da argumentação vem o detalhamento de como será realizada cada ação, a metodologia aplicada no serviço e a estratégia a curto e médio prazo (ou até mesmo longo prazo, dependendo do tipo de proposta).

Uma solução bem descrita envolve o escopo citado acima no artigo, assim como a projeção de dados como o resultado que espera-se alcançar no período determinado.

6. Cronograma

Após a descrição com precisão dos serviços que serão prestados, é importante para o futuro cliente entender o tempo gasto em cada etapa, assim como os prazos de entrega para cada produto.

7. Valores

Como o nome sugere, depois de detalhar todo o serviço é hora de falar quanto custará para o prospect e qual modelo de pagamento adotado, como o fee mensal.

É fundamental que a agência aja com transparência e honestidade na hora de apresentar os valores, para que não haja nenhuma surpresa do cliente quando for fechar o acordo ou em alguma etapa adiante da negociação.

8. Termo de Confidencialidade

Trata-se da seção que protege sua agência de vazamento de dados importantes sobre suas operações. Aqui o prospect se comprometerá em não divulgar informações privadas da agência, sobre os valores e serviços prestados. O mesmo ocorre com a agência, que não deve compartilhar as informações coletadas em confidencialidade com o prospect.

9. Conclusão

Hora de encerrar a proposta comercial e garantir mais uma inserção de marketing e branding pessoal.
Nessa parte você poderá explorar um pouco mais sobre a experiência e a expertise dos seus times, incluir depoimentos de outros clientes que atuem em uma linha mais ou menos semelhante à da empresa em questão, entre outros.

É claro que esses tópicos são apenas algumas sugestões e você poderá alterá-los de acordo com as suas necessidades, sempre tentando deixar a sua proposta objetiva e clara.

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Inclua as regras e outras condições

Esse é um tópico a parte, pois é uma área mais burocrática, mas extremamente importante e que deve estar sempre presente em qualquer proposta do tipo que você enviar. Muitas vezes, poderá ser necessário contar com o auxílio do jurídico da sua agência.

Aqui, você deverá incluir todas as condições e normas que devem ser respeitadas para que o trabalho aconteça, como cobranças adicionais para serviços extras não contemplados na proposta e no contrato, política de refação, multas por atraso de pagamento ou quebra de contrato, juros, formas de cancelamento do serviço, entre outros pontos.

Revise toda a proposta comercial

Não tem nada pior para destruir a confiança de uma empresa do que apresentar um documento repleto de erros de português ou de digitação, demonstrando despreparo e até desatenção com o cliente.

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Por isso, revise toda a proposta, confira se o nome do possível cliente está escrito corretamente, analise todos os textos e gráficos, confira os números das páginas etc.

Apresente outras soluções interessantes

Não é porque você definiu como estratégia o uso dos serviços X e Y que você não pode mostrar ao possível contratante outros tipos de jobs que vocês realizam, os quais também podem interessá-lo.

Crie um anexo na proposta, explicando as demais soluções que a sua agência oferece, sempre, claro, tentando relacioná-las à realidade do seu prospect e aos objetivos que ele tem.

Sair das soluções convencionais pode ser uma ótima forma de mostrar ao futuro cliente a versatilidade e inovação da agência. Ao apresentar propostas alternativas, é possível até mesmo valorizar a proposta principal (por comparação).

Apresente sua agência

Como dito acima, o momento da apresentação da proposta comercial pode ser uma oportunidade para reforçar a estima do prospect pela agência. Logo, por mais que o cliente em potencial já conheça a agência, aproveite o ensejo para destacar ações de sucesso e contas grandes.

Não é necessário se prolongar durante a apresentação da história da agência e sua credibilidade; inclusive pode ser contraproducente dar atenção excessiva a essa parte. Assim, é recomendado que essa seção seja breve, podendo utilizar links para que o prospect aprofunde no portfólio da agência se desejar.

Seja criativo

O trabalho das agências está sempre relacionado à criatividade, então por que não aplicar essa característica também em como fazer uma proposta comercial? Embora ela deva ser clara e objetiva, poderá contar com um toque diferenciado, que traduza um pouco da essência da sua agência.

Você poderá criar uma capa mais elaborada, trabalhar com um papel timbrado diferenciado, expor as informações por meio de infográficos bastante visuais, entre outros.

Não se limite a explorar recursos como infográficos tridimensionais, animação e mapas mentais ou fluxogramas. Por meio dessas ferramentas é possível inclusive explicar algo complexo de forma que seja facilmente assimilada, por meio de linguagens conhecidas como o “mapa mental feito à mão”.

A criatividade, contudo, não precisa ser usada apenas na parte gráfica. Pense em soluções inovadoras e diferenciadas, sem perder o escopo definido pelo cliente na reunião de briefing.

Faça um bom follow-up

Proposta enviada, acabou o trabalho? Nem pensar. Manter o contato com o prospect pode ser fundamental na hora de conseguir a conta. No dia seguinte, após enviar o documento, entre em contato perguntando se ele foi recebido, se existem dúvidas sobre o material e tente agendar uma reunião para conversar sobre a proposta.

Lembre-se de que existem alguns prospects que podem demorar um pouco mais para se decidirem, por isso, dê esse tempo e essa liberdade, sempre se mostrando disponível para esclarecer as dúvidas que possam surgir.

Uma dica que pode ajudar a dar um senso de urgência maior é oferecer um desconto em porcentagem para o fechamento na mesma semana, ou treinamentos e serviços adicionais, por exemplo. Se o prospect enxergar valor nessa facilidade, poderá entender que a sua proposta é mais interessante que a da concorrência e fechar um pouco mais rápido o serviço.

Entenda como o Personal Branding pode ajudar

Personal Branding é um conjunto de estratégias para o gerenciamento da sua marca pessoal, é a imagem que você projeta diante do público, trazendo informações como os seus diferenciais, suas habilitações e capacidades. Quando você lembra de alguma marca e tem uma resposta emocional a essa recordação, você está lidando com o Branding pessoal.

Ou seja, esse conceito faz um laço entre as técnicas de marketing e a impressão que a marca promove nas pessoas. A gestão desse elo é o Personal Branding. Diferentemente do marketing, que se concentra nas formas de propagação e promoção de uma empresa, o branding foca na filosofia e essência.

O Personal Branding vincula a imagem de uma corporação a uma pessoa que é autoridade dentro do empreendimento. Esse indivíduo é a referência para o cliente ou prospect, permitindo a formação de um vínculo de confiança, transparência e pessoalidade. Cada vendedor, ao elaborar uma proposta comercial, deve se colocar como o representante da empresa e personificar os valores e o tom da marca.

Saiba qual a importância do Personal Branding para uma proposta comercial de sucesso

Investir em Personal Branding é fundamental para montar uma proposta comercial de sucesso porque a medida gera autoridade para a marca. As pessoas manifestam muito mais confiança em outros indivíduos (que têm uma postura e expressam conhecer bastante uma área) do que em empresas. Assim, Personal Branding gera autoridade para a marca e mostra que a organização conta com pessoas fortes no campo de atuação.

Uma agência de comunicação representada por pessoas com elevada competência tem mais autoridade no mercado. Assim, ela se sobressai diante das concorrentes.

Além disso, os algoritmos de redes sociais privilegiam o contato entre pessoas, deixando os perfis de empresas em segundo plano. Com uma estratégia de promoção da marca pessoal, a agência se destaca no mercado e consegue uma interação mais próxima com o público.

Veja quais erros evitar em uma proposta comercial da agência de comunicação

Há vários pequenos erros que podem fazer você perder uma venda valiosa. Veja quais são essas falhas e evite que elas apareçam no seu trabalho!

Agir como se o negócio já estivesse fechado

Uma venda só está fechada a partir da assinatura do contrato. O cliente pode estar com uma posição favorável, tendendo fortemente a aceitar o negócio. Mas isso não significa que está tudo resolvido. Pode surgir um obstáculo, o orçamento pode ultrapassar a possibilidade dele, pode haver outra proposta mais atraente e diversas outras questões.

Achar que o negócio já está fechado pode fazer você redigir uma proposta comercial de baixa qualidade, sem as informações necessárias e sem os elementos que demonstrem o potencial da sua marca. Aja de forma realista, dando o seu melhor na confecção do documento. Veja a chance de o cliente ler a proposta como uma oportunidade a ser aproveitada.

Cometer descuidos na escrita e linguagem

Muitos vendedores se descuidam no momento de escrever a proposta comercial. Erros de português e concordância podem ser muito comprometedores para a imagem da empresa, passando a impressão de falta de preparo e inexperiência.

O uso de muitos jargões do marketing também pode ser o problema: se o cliente não os conhece, a leitura fica pouco compreensível e ele não absorve a essência do conteúdo.

Um problema que pode aparecer na linguagem é o excesso de formalidade. O texto fica rebuscado, mas sem nenhuma tonalidade da empresa, o que provoca o distanciamento e a sensação de impessoalidade, que afastam o cliente do relacionamento positivo que vinha sendo construído até então.

É importante ter seriedade, mas sem descuidar das características mais marcantes da agência. Certamente, sua marca tem um tom único, que todos os profissionais adotam nos conteúdos e entrevistas realizados. Esse tom deve aparecer também na proposta escrita.

Escrever uma proposta comercial muito geral e distanciada das necessidades do cliente

Algumas agências contam com modelos de proposta comercial para facilitar o trabalho dos vendedores. Ter um padrão é importante. A organização pode desenvolver um esquema para o documento que seja singular. Porém, ao usar um desses padrões, é importante que o vendedor faça a adequação dos itens às necessidades e objetivos que o cliente apresentou.

As questões discutidas nas reuniões e negociações devem ser contempladas. Criar uma proposta personalizada, adequada às necessidades e objetivos do cliente, pode ser um verdadeiro diferencial que facilita a assinatura do contrato. Uma excessiva impessoalidade cria um distanciamento e a sensação de não ter sido escutado ao longo dos atendimentos publicitários.

Demorar a enviar a proposta

A velocidade para enviar a proposta ao cliente pode fazer a diferença na tomada de decisão dele. Demonstre agilidade e eficiência. Após prometer enviar uma proposta comercial, faça-o no máximo em algumas horas. Sua velocidade vai ser percebida e valorizada, além de ser uma vantagem em relação aos concorrentes.

Faça todos os esforços possíveis para evitar atrasos, mas caso algo assim aconteça, ligue para o cliente avisando. Mostre que você tem compromisso com ele. Mas tenha consciência de que, ao enviar o documento o mais rápido possível, você se coloca em um lugar mais favorável aos olhos do contratante.

Da mesma forma, é imprescindível que a agência consiga manter os prazos acordados, seja para encontros agendados ou para entrega de produtos ou serviços. Pontualidade e compromisso são valores altamente estimados em todo mercado empresarial. A capacidade de confiar na agência é fundamental para que o prospect se sinta seguro a prosseguir com as negociações.

Não manejar adequadamente o follow-up

No final da proposta comercial, há um espaço para colocar números de telefone, WhatsApp e e-mail da empresa. Assim, se o cliente decidir firmar o contrato, ele pode contatar a agência para fazer a comunicação. Porém, deixar tudo nas mãos dele pode ser uma forma de perder aquela venda.

É preciso fazer o acompanhamento com cuidado. Procurar o cliente é necessário, mas isso não pode ser feito de forma invasiva. Você pode usar a regra do 1-3-7 e ligar para a pessoa 1 dia após o recebimento da proposta, 3 dias depois e ao fim de 7 dias após o envio do documento. Mostre-se disponível para esclarecer dúvidas e prestar esclarecimentos e seja cordial e respeitoso.

Fazer uma boa proposta comercial exige habilidade, treino e muito esforço. Mas o mais importante é saber adequar os padrões oferecidos pela agência às necessidades do cliente, criando um conteúdo coerente, atraente e personalizado. Com o investimento certo de tempo e com dedicação e trabalho, é possível montar um documento brilhante e mostrar todo o diferencial que a sua empresa tem.

E, então, depois dessas dicas, ficou mais fácil saber como fazer uma proposta comercial da agência de comunicação? Gostou também de saber como o Personal Branding é valioso na montagem do documento e em toda a sua atuação em marketing? Então não pare por aqui e confira nosso post completo sobre gestão de agência e alavanque sua lucratividade!