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Você sabe como cortar gastos sem afetar a lucratividade da sua agência?

Neste artigo mostramos para você quais decisões tomar para cortar gastos na sua agência e aumentar sua margem de lucro nas campanhas de seus clientes!

reduzir custos e aumentar a lucratividadeReduzir custos sem afetar a lucratividade é um desafio. Mas nós vamos te ajudar com este post!

Essa pergunta persegue qualquer gestor de agência dia após dia: como ter ideias inovadoras para cortar gastos tendo um plano de ação para aumentar a lucratividade? De fato, é uma questão que diz respeito a todas as áreas da agência e dependendo do caminho a ser seguido para respondê-las pode impactar no crescimento e na saúde da organização.

Não é aconselhável cortar gastos que impactem na lucratividade; e não dá pra perseguir um aumento da margem de lucro sem se atentar para o budget das campanhas. É preciso encontrar um equilíbrio entre esses dois fatores financeiros para que as contas não desandem e você não perca em produtividade na agência.

Confira agora neste artigo tudo o que você precisa saber para que as finanças da sua agência estejam sempre no verde e rumo ao crescimento!

Quais práticas impactam negativamente na lucratividade?

Primeiramente, devemos pensar quais fatores podem ser ruins no rendimento geral da agência. De maneira geral, uma gestão que não integre os setores e que não possua uma metodologia concreta para ser aplicada nos processos é o principal gargalo na lucratividade. Outras atitudes também entram para piorar esse quadro, como:

  • colocar profissionais caros para executar tarefas simples;
  • depender de briefings mal estruturados;
  • não considerar o tempo gasto nas alterações solicitadas pelos clientes;
  • dar descontos nos serviços sem avaliar a margem disponível;
  • ter uma má gestão de pessoas;
  • padecer de excesso de burocracias.

Como resolver esse cenário?

O primeiro passo é conhecer a capacidade produtiva da equipe para facilitar o planejamento operacional. Ou seja, alocar profissionais cujo perfil se encaixe no tipo de serviço solicitado e, dessa forma, manter o custo operacional dos jobs sempre condizente com o que o cliente está disposto a investir.

Outro ponto interessante é melhorar a gestão de projetos e campanhas, para que não haja refações e o tempo gasto seja o mais eficiente possível. Para isso, um software de gestão completo, com relatórios financeiros assertivos, ferramentas para visualização em tempo real da execução de tarefas e uma metodologia voltada para a otimização de todos os processos, pode ser o melhor caminho para aumentar a lucratividade da agência e reduzir custos.

Calculando o lucro dos serviços a partir dos relatórios de produtividade

Com uma equação simples é possível verificar se a lucratividade está positiva e se este lucro possibilita o crescimento da agência. Com ela dá pra ver também se os custos de produção estão elevados. É basicamente assim:

Lucro Bruto = Faturamento - Custos de Produção

Em relação aos indicadores usados como base de cálculo, pode-se:

  • ratear o salário pelas horas de trabalho do mês;
  • incluir os custos deste profissional na folha de pagamento da agência;
  • ter como base de referência para definir o valor/hora pode ser a tabela do Sindicato das agências.
  • incluir as despesas operacionais com maquinário, energia, internet, telefone, insumos, etc.

Além disso, você pode utilizar vários relatórios para entender melhor as relações de custo e faturamento. Analise quais clientes são mais ou menos rentáveis; veja quais foram os pagamentos de jobs e serviços realizados pelos clientes; examine quanto foi gasto em comissões aos fornecedores; e faça mais relatórios de fechamentos de jobs e clientes para ter um panorama da receita da agência em um determinado período.


Como aumentar a lucratividade?

E então, quais medidas tomar para melhorar os ganhos com as campanhas para seus clientes de maneira saudável? Aqui o mais importante é conseguir pensar em estratégias de crescimento que levem em consideração o nível de maturidade da sua gestão para que você não coloque o carro na frente dos bois e tenha problemas com gastos excessivos mais pra frente. Você pode aumentar a lucratividade:

  • melhorando a precificação de seus jobs e serviços;
  • promovendo o crescimento dos clientes atuais;
  • criando fontes de receitas adicionais. Algumas agências inovaram e produziram seus serviços através da venda de modelos de design como a freepik.com ou pela criação de um produto SaaS (Software ou Solução Vendida como Serviço)
  • estruturando um funil de vendas para a prospecção de novos negócios;
  • melhorando a produtividade da equipe;
  • padronizando processos nas áreas de serviço e gerenciamento, como onboarding de clientes, gestão de projetos, faturamento, etc.;
  • colocando processos no lugar para identificar rapidamente se um prospect tem fit com sua agência antes de perder muito tempo elaborando uma proposta;
  • desenvolvendo estabilidade financeira com uma gestão integrada;
  • cobrando pelo planejamento estratégico das campanhas;
  • construindo reputação e autoridade no mercado para ter mais poder de barganha com clientes;
  • investindo em recrutar e desenvolver novos profissionais no mercado.

E como cortar gastos?

Beleza, vimos como aumentar a lucratividade. Mas e pra fazer isso reduzindo custos? Tente começar com pequenas mudanças antes de tomar medidas mais impactantes, se for o caso. Pode ser que você não esteja usando seu time e seus sistemas no seu máximo de capacidade, e só melhorar nestes pontos já pode ser suficiente. Ainda assim, outras estratégias podem ser interessantes para a redução de custos, como:

  • não precisar contratar novos colaboradores para atender a mesma quantidade de clientes;
  • usar inteligência artificial e chatbots para automatizar tarefas corriqueiras para que o marketing foque em áreas estratégicas e na criação de bons conteúdos;
  • rever seus fornecedores para verificar se você não está pagando caro por um serviço e se concorrentes não tem um preço mais em conta, sem perder em qualidade;
  • buscar por parcerias para se aliar em projetos que tragam resultados para seus clientes;
  • monitorar constantemente suas métricas para visualizar rapidamente gargalos em sua estratégia;
  • adotar uma ferramenta de gestão integrada, sem que seja necessário utilizar vários softwares que não viabilizam a integração do time e, consequentemente, custam mais para a empresa.

E mais uma dica: se você não consegue medir algo, você não consegue melhorá-lo. Rastreie todas as mudanças que você fizer em sua gestão, tanto relacionadas ao corte de gastos quanto ao aumento da lucratividade. Faça testes A/B, mude processos apenas para um cliente ou tente trabalhar com freelas por um momento.

Gerenciar uma agência ou uma house é estar sempre pronto para se adaptar às tendências dos consumidores e do mercado. Isso não é diferente na hora de cortar gastos e aumentar a produtividade. E que tal contar com um software completo, fortalecido a partir de uma metodologia concreta e assertiva, para te ajudar a gerir essas decisões? Experimente o iClips por 7 dias e otimize os processos de sua agência!

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