13
jun

Como montar uma régua de cobrança para sua agência?

A régua de cobrança pode ser a ferramenta que você precisa para acabar com a inadimplência de clientes na sua agência! Confira!

A régua de cobrança significa mais automação, controle e redução da inadimplência em sua agência!

Ter total controle da parte financeira da agência não é tarefa fácil. São tantos dados, números e datas que é muito comum ficar perdido nesse mundo de gráficos. Existem várias complicações e desafios na área das finanças, mas fato é que uma das piores é a inadimplência de clientes. Não receber o pagamento no dia combinado pode desajustar todo seu planejamento e atrapalhar seus investimentos. No entanto, existe uma ferramenta perfeita para diminuir muito esse problema na agência: a régua de cobrança.

Com ela você consegue melhorar e muito seu processo de cobrança e envio de boletos para que os clientes fiquem na mesma frequência que a agência e tenham mais facilidade de pagar pelos serviços na data combinada.

Tensões financeiras estão entre os maiores problemas de relacionamento entre agências e clientes. E o grande causador disso é que ambas as partes não se comunicam muito bem sobre como eles lidam questões financeiras. Isto leva a conflitos desnecessários sobre cobrança, taxas, datas e estimativas.

Pensando nisso, preparamos este post, onde iremos mostrar a importância da régua de cobrança e como montar uma para sua agência.

O que é uma régua de cobrança?

A régua de cobrança é uma ferramenta baseada em uma série de passos com o intuito de reduzir a inadimplência de clientes na agência e tornar mais prático o processo de cobrança. Todos os projetos e campanhas podem entrar na régua de cobrança, automatizando o envio de boletos e mensagens alertando sobre o pagamento.

Em outras palavras, uma régua de cobrança estabelece um fluxo automático de disparo de mensagens e boletos para os clientes. A inadimplência, na grande maioria das vezes, acontece por falta de comunicação ou por processos de cobrança mal organizados, o que deixa tanto a agência quanto os clientes perdidos no meio das finanças. O cliente provavelmente recebe inúmeros emails por dia e o seu pedido de pagamento pode passar despercebido nesse montante.

Nessa medida, antes de tudo você precisa definir quais as melhores datas para o envio das mensagens e através de quais canais esse disparo seria mais efetivo (Whatsapp, email, SMS ou por meio de uma plataforma integrada).

Como montar uma para sua agência?

Vamos dar um exemplo para ilustrar melhor a funcionalidade da régua de cobrança. Para este exemplo, vamos supor que a data de vencimento do boleto seja no 5º dia útil.

  1. Após estabelecer a data de vencimento, o primeiro passo é enviar o boleto junto com a fatura do serviço para o cliente.
  2. Envie uma mensagem alertando que o boleto vence em 5 dias.
  3. Envie outra mensagem no dia do vencimento.
  4. Depois do vencimento da fatura, se o cliente ainda não tiver efetuado o pagamento, mande um alerta avisando que o boleto venceu há cinco dias.
  5. Dispare outra mensagem dez dias depois do vencimento.
  6. Se passaram mais de 15 dias do vencimento, mande uma mensagem amigável comunicando sobre a inadimplência.

Depois de enviar todas essas mensagens, é muito provável que o cliente já tenha realizado o pagamento. No entanto, mesmo se após todos os alertas ele não tiver pago, tente um contato mais pessoal por telefone. O intuito aqui é que o cliente faça o pagamento, pois gerar uma situação constrangedora pode significar a perda desse cliente, resultado ruim para a agência.

O mais importante aqui é que as mensagens da régua de cobrança preparam a mente do cliente para o pagamento. Uma fatura é sempre um choque, mas se você envia mensagens alertando para a data de vencimento, o cliente já vai antecipando esse “choque” e se vê mais preparado para lidar com o pagamento.

Powered by Rock Convert

Quais as vantagens da régua de cobrança?

Essa ferramenta é muito importante para a gestão financeira da agência, pois tem o papel de prevenir a inadimplência, ajudando na saúde financeira e no faturamento de uma maneira geral.

A régua de cobrança auxilia na obtenção do controle das vendas já no momento em que são realizadas. Dessa forma, você evita situações constrangedoras de suspensão de serviços, cobranças judiciais ou negativação do nome do cliente em serviços de proteção ao crédito. Quando você suspende um serviço ou perde o cliente, ocorre diminuição da receita prevista para o próximo mês, prejudicando a lucratividade.

Dito isto, a régua de cobrança tem como objetivo firmar uma relação amigável com o cliente, colocando ele e a agência numa situação colaborativa. A régua de cobrança, além de automatizar esse processo, previne conflitos que podem colocar agência e cliente um contra o outro.

Outro aspecto positivo da ferramenta é que ela deixa todo esse processo complicado de cobrança com um ar mais profissional e sério. O cliente começa a ter uma visão mais positiva da sua agência, pois ele pode acompanhar todos os procedimentos de maneira antecipada. Ou seja, ter esses processos mensuráveis e otimizados gera credibilidade para sua agência.

Optando por uma régua de cobrança automatizada, você facilita o recebimento com disparos diretos de boletos e comunicados. Assim, você não precisa perder tempo se preocupando em atualizar boletos e enviar mensagens de cobrança e faturas manualmente para cada cliente.

Quais outras dicas para lidar com a inadimplência?

Fazer seus clientes pagarem no tempo certo dá um grande trabalho, realmente. A régua de cobrança é a melhor saída para adequar os pagamentos e eliminar os atrasos na sua agência. No entanto, algumas outras práticas podem te ajudar a melhorar o processo de cobrança.

  • Ofereça incentivos para pagamentos adiantados: isso irá agilizar o processo e desenvolver a lealdade dos clientes. Eles têm em mente que terão que pagar eventualmente, mas se eles souberem que, ao pagar adiantado ou na data de vencimento, terão benefícios, isso será muito mais recorrente;
  • envie o boleto para a pessoa certa: isso é especialmente relevante para grandes empresas. Quando seus clientes concordam com as condições de pagamento no briefing, tenha certeza que eles irão saber para onde esse pagamento irá. Só vai custar alguns minutos para decidir quem receberá o boleto, poupando tempo precioso lá na frente;
  • estabeleça relações pessoais com os clientes: você pode não ter energia mental o suficiente para fazer isso, mas conhecer a fundo seus clientes te dará uma rota mais fácil para a coleta de pagamentos. No caso de alguém não pagar, você se sentirá mais confortável em entrar em contato. É bem melhor enviar um lembrete rápido para alguém que você conhece do que para um desconhecido de maneira formal. Conexões pessoais com seus clientes vão assegurar o recebimento de dinheiro mais rápido;
  • pense nos pequenos detalhes: existem uma variedade de fatores que podem aumentar a velocidade com a qual a sua agência recebe pagamentos. Reflita sobre a hora do dia que você está enviando os boletos, o design dessas faturas e o conteúdo delas. Você pode agilizar o processo com mensagens claras e concisas. Faça um visual interessante e inclua descrições do que o cliente está pagando.

Dar conta de todos os aspectos financeiros da agência não é algo que seja possível de fazer confiando apenas no instinto. Para uma boa gestão você precisa de processos mensuráveis e de dados reais.

Com a régua de cobrança você consegue otimizar seu processo de cobrança, mas existem muitas outras áreas do financeiro que sua agência precisa dominar para crescer. Para isso, um software completo de gestão para agências é essencial na organização de todas as áreas, do financeiro ao criativo.

E é por isso que o iClips, dentre inúmeras funcionalidades, também conta com uma régua de cobrança responsiva e adaptável à realidade de qualquer agência. Então que tal testar o iClips por sete dias e ver como é ter total controle da sua agência?

Nova call to action