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Relatório de produtividade: Quais itens não podem faltar no seu?

Veja o que não pode faltar em seu relatório de produtividade para tomar as melhores decisões para o seu negócio!

Relatório de produtividade: veja o que não pode ficar de fora do seu!

Relatório de produtividade: veja o que não pode ficar de fora do seu!

Se você é leitor assíduo do blog provavelmente notou que o assunto produtividade é abordado constantemente por aqui. Já falamos sobre uma série de boas práticas para fazer da produtividade um fator recorrente na rotina do time, mostramos como medir a produtividade na agência, entre outros.

E não é por acaso. Levando em consideração a concorrência acirrada no mercado publicitário, a exigência de clientes por serviços que tragam resultados, a quantidade de demandas que chegam na agência e os prazos apertados, não é exagero dizer que a produtividade é  indispensável para manter a qualidade das entregas

O post a seguir não irá reunir novas dicas de produtividade, pois acreditamos que elas já estão sendo adotadas na sua agência. (Esperamos que sim!).

Hoje, vamos falar sobre informações prévias para que você elabore um relatório de produtividade de forma assertiva, baseando-se nos gargalos e pontos de melhoria na agência. Se interessou? Continue lendo para descobrir!

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O que levar em conta ao elaborar um relatório de produtividade?

Um relatório de produtividade precisa se adequar às necessidades da agência, do contrário, você não terá dados suficientes para tomar as melhores decisões a favor da equipe. Descubra, então, o que não pode faltar no seu documento!


Relatório de duração das atividades

Quando se fala em produtividade, logo vem à mente a seguinte questão: Como aproveitar melhor o tempo de trabalho e ainda manter a qualidade dos jobs? Sabemos que não é uma tarefa simples, visto que os deadlines não perdoam, e a complexidade de uma nova tarefa pode travar qualquer profissional experiente. 

A boa notícia é que já existem ferramentas no mercado que possibilitam a extração de relatórios com a duração de todas as atividades executadas. Mas lembre-se, para ter acesso a tais informações, é necessário estar em dia com o timesheet, ou seja, dar play e concluir em todas as tarefas. Se você quer saber como esse recurso funciona na prática, já falamos sobre ele aqui!

Feito isso, é hora de começar as análises e entender como anda a performance da equipe. O primeiro passo é filtrar as tarefas no campo de busca. Algumas plataformas de gestão permitem que você faça essa busca através dos seguintes itens:

  • Palavras-chave;
  • Por um job específico;
  • Por um grupo de clientes;
  • Pelo responsável pela atividade em questão;
  • E até pela etapa de execução da tarefa. 

Em seguida, você irá se deparar com uma série de informações sobre o job, como: responsável pela atividade, data e horário de início e conclusão da tarefa, duração total da atividade, custo total e porcentagem da demanda. 

Agora você deve estar se perguntando, por que essas informações são importantes? Como gerenciá-las? Bem, tais análises permitem compreender a performance da agência como um todo ou de cada funcionário, permitindo que você pense em ações para melhorar a produtividade da equipe.

Além disso, você poderá entender se o tempo gasto para a execução das demandas estão em conformidade com o que foi planejado e não impactar sua margem de lucro

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Avaliação da performance

Uma das práticas fundamentais para agências que desejam melhorar a produtividade na rotina de trabalho é avaliar a performance de todo o time. E não, essa não é uma forma de vigilância. Muito pelo contrário.

Na verdade, isso irá direcionar as melhores práticas para que você lide com possíveis gargalos de maneira eficiente e ágil. Mas como analisar esses dados e tomar as melhores decisões?

Sistemas de gestão mais modernos já mostram o grau de rendimento por funcionário e por uma atividade específica. 

No primeiro caso, você consegue visualizar a quantidade de atrasos, tarefas em dia, total de atividades realizadas e porcentagem da performance. Já em relação às atividades, você terá as mesmas informações categorizadas por job.

Também dá para extrair relatórios de atividades e seus respectivos responsáveis ordenados por início, data de conclusão estimada e data fim da tarefa. 

Lembra do timesheet? Então, essa ferramenta também é a base para visualizar a atual atividade dos colaboradores. Caso ele utilize essa funcionalidade corretamente em todas as suas tarefas do dia a dia, você poderá entender qual funcionário está livre no momento, qual está trabalhando, alocando novas demandas de forma assertiva, sem sobrecarregar o seu time.

Em se tratando do atendimento, existe um relatório exclusivo para esse profissional. Seja de forma resumida, ou através de relatórios, é possível visualizar as atividades atribuídas ao colaborador e o status no qual a demanda se encontra.

Histórico de fluxos dos jobs

Que os retrabalhos são práticas inevitáveis na agência, não há dúvidas. No entanto, ter controle sobre o número de refações em cada uma das demandas permite que você mapeie os principais pontos de gargalo e pense em formas de lidar com eles.

Nesse sentido, o histórico de fluxo de peças de trabalho permite que você visualize as informações estabelecidas por você no momento da criação de uma nova atividade.

Por exemplo, se você definiu, na etapa do workflow, que uma determinada atividade será dividida em etapas de texto, arte, aprovação interna e aprovação externa, essas serão as informações que você verá no relatório do fluxo de trabalho no momento da sua análise.

Esse processo não só garante uma visualização geral dos jobs, como também permite que você entenda de onde vem o maior número de refações, estabelecendo melhorias e mudanças necessárias na produção. 

E já que estamos falando do histórico do que foi realizado, não poderíamos deixar de mencionar a importância de ter em mãos um histórico de todas as atividades criadas, seja ela relacionada a um projeto maior ou a uma campanha menos complexa.

Assim, você fica a par do tempo gasto pela equipe em sua elaboração, a data e o horário de conclusão, o custo total da atividade, etc.


Status das atividades

Além de um histórico do fluxo dos jobs, é importante que você tenha informações sobre o status de cada um. Sistemas de gestão mais robustos garantem o acesso a informações detalhadas sobre a data de entrega, data de conclusão e status do job.

Os gráficos também entram em cena para mostrar em qual etapa o job está: se já foi autorizado, aberto pelo cliente, aguardando aprovação, finalizado, entre outras atribuições.

O grande benefício desse recurso é permitir uma visualização geral do job. Isso porque, com ele você tem informações sobre briefing, perfil do cliente, atividades que precisam ser elaboradas, mídias utilizadas, orçamentos, verba, grau de prioridade, histórico do andamento e status do job, etc. Tudo isso em um único lugar. 

Custos das peças de trabalho

Tão importante quanto saber quanto tempo uma atividade levou para ser concluída, é entender quanto cada peça de trabalho inserida em um grande projeto custou para a agência.

Além de permitir que você efetue sua busca por um determinado job, cliente, data e fee mensal, também é possível visualizar todos os jobs para ter uma visão geral de valores envolvidos em cada um. 

Se tratando de uma campanha para redes sociais para um grande evento, como o Outubro Rosa, você poderá analisar o valor atribuído à toda campanha, mas também conseguirá compreender os custos de cada peça relacionadas a tal atividade, como anúncios para Facebook, vídeos, artes gráficas e outras demandas.

Isso irá garantir que você entenda se os valores estimados para uma campanha seguiram o que foi estabelecido no planejamento. Novamente, isso ajudará em melhores tomadas de decisão futuramente. 

E então, gostou de saber o que não pode faltar em suas análises sobre a produtividade do time? Saiba como a 2op aumentou em 70% da sua produtividade e, consequentemente, o seu faturamento.