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Refação: Como diminuir o retrabalho na agência?

As temidas alterações são verdadeiras inimigas da produtividade das agências. Neste artigo, confira algumas dicas para reduzir os retrabalhos em sua agência!

 
Como diminuir o retrabalho? 
 Neste artigo você vai entender um pouquinho sobre as melhores práticas de como diminuir o retrabalho nas empresas.

Sem dúvidas, refação é uma das palavras mais temidas na maioria das agências de publicidade. E com o mercado cada vez mais acirrado, é fundamental que as agências tenham um bom planejamento para evitar as alterações nos jobs e garantir uma boa margem de lucro líquido.  

 

O que é refação?

Essa palavrinha significa o ato de repetir determinados processos de produção sob um mesmo produto ou serviço. O objetivo é alterar, refazer ou ajustar de acordo com as necessidades de quem solicitou o produto ou serviço.

 

Quais são os impactos do retrabalho na produtividade da sua agência?

Antes de começarmos a falar propriamente das consequências que o excesso de alterações pode trazer para a agência, é importante reforçarmos que as solicitações de modificações nos jobs são práticas comuns por parte dos clientes. Mas, se possível, é bom evitá-las na rotina da sua empresa criativa. Abaixo listamos alguns dos impactos ocasionados por essa prática.

 

O seu time desperdiça tempo

Já parou para pensar que, ao realizar a mesma tarefa por várias vezes, a agência está utilizando um tempo que poderia ser empregado para realizar outras atividades? Apostamos que sim!

Sendo assim, toda a dinâmica do trabalho fica comprometida, já que dificilmente haverá apenas uma alteração para ser feita. Se cada cliente solicitar uma alteração, o seu tempo será gasto basicamente em trabalhar nos mesmos jobs. Um ciclo sem fim!

 

A produção fica comprometida

Aqui, o bom uso do tempo é mais uma vez a chave para que a capacidade produtiva seja valorizada ao máximo. Assim, quando há ocorrências frequentes de alterações, o rendimento é comprometido. Os problemas ocasionados por esse cenário são variados: vão desde a pressão dos clientes, passando pela insatisfação de funcionários, necessidade de horas extras, entre outros gargalos.

 

Sua agência perde clientes

A relação de confiança entre cliente e agência é um dos fatores que mantém o cliente certo de que sua agência é a melhor no que faz. E quando essa credibilidade é colocada em dúvida por conta de constantes atrasos, é bem provável que esse mesmo cliente vá procurar soluções em outra agência.

 

A qualidade do serviço é prejudicada

Embora a pressão por parte dos clientes, da agência e da própria autocrítica dos funcionários seja um aspecto recorrente no ambiente de uma agência, quando esse cenário é potencializado, o trabalho dos colaboradores pode ser severamente comprometido. 

 

Como evitar retrabalhos?

As rotinas das agências de publicidade são sobrecarregadas, e é normal que chegue uma alteração ou outra em um job. Quem trabalha com criação e desenvolvimento sabe disso.

O que não deve acontecer é essa situação se tornar uma rotina. A margem de lucro da empresa é completamente prejudicada quando há alterações a todo momento e em muitos os jobs. 

Mas há maneiras de se evitar os ruídos nos projetos da agência para que não haja modificação neles.

E essas maneiras são bem simples e já praticadas pelas agências. Porém, algumas não evitam essas refações e perdem o tempo de seus profissionais que poderia ser aproveitado em um novo projeto, melhorando a rentabilidade da sua agência.

É preciso antes de tudo:

  • Fazer uma boa gestão de custos;
  • Avaliar se determinado job está conseguindo se pagar;
  • Entender o momento em que ele já está gerando prejuízos para a agência.

Quando há muitas alterações em jobs, provavelmente aquele serviço já não está gerando lucratividade significativa para a empresa. Além disso, quanto menos alterações, mais satisfeitos os clientes irão ficar e mais confiabilidade no trabalho da agência ele terá.


Por que tenho que evitar retrabalhos?

Por um motivo mais do que óbvio: modificar a mesma tarefa por várias vezes é sinônimo de perder tempo, e perder tempo é sinônimo de perder dinheiro, certo?

Por isso é tão importante uma boa gestão financeira, para avaliar se os jobs de uma agência estão gerando lucro e, se não estão, quais são os motivos de isso estar acontecendo.

Mas é importante que se tire uma lição de cada alteração que aterrissa na agência. Não basta somente que ela seja feita e pronto. É fundamental que cada funcionário analise bem o feedback que foi dado para não voltar a cometer os mesmos equívocos e para que sejam assertivos. 

Para te ajudar nesse processo, enumeramos alguns pontos essenciais para que você consiga evitar, ao máximo, as alterações que chegam na sua agência. Confira a seguir!

 

Treinando os colaboradores

Quando um membro da equipe sabe exatamente qual a sua responsabilidade, fica fácil mensurar o que cada erro ou até mesmo as consequências que o tempo perdido acarretam. A capacitação dos colaboradores surge exatamente para facilitar esse processo e evitar as refações.

E acredite, esse conceito passa longe de contratar o funcionário perfeito, que precisa de pouco ou nenhum direcionamento para dar conta de suas tarefas.

Pelo contrário, implementar técnicas de treinamento intensivo com a equipe é o primeiro passo para que produtividade e bom desempenho andem juntos.

E vamos concordar, é quase impossível encontrar um funcionário “pronto”, já que cada empresa possui suas particularidades e demandas específicas, o que de alguma forma conduz o colaborador para novas formas de aprendizagem e procedimentos alinhados com as necessidades da empresa.

E já que estamos falando de procedimentos, é ele quem vai definir os caminhos pelos quais um job passa, é aí que entra a preocupação com a refação. Como uma forma de resolver esse problema, o treinamento vem se mostrando uma alternativa barata e eficaz.


Como começar?

Antes de começar a colocar a mão na massa, entender e documentar o perfil de cada colaborador envolvido é primordial para que os resultados apareçam. Abaixo, listamos alguns pontos muito simples de implementar:

  • Enxergue os gargalos de produtividade;
  • Defina qual tipo de capacitação a pessoa precisa para obter excelência na sua função;
  • Juntamente com o colaborador, analise pontos de melhoria e defina ações para melhoria;
  • Monitore a evolução do funcionário.

Automatizando processos

Não faltam soluções tecnológicas que prometem reduzir o número de refação nas empresas. Mas o impacto que as mudanças ocasionadas por uma nova metodologia de trabalho é, na maioria das vezes, o que impede que as agências enxerguem os benefícios trazidos pela automatização dos processos.

Além da possibilidade de monitorar em qual estágio cada uma das tarefas se encontra, é possível direcionar um colaborador que apresenta maior domínio sobre uma tarefa específica, unindo produtividade e a garantia de que a tarefa agrade o cliente.

Alguns modelos oferecem a integração entre setores, possibilitando um sistema de informação e comunicação conjunto.

Desse modo, entender em que fase cada colaborador está em sua tarefa, garante um aumento de velocidade no cruzamento de dados, resultando em um maior rendimento operacional.

Uma maneira de avaliar se é o momento certo para implementar um sistema automatizado é entender se as alterações acontecem pela falta de produtividade do próprio colaborador ou por conta dos processos e ferramentas utilizadas.

Se você chegar a conclusão que sim, é chegou a hora de repensar a forma com a qual as tarefas são desenvolvidas.

Passo a Passo de como potencializar a Produtividade da sua agência

tudo bem?, tudo bem? A iClips e a Rock Content reuniram neste guia, práticas para potencializar a produtividade da sua agência ! É perfeito para você! Para fazer o download, preencha os campos a seguir:


Como aumentar a produtividade da sua agência?

 

 

Produzindo um bom briefing

Lá vem de novo o briefing! A gente bate muito nessa tecla, não é mesmo?! Mas falando sério, essa parte é o início de tudo.

É do briefing que vem todas as indicações e bases para o desenvolvimento de um job. É importante, portanto, que você não cometa nenhum erro produzindo o seu modelo de brief.

O briefing é o resumo, a instrução de todo o trabalho que você irá desenvolver, é o primeiro passo a ser dado depois do atendimento ao cliente.

Isso porque é neste documento que irão estar todas as informações que você precisa. Por isso, é importante que sejam inseridas apenas as informações extremamente necessárias, descartando todas aquelas que não acrescentam em nada no trabalho.

Neste documento, são indispensáveis informações como os principais dados do seu cliente, bem como os dos concorrentes; os objetivos que seu cliente quer conquistar e que vão ser a base para a campanha e também os meios e veículos pelos quais a campanha será divulgada. Faça o download do nosso modelo de briefing clicando aqui.

Por isso, o modelo de briefing que contém todas as informações necessárias e suficientes para servirem de base para o seu projeto resultará, certamente, em um trabalho mais bem feito. Isso é um fator primordial para entender como diminuir a refação. 

 

Organizando o fluxo de trabalho

Se tem uma palavrinha mágica que é o segredo de um trabalho e com bons resultados, essa palavra é organização. Planejamento e sucesso andam de mãos dadas.

Não é por acaso que, por trás de todo trabalho de criação bem sucedido, há um planejamento muito bem feito e organizado de acordo com as expectativas que se deseja alcançar. 

As agências de comunicação são divididas em setores e departamentos justamente para organizar melhor o fluxo de trabalho. O gerente de projetos de uma agência deve saber o caminho que um job percorre desde o atendimento até a entrega para o cliente final.

Mas, além disso, ele deve saber encaminhar o job para cada colaborador, e na ordem certa, de modo que a tarefa não fique "indo e vindo" entre diversos setores, o que pode interferir na qualidade final do job.

Como você deseja que a sua agência seja? Uma agência na qual o fluxo não é bem determinado e as tarefas se perdem no meio do caminho, se tornando confuso? Ou uma agência focada em performance e eficiência, na qual o caminho do job segue de modo certeiro e cada funcionário sabe exatamente onde e com qual colaborador a tarefa está?

Na segunda opção, com certeza o índice de alterações é bem menor do que no primeiro exemplo. Isso porque quanto menos confuso é o fluxo de trabalho, melhor o job é desenvolvido, por todas as partes da agência em que ele passará. 

 

Delegando as tarefas e os responsáveis pela condução dos jobs

Esse tópico se relaciona diretamente com o primeiro. Do mesmo modo que o fluxo de trabalho deve ser muito bem organizado, as pessoas que vão conduzir os jobs em seu caminho até o cliente final também é um fator primordial, assim como as tarefas e etapas bem divididas e bem delegadas.

Isso se aplica a qualquer tipo de agência, tanto nas menores e com poucos funcionários, quanto nas maiores. Quando um job chega na agência, é fundamental que seja estabelecido qual (quais) colaborador(es) vai (vão) tocar e produzir aquele projeto. 

A delegação das tarefas e dos responsáveis por conduzirem cada etapa de determinado job vai otimizar a produtividade da sua agência.

Além disso, vai evitar que seja necessária a alteração em alguma parte do job. Seguindo os seguintes passos, a arte de delegar tarefas será conduzida com muito mais fluidez:

  • Compreenda os pontos fortes e os de melhoria da sua equipe;
  • Ao comunicar algo ou delegar uma tarefa, seja claro o suficiente;
  • Não apenas delegue, mas acompanhe o processo;
  • Dê feedbacks constantes;
  • Faça com que o seu time seja melhor que você.

Limitando as alterações

Nas agências, uma prática muito comum é o contrato por Fee Mensal. Este tipo de contrato é um valor fixo que o cliente paga por mês para ter direitos a uma série de serviços preestabelecidas, ao invés dos mesmos serem cobrados por job. 

É possível já fechar um valor fixo X por todos os jobs a serem realizados; um valor menor Y + um valor para cada job ou o valor Z + a comissão por terceirização de serviços. 

Independentemente do tipo de contrato Fee Mensal, uma alternativa é já estabelecer e limitar, nesse contrato, a quantidade de alterações feitas em cada job. Desse modo, o cliente terá somente X vezes para alterar um job, não podendo ultrapassar esse limite. 

Esse modo de limitação pode evitar que um job volte, por exemplo, cinco vezes para a equipe da agência. O cliente vai saber que ele tem um número máximo de vezes que ele pode mandar para alteração.

O que o cliente deve saber é que todo trabalho criativo envolve horas de planejamento e de execução e deve, sim, ser mensurado e cobrado. E a questão do preço é justamente o que abordaremos no tópico a seguir.

 

Estabelecendo um custo por alteração

Do mesmo modo que, pelo contrato Fee Mensal, você pode limitar as alterações de um job, uma outra alternativa para diminui-las é estabelecer o custo por alteração.

Para praticar isso, é só calcular se as possíveis despesas com as alterações já não estão compensando a receita do seu Fee Mensal. Já se o seu o contrato não é Fee Mensal, não tem problema. Cada alteração pode ser cobrada separadamente também.

Cada mudança no job envolve tempo de trabalho dos colaboradores de sua agência. E para saber se as despesas já não estão mais cobrindo o lucro do job, você terá que calcular o tempo de trabalho de cada colaborador.

E isso é possível através do TimeSheet. Nos relatórios gerados por essa ferramenta, é possível perceber qual o valor/hora do funcionário. De acordo com esses dados, você pode cobrar as alterações dentro do Fee Mensal ou então por fora, baseando-se nas horas trabalhadas.

 

Estabelecendo uma comunicação entre a equipe

Desde a entrada de um cliente na agência até a entrega do job há um extenso fluxo de informação percorrendo todos os departamentos. Mas será que essas informações estão sendo transmitidas corretamente ou tudo acaba virando um telefone sem fio? Como fazer isso?

  • Torne a comunicação um ponto de referência entre a equipe: Garanta que todos conheçam o caminho que um job percorre, não apenas sobre o que diz respeito ao seu trabalho;
  • Faça com que o time entenda o que cada tarefa representa no resultado final da tarefa: Isso proporciona um maior direcionamento para que todos consigam entregar o melhor de si;
  • Não dê espaço para dúvidas: Certifique-se que nenhuma dúvida ou ambiguidade passe despercebida, nesse caso, mostre-se aberto para que sua equipe esclareça-as;
  • Utilize a tecnologia a seu favor: Por meio de ferramentas de gestão, é possível promover uma comunicação unilateral entre os departamentos, facilitando o trabalho de todos os envolvidos no projeto.

Isto porque softwares com esse perfil, promovem alertas automáticos sempre que um departamento precisa se comunicar com outro.

Por exemplo, se o tráfego da agência colocar uma peça nova em pauta, o criativo responsável será avisado.

Quando esse criativo concluir a tarefa, o tráfego é informado de que a peça está pronta. Esse mesmo processo também acontece nos outros departamentos.

Que tal ter (gratuitamente) uma planilha de tráfego para sua agência?

 

Mostrando regularmente resultados para o cliente

Deixar o cliente perdido em relação ao andamento do job é só mais uma forma de fazê-lo contestar tudo o que é entregue.

Nesse sentido, é importante estabelecer um grau de transparência entre agência e cliente. Antes de pensar "Mais reuniões com o cliente", muita calma!

É possível deixa-lo a par de tudo sem convocar reuniões mensais. Um envio de relatório mensal é uma excelente alternativa e, ao mesmo tempo, entrega confiabilidade ao cliente e torna a relação entre vocês muito mais saudável.

 

Desenvolvendo uma atitude preventiva

A melhor atitude para ter com relação ao retrabalho é tentar evitá-lo. Ou seja, é importante adotar uma postura preventiva. Isso é possível com o investimento máximo de esforços para que o trabalho saia em alta qualidade e de acordo com o que foi pedido pelo cliente. Se a equipe agir assim, as chances de aprovação logo na primeira avaliação são bem maiores.

Isso não significa que não haverá mais retrabalho na agência, mas as refações podem ser menos recorrentes. Afinal, o trabalho com publicidade é muito amplo e complexo.

Diminuir refação nas agências é uma tarefa desafiadora, mas neste post você conheceu uma série ampla de medidas que pode adotar para obter resultados mais positivos na sua companhia de publicidade. Implementando novas tecnologias, fortalecendo os planejamentos, capacitando o time e otimizando os processos comunicativos você certamente verá a redução do retrabalho no negócio.

Além disso, com essas alternativas, você pode aumentar a efetividade do empreendimento e melhorar a eficiência operacional do negócio. O clima organizacional também é afetado positivamente, pois a equipe vai ficar mais disposta e motivada com menos trabalho para refazer. Assim, há mais produtividade e qualidade no negócio.

 

Menos retrabalho, mais produtividade!

De qualquer modo, além do fator do custo das alterações dos jobs, é preciso conquistar credibilidade no mercado e ganhar a confiança do cliente, para que isso ocorra diminuir o número de modificações nos jobs é fundamental. 

Para te ajudar a iniciar esse processo, liberamos um modelo de briefing gratuito. É só clicar no banner e começar a utilizar na sua agência. E lembre-se, por mais que o dia a dia seja corrido, um bom planejamento se faz necessário para que as modificações nos seus jobs passem longe da sua rotina de trabalho. 

 Nova chamada à ação