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Sobrecarga no trabalho: as principais causas e como evitá-las

Saiba como evitar a sobrecarga no trabalho com as dicas do artigo a seguir!

Sobrecarga no trabalho: saiba como evitar!Entenda o que é a sobrecarga no trabalho e conheça as nossas dicas para evitá-la

A busca incessante por resultados e a dedicação em suprir as expectativas dos clientes são fatores comuns em qualquer negócio. Tais características são até saudáveis se seguidas de forma equilibrada e quando se leva em consideração a capacidade produtiva da organização. Mas, ao mesmo tempo, também podem levar a um cenário não tão positivo assim: a sobrecarga no trabalho.

Por se tratar de um assunto pouco abordado em agências de comunicação, muitos têm dificuldade em identificar os gatilhos que levam à uma sobrecarga e analisar se ela ocorre dentro da própria empresa.

Você passa por isso? Saiba que ela é capaz de trazer consequências delicadas para os colaboradores e, consequentemente, para a organização como um todo, tais como: queda na produtividade, dificuldades na concentração, distúrbios de sono, desmotivação, impaciência e outros sintomas físicos e psicológicos.

Quer saber como manter seus colaboradores sempre motivados e produtivos? Acompanhe o post e saiba como evitar a sobrecarga na rotina de trabalho!

Quais os fatores levam à sobrecarga no trabalho?

Antes de apresentarmos as principais dicas para evitar a sobrecarga no trabalho, separamos os três principais motivos que levam a esse fator. Veja:

Falta de organização

A organização é um assunto delicado pois envolve uma série de fatores que nem sempre têm relação com a capacidade que cada funcionário tem de se organizar em seu ambiente de trabalho. Vamos usar como exemplo o atendimento, profissional que precisa lidar com diversos clientes ao mesmo tempo e captar todas as informações necessárias para startar um projeto ou job.

Caso não haja o mínimo de organização, como o preenchimento de um briefing padronizado, os colaboradores envolvidos no projeto encontrarão dificuldades para executar sua parte. O resultado? Atrasos recorrentes nas entregas e, consequentemente, a insatisfação dos clientes.

Em muitos casos, a própria equipe percebe o gargalo mas - ou por medo de represálias ou de interpretações equivocadas - acabam não externalizando a sua própria percepção sobre o problema. Nesse caso, estabelecer processos e organizar a casa é fundamental para não ter surpresas ruins lá na frente. A seguir, separamos algumas dicas rápidas:

  • crie um cronograma para cada projeto realizado na agência;
  • tenha um conhecimento dos recursos disponíveis para que as ofertas de serviços sejam traçadas de forma eficaz ;
  • distribua as tarefas de forma adequada, alocando profissionais certos para as atividades certas;
  • promova um controle centralizado das tarefas a partir da otimização de processos;
  • crie um bom planejamento das atividades, determinando um esquema de divisão de tarefas entre os funcionários.

Microgerenciar os colaboradores

Um dos principais motivos para a sobrecarga de trabalho é, certamente, uma microgestão equivocada. Aqui, não estamos falando que os gerentes não devem supervisionar as etapas do trabalho, mas sim sobre o excesso de interferência aplicada de forma incisiva, demonstrando uma total falta de confiança e, em muitos casos, subestimando a capacidade dos colaboradores.

O resultado disso é a sobrecarga de ambos os lados: tanto dos funcionários, que acabando se sentindo pressionados diante das constantes fiscalizações, quanto dos gestores, que de certa forma tomam para si a responsabilização pela tarefa.

Nesse caso, uma boa dica é, antes da execução de cada projeto, evidenciar quais os objetivos em torno das demandas e explicar como devem ser realizadas. Saber delegar, conhecendo os limites e, ao mesmo tempo, dando autonomia ao time é fundamental para o sucesso das entregas.

Metas inatingíveis

Estabelecer metas é uma prática importante em qualquer negócio, pois são elas que direcionam a criação de ações e estratégias alinhadas aos objetivos dos clientes. No entanto, é preciso tomar um cuidado redobrado quando o assunto é estabelecer metas certeiras e realizáveis.

Do contrário, haverá um esforço mental desnecessário por parte da equipe em alcançar propósitos inatingíveis, gerando a sobrecarga de trabalho e até motivando o time a pensar que não está realizando um bom trabalho.

Mas como estabelecer métricas de forma eficiente? O primeiro passo é entender quais são as prioridades e criar um planejamento em torno delas. Um outro fator importante é conhecer a equipe e entender os seus pontos fortes e fracos, isso porque, as metas estão relacionadas com planos de ação executados por cada um. Nesse caso, é crucial alinhar as expectativas e delegar funções conforme a capacidade produtiva do profissional.

Quais ações colocar em prática para evitar a  sobrecarga no trabalho?

Chegamos no momento mais importante: entender, de fato, o que fazer para não deixar que a sobrecarga seja um fator recorrente na agência.

Ofereça treinamentos

Oferecer treinamentos com o intuito de aprimorar habilidades e conhecimentos dos colaboradores é fundamental para que sua agência ofereça soluções cada vez melhores. Ao aplicar essa prática de forma constante, as chances de sobrecarga são menores, já que a empresa estará gerando a oportunidade de otimizar o trabalho dos funcionários, apresentando novas técnicas e ferramentas capazes de tornar a rotina mais produtiva.

Foque no desenvolvimento organizacional

Não pense que os treinamentos devem ser voltados apenas a assuntos relacionados ao trabalho propriamente dito, existe uma infinidade de temas que podem ser abordados com o intuito de motivar os funcionários.

É aí que entra o desenvolvimento organizacional, técnica que envolve os esforços de uma empresa para melhorar os processos e solucionar problemas de forma eficaz e colaborativa. Aqui na iClips, por exemplo, denominamos esse momento como “Falando de Cultura”, onde abordamos temas importantes para a empresa a partir de reuniões semanais com toda a equipe.

O mais interessante é que essa técnica pode ser aplicada em diferentes tipos de organizações, incluindo agências de comunicação. E como estamos falando sobre a sobrecarga no trabalho, por que não utilizar esses encontros para apresentar dicas e recursos capazes de potencializar a produtividade, falar de boas práticas para motivar e engajar os funcionários, entre outros?

Reavalie o fluxo de trabalho

Em alguns casos, a sobrecarga dos colaboradores pode estar mais relacionada com os processos de trabalho estabelecidos pelas empresas do que aos profissionais. Nesse caso, é preciso ir além, entendendo os principais gargalos e tomando medidas cabíveis para solucioná-los.

No caso de agências de comunicação, o fluxo de trabalho é naturalmente movimentado, o que pode contribuir para a queda de produtividade, atrasos nas entregas e altos índices de refações. Não é segredo, portanto, que o próximo item da lista - quando não há uma organização recorrente do fluxo de trabalho - é a sobrecarga na rotina de trabalho.

Mas não se preocupe, há formas de reverter esse quadro.

  • Mapeando processos: A primeira forma de fazer isso é mapeando os processos para entender como as demandas se convertem em serviços e dão origem a uma campanha.
  • Criando um planejamento: Depois de reunir informações sobre o processo produtivo da agência, é hora de usar esses dados para construir um planejamento e pensar em soluções para possíveis gargalos identificados.
  • Automatizando processos: Quem não gosta de recorrer a ferramentas que facilitam os processos? Nesse caso, buscar ferramentas que dão suporte às atividades e integram as informações entre cada um dos setores é fundamental. Distribuição de tarefas, controle dos jobs, documentação das atividades são só alguns dos seus benefícios.

Simplifique processos

Como profissionais, é comum definirmos a forma como executamos nosso trabalho como a mais funcional e prática, não é? Seja utilizando planilhas para controlar cada detalhe ou lançando mão de ferramentas que prometem otimizar nossos processos.

E se alguém sugere outra ferramenta ou recurso, quase sempre pensamos na dificuldade de migrar todas as informações de forma segura. Diante disso, uma coisa é certa: é fácil se acostumar com um modelo único de trabalho, mesmo que ele já não atenda às nossas necessidades.

Mas por que continuar seguindo procedimentos que só consomem mais tempo? Por que correr o risco de perder informações importantes em todas essas planilhas? É um caso a se pensar.

Uma boa forma de simplificar processos e evitar uma possível sobrecarga é reunir todas as informações dados em uma única plataforma.

No mercado, já existem sistemas pensados especificamente para o dia a dia das agências de comunicação. Tais softwares tendem a melhorar a produtividade, pois contam com timesheet integrado e um gráfico de gantt - assim, ninguém mais perde o deadline e os clientes recebem as demandas com a mesma qualidade.

Gostou do artigo? Se você precisa de dicas mais aprofundadas sobre produtividade, recomendamos baixar nosso kit de produtividade, lá tem diversos materiais que trazem as principais ferramentas, recursos e técnicas para garantir que sua produtividade melhore e se mantenha constante.  

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