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Como um software de gestão me ajuda a descobrir se preciso contratar novos colaboradores?

Você sabe que um software de gestão é uma ferramenta indispensável para agências que querem ter segurança nas ações. Hoje, mostramos como a ferramenta auxilia também nas questões de novas contratações.

Software de gestão e contratação de funcionários: Qual a relação? 
Uma plataforma de gestão possui dados certeiros para guiar suas próximas contratações. Confira no artigo!

Uma dúvida que permeia o dia a dia dos gestores é: quando contratar novos funcionários? As pessoas são o centro de qualquer negócio, muito mais do que qualquer aparato tecnológico. Em uma agência de comunicação não é diferente. Afinal, por trás de cada campanha existem pessoas dispostas a darem o seu melhor, dando vida a boas ideias e entregando excelentes resultados.

Apesar disso, é preciso parar para refletir se uma nova contratação é, de fato, necessária no momento. Já pensou que aproveitar a capacidade produtiva já existente na agência pode ser menos trabalhoso do que investir na contratação de novos funcionários? 

Claro que essa tarefa exige um acompanhamento muito mais profundo. Nesse sentido, entender como anda a performance da equipe e mapear os pontos de melhoria é fundamental para saber qual decisão tomar.

É aí que entra o software de gestão, ferramenta essencial para quem precisa tomar decisões com mais assertividade, inclusive as quem dizem respeito à contratação de novos colaboradores. Quer saber mais? Continue lendo o post.

Confira também:

Software de gestão: Como ele pode me ajudar com assuntos de contratação?

Os relatórios são recursos disponibilizados pela maioria das ferramentas de gestão. Tal funcionalidade dá base para analisar informações sobre jobs, duração das atividades, entre outros. O que muitos ainda não sabem, é que algumas opções no mercado oferecem recursos que auxiliam nas análises sobre produtividade e performance da equipe. E é justamente sobre isso que vamos falar. Acompanhe!

Avaliação de Performance

A contratação de um novo funcionário ocorre, normalmente, por alguns motivos já conhecidos: a recusa de clientes por parte da agência, o excesso de hora extra, problemas em entregar o que foi prometido, entre tantos outras causas. Para boa parte dessas questões, a análise de performance cumpre com seu papel quando o assunto é entender como anda a produtividade da equipe.

Em softwares de gestão mais robustos, esse recurso fornece uma série de aparatos para entender, se de fato, um funcionário está rendendo como o esperado. Um relatório de performance auxilia na visualização da quantidade de atrasos e das tarefas em dia, qual o total de atividades realizadas e, por fim, apresenta um relatório completo de porcentagem da performance do time. 

Além disso, é possível extrair relatórios de atividades e seus respectivos responsáveis ordenados por início, data de conclusão estimada e data fim da tarefa. 

Com todas essas informações em mãos, você conseguirá entender se os quesitos citados no início deste tópico estão sendo cumpridos e o que fazer para otimizá-los. Em alguns casos, realizar ajustes no escopo das atividades dos atuais funcionários já elimina a necessidade de novas contratações. Lembre-se, aproveitar a capacidade produtiva da equipe é uma forma muito mais assertiva de lidar com gargalos operacionais. 

Duração das atividades

Quando um software de gestão possui o timesheet acoplado, é possível saber exatamente o tempo gasto na elaboração de uma atividade. Mas, muito além dessa possibilidade, a ferramenta é um recurso indispensável para aproveitar melhor o tempo de trabalho e manter a qualidade das entregas.

Essa é, portanto, mais uma forma de entender a performance da equipe por meio do tempo gasto na elaboração de um job. Para isso, sistemas de gestão específicos para agências contam com filtros de busca que visam auxiliar nessa questão, veja:

  • Busca por palavras-chave;
  • Busca por um job específico;
  • Busca por um grupo de clientes;
  • Busca pelo responsável pela atividade em questão;
  • Busca pela etapa de execução da tarefa. 

O que muitos não sabem, é que esse recurso pode sim ser aproveitado para entender se a equipe está dando conta de todas as demandas que chegam na agência. Isso vai ajudá-lo a entender se é possível realizar ajustes no fluxo de trabalho, ou se é realmente necessário contratar pessoas para suprir esses gargalos.

Análise da situação financeira

Analisar o quadro financeiro da agência é o primeiro passo para entender se é viável contratar novos funcionários, já que isso impacta diretamente na folha de pagamento. Isso também servirá como base para definir se a agência contratará freelancers, estagiários ou profissionais com certa experiência na área. Além disso, é fundamental entender a realidade financeira para oferecer salários que sejam atrativos e adequados ao mercado. 

Você deve estar se perguntando: "Como um software de gestão pode me ajudar a tomar tais decisões?"

Na verdade, a ferramenta contribui para um melhor controle de todas as entradas e saídas, tornando o acompanhamento dos resultados do fluxo de caixa e da gestão de estoque mais amplo. Como se sabe, o fluxo de caixa é um recurso essencial para qualquer negócio, visto que efetua o controle diário de gastos e ganhos da empresa, o que inclui os gastos com água, luz, aluguel, salário dos colaboradores, etc.

Graças à integração de todos os setores, é possível gerar relatórios de rápida e o mair importante, com um conteúdo que de fato fará a diferença para determinar se uma nova contratação é viável em determinado momento. 

Relatórios de Business Intelligence

Muito se fala sobre Business Intelligence, inclusive já abordamos esse assunto aqui no blog. E já que estamos falando de otimizar as tomadas de decisão, o B.I é uma excelente alternativa para obter informações sobre a agência de forma rápida e segura.

Além da obtenção e customização de relatórios e indicadores de desempenho, esse recurso é ideal para embasar as decisões, otimizar processos e ter um maior conhecimento sobre o público-alvo. Isso significa conseguir planejar e organizar os fluxos de trabalho, reestruturando atuais aspectos que não atendem às necessidades da agência, inclusive as que dizem respeito às demandas de novos colaboradores.

Agora que você já sabe como uma ferramenta de gestão pode auxiliar nas contratações da agência, que tal bater um papo com um de nossos especialistas para entender como esse recurso pode ajudá-lo a melhorar outros aspectos da sua agência?

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