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O que é TimeSheet? O Significado, Modelo em Excel e Tudo Sobre

O que é Timesheet? Entenda seu significado, faça o download do Timesheet Excel e saiba aqui tudo o que você precisa sobre essa ferramenta.

O que é timesheet?

Você sabe qual o significado de timesheet?

A precificação e estimativa no mercado de serviços, na grande maioria das vezes, é baseada na quantidade de horas utilizadas para a realização de um trabalho e na relação do valor/hora dos profissionais envolvidos nas tarefas.

Entender qual é o valor/hora de seu profissional para estimar o valor de um fee mensal ou de uma peça única é um tanto simples. Porém, para ser um bom gestor de uma agência, por exemplo, é preciso conhecer a quantidade de horas reais empregadas na produção de um trabalho. E essa questão é um pouco mais complexa.

Nesse sentido, para tornar essa “situação complexa” em algo simples e comum às rotinas de gestores e colaboradores no geral, surge a ferramenta timesheet. Esse método é usado para ajudar os gestores a ter controle do fluxo de trabalho e administrar melhor suas empresas. Então, confira o que preparamos sobre ele a seguir!

 

O que é timesheet?

O termo, em seu significado literal, tem o sentido de "folha de horas trabalhadas" e/ou "gráfico de horas". A ferramenta contabiliza e relaciona as horas laborais dos profissionais da empresa aos trabalhos propostos.

Provavelmente, a oferta de um serviço é realizada utilizando mais de uma mão de obra. Por isso, é necessário efetuar a análise de todos os funcionários envolvidos para obter um controle mais eficaz do fluxo de trabalho da empresa, além, é claro, dos demais custos, como água, frete, entre outros.

 

Por que usar essa ferramenta?

A utilização da ferramenta por parte das empresas prestadoras de serviços é imprescindível, visto que é por meio dela que é mantido o controle e realizada uma administração baseada em dados, e não em "achismos". Mas, além disso, existem outros bons motivos para que todo gestor se beneficie desse mecanismo. Conheça, a seguir, quais são eles.

 

Precificação e estimativa

Empresas prestadoras de serviços, de forma geral, têm dificuldades de precificar e estimar o custo de um trabalho e de definir, então, o lucro exato. Isso porque não necessariamente elas precisam investir em recursos materiais, mas, com certeza, despendem de receita para recursos humanos, o que é difícil de ser mensurado em reais.

Porém, com esse método, é perfeitamente possível calcular e estimar um serviço baseado em dados. Isso porque a ferramenta oferece todos os recursos indispensáveis para a precificação de um serviço.

Nova chamada à ação

 

Relatórios de desempenho e produtividade de colaboradores

Com esse meio, é possível compreender quais são os colaboradores mais produtivos, quais possuem a melhor relação custo x benefício, quais não estão se pagando (recebendo mais do que produzem) etc.

Em um cenário instável, em que a todo momento são realizados ajustes no quadro de profissionais de todos os departamentos, entender quais são os que conquistam maior receita para a empresa é fator determinante para o gestor administrar o empreendimento de forma eficaz.

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Impedimento de possíveis prejuízos

Com esse método, é possível realizar precificações baseadas em dados. O gestor, ou profissional que estima o custo e o lucro de um determinado serviço, tem clara certeza do real custo de um serviço — caso tenha histórico para ofertas similares — e a capacidade de estimar um lucro real.

 

Auxílio para o gestor na tomada de decisão

Com base nos dados gerados pelo mecanismo, o líder de uma equipe pode tomar decisões mais acertadas sobre o gasto de tempo e sobre os recursos financeiros envolvidos na realização de um ou mais projetos. Isso permite priorizar atividades consideradas essenciais e estratégicas, além de redimensionar e redistribuir o tempo a ser gasto em cada etapa.

 

Suporte para o planejamento de atividades

Um software de gestão de projetos com uma ferramenta própria para isso, possibilita incluir dados em relação a eventos futuros com antecedência. Dessa forma, é possível programar o tempo para reuniões, execução de trabalhos, férias e outros compromissos com antecedência, facilitando o planejamento de atividades.

Tudo para que ele realmente mostre em que momento você e sua equipe estarão disponíveis para novos projetos. Aliás, muitas ferramentas permitem o compartilhamento dessa solução com os integrantes de um time de colaboradores de um projeto. Isso possibilita, por exemplo, que todos saibam quando seus colegas estão disponíveis para reuniões ou visitas a clientes.

 

Economia de recursos

O cálculo incorreto das horas trabalhadas nas fases de um projeto ou em um trabalho por completo pode acarretar a cobrança de um valor inferior ao que se deveria — pior ainda se ele consumir mais recursos do que o previsto.

Além disso, uma produtividade inferior ao estipulado por conta de algum transtorno também pode gerar a necessidade de mais tempo para a execução e entrega de um serviço que, em tese, era para ser realizado em menos horas de trabalho. Tudo isso gera gasto de tempo e tem chances de significar menor retorno financeiro.

Como esses sistemas têm como funcionalidade principal permitir um gerenciamento de tempo mais eficaz, é possível prevenir esses problemas. Afinal, essas ferramentas contabilizam o tempo empregado pelos profissionais na execução de suas atividades.

Elas permitem, ainda, administrar de forma mais eficiente os períodos de trabalho, pois ajuda na verificação e identificação das funções e procedimentos que mais tomam horas de empenho. Graças a isso, fica mais fácil lidar com elas e economizar períodos de trabalho.

Por exemplo, dá para descobrir quais atividades são mais bem executadas de manhã ou de tarde, quais profissionais são mais eficientes com tarefas específicas, que demandas “comem tempo” mesmo sendo desnecessárias etc.

 

Análise de tempo gasto

Como visto, os dados proporcionados por meio dessa ferramenta colaboram na otimização do gerenciamento do tempo. Graças ao compartilhamento das informações referentes às horas trabalhadas de cada colaborador, dá para saber em que período do dia o tempo é mal utilizado ou desperdiçado e por que razão.

Tal recurso ajuda o líder na identificação de falhas, erros e ineficiências na realização do projeto, além de contribuir para que cada colaborador consiga aprimorar a execução de suas atribuições.

De certo modo, é possível verificar até ações consideradas simples ou irrelevantes, mas que tomam tempo. Entre elas, os minutos gastos com telefonemas equivocados, as horas tentando resolver falhas em sistemas que deveriam ser corrigidos por profissionais da área de TI, os períodos de interrupção em atividades que dependam de outras equipes etc.

Por exemplo, aquele colega mais lento em uma tarefa específica poderá solicitar dicas a alguém que é mais rápido no mesmo tipo de atividade. Alguém que faça um procedimento com mais qualidade conseguirá instruir os demais a como conseguir esse mesmo nível em suas atribuições equivalentes e por aí vai. As possibilidades de aprimoramento e melhor emprego do tempo são ampliadas pelo seu uso.

 

Como o cálculo de horas é feito?

Essa ferramenta relaciona a mensuração de horas úteis, as que efetivamente foram trabalhadas, com a receita do negócio. Isso porque, em grande parte das empresas, os custos dos projetos são medidos com base nas horas trabalhadas.

A questão por trás disso é que um serviço que requer 100 horas precisa valer mais que um que leva 20 horas. É claro que existem outros fatores que interferem, como o grau de especialização necessário, a periculosidade dos procedimentos, a oferta de profissionais que fazem o tipo de trabalho pretendido, entre outros itens. No entanto, essa regrinha costuma servir para boa parte dos cálculos envolvendo horas trabalhadas.

Todavia, mesmo nesse sistema, sem a existência de um método preciso para calcular efetivamente a quantidade de tempo despendida, tanto o cliente quanto o fornecedor podem ter dificuldades em verificar se o valor cobrado é adequado.

É quando o mecanismo entra em cena como uma solução que possibilita o registro mais preciso do tempo gasto. Também ajuda na melhor gestão da produtividade de um time em um projeto específico. Afinal, o capital humano é que gera maior custo nas organizações de serviços, em que o tempo de trabalho e os profissionais devem ser bem administrados.

O que uma ferramenta do tipo faz é executar o rastreamento da quantidade de horas empregadas em cada tarefa dentro de um projeto, auxiliando, de modo objetivo, a se ter o custo total. Isso porque, ao final do trabalho, é possível consolidar os dados do total de horas gastas no projeto por tipo/função do colaborador (técnico, especialista, supervisor etc.).

Após isso, basta pegar a quantidade de horas gastas e multiplicá-la pelo valor/hora de cada profissional, bem como somar custos indiretos. Estes incluem, por trabalhador, a compra de materiais de trabalho, a alimentação, as despesas com transporte e hospedagem (se for um projeto em outra cidade), entre outros. Com base nisso, temos a seguinte fórmula:

  • custo total = (horas de trabalho x valor por hora) + custos indiretos.

Para ilustrar, digamos que é preciso produzir um material publicitário para um cliente em outra cidade, sendo necessário o deslocamento de um profissional da agência para estudar esse mercado e produzir o solicitado lá mesmo. Tudo isso leva apenas um dia, em uma jornada de 8 horas exatas de trabalho. Os gastos indiretos e diretos do colaborador enviado são os seguintes:

  • alimentação  R$ 50,00;
  • transporte até a cidade e custos de movimentação dentro do município  R$ 80,00;
  • hospedagem  não foi necessária;
  • materiais adquiridos para uso no trabalho — R$ 250,00;
  • valor/hora do profissional  R$ 100,00;

Seguindo a fórmula acima, temos o seguinte cálculo:

  • custo total = (8 x R$ 100,00) + (R$ 50,00 + R$ 80,00 + R$ 250,00).
  • custo total = R$ 800,00 + R$ 380,00
  • custo total = R$ 1.180,00.

Esse será o custo total do trabalho. Além dele, é preciso acrescentar a porcentagem do lucro da agência, caso isso já não esteja incluso no valor cobrado por hora pelo profissional.

Também é necessário considerar os tributos e contribuições ao governo na equação, para que não reduzam demais o valor obtido tanto pela empresa quanto pelo colaborador. É indicado já levar em consideração os impostos no preço cobrado por hora, para que o valor resultante após a dedução seja satisfatório.

Se o serviço é realizado na agência, outros itens devem ser incluídos no custo indireto ou posteriormente em contratos de prestação de serviços fechados por ela com os clientes. Entre eles, temos os passivos de infraestrutura, os próprios tributos, as comissões etc. Isso garante um faturamento líquido positivo para o negócio.

 

Como usar a ferramenta de timesheet?

Na implementação dessa ferramenta, é preciso realizar algumas mudanças na cultura da empresa. Isso porque o mecanismo funciona com um sistema de "start" e "pause" que depende da proatividade dos funcionários para o bom funcionamento.

Na prática, os colaboradores, assim que iniciarem a produção de uma determinada tarefa, clicam em "start". Em seguida, o sistema inicia a contabilização do tempo apenas pausando quando o próprio colaborador indicar "concluir".

Dessa forma, o sistema captará as informações de como foram divididas as horas laborais do funcionário, quanto tempo foi gasto com cada tarefa, quais foram os períodos de descanso e, se relacionado com o valor/hora do colaborador, qual foi o custo do job  considerando apenas a mão de obra de produção.

 

Onde encontrar?

Para facilitar a rotina dos gestores e profissionais de serviços — principalmente nas áreas financeiras — foram criadas soluções automatizadas e otimizadas como softwares. Alguns sistemas têm uma gama de outros benefícios — o iClips, por exemplo, além dessa ferramenta, oferece aos seus parceiros a integração de todos os departamentos da empresa criativa e alinha a estrutura da companhia.

Os softwares são as melhores opções para a implementação desse método, visto que a organização não precisará conferir manualmente os dados, existirá maior credibilidade das informações e será possível gerar relatórios para análise.

Entretanto, é necessário que a empresa despenda de uma receita prévia para conseguir utilizar esses sistemas (para você entender como funciona o mecanismo, faça o download da planilha antes de decidir o software).

Após compreender o seu significado e sua aplicação em agências criativas, ficou fácil imaginar o porquê de tantas empresas adotarema ferramenta a fim de tornar o seu desempenho o mais eficaz possível.

Mais do que possibilitar um controle positivo da produtividade da equipe, esse item é capaz de melhorar o desempenho das tarefas com base nos resultados obtidos, o que acaba eliminando atividades desnecessárias do dia a dia, já que será possível ter uma noção muito mais ampla da produtividade de sua equipe.

E sua agência, já utiliza o recurso de timesheet? Caso ainda não tenha implementado, que tal repensar o método pelo qual você monitora o tempo gasto pelos seus colaboradores nas tarefas diárias?

E que tal entender um pouco mais sobre o Fluxo de Trabalho em agências de publicidade? Temos um minicurso totalmente gratuito e online sobre o assunto! É só clicar na imagem abaixo.