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O que é timesheet? Confira o significado e um modelo em excel

O que é Timesheet? Entenda seu significado, faça o download do Timesheet Excel e saiba aqui tudo o que você precisa sobre essa ferramenta.

A precificação e estimativa no mercado de serviços, na grande maioria das vezes, é baseada na quantidade de horas utilizadas para a realização de um trabalho e na relação do valor/hora dos profissionais envolvidos nas tarefas.

Entender qual é o valor/hora de seu profissional para estimar o preço de um fee mensal ou de uma peça única é um tanto simples. Porém, para ser um bom gestor de uma agência, por exemplo, é preciso conhecer a quantidade de horas reais empregadas na produção de um trabalho. Mas essa questão é um pouco mais complexa.

Nesse sentido, para tornar essa “situação complexa” em algo simples e comum às rotinas de gestores e colaboradores em geral, surge a ferramenta timesheet. Esse método é usado para ajudar os gestores a ter controle do fluxo de trabalho e administrar melhor as suas empresas. Então, confira o que preparamos sobre ele a seguir!

Confira também:

O que é timesheet?

O termo, em seu significado literal, tem o sentido de “folha de horas trabalhadas” e/ou “gráfico de horas”. A ferramenta contabiliza e relaciona as horas laborais dos profissionais da empresa aos trabalhos propostos.

Provavelmente, a oferta de um serviço é realizada utilizando mais de uma mão de obra. Por isso, é necessário efetuar a análise de todos os funcionários envolvidos para obter um controle mais eficaz do fluxo de trabalho da empresa, além, é claro, dos demais custos, como água, frete, entre outros.

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Por que usar essa ferramenta?

A utilização da ferramenta por parte das empresas prestadoras de serviços é imprescindível, visto que é por meio dela que é mantido o controle e realizada uma administração baseada em dados, e não em “achismos”. Mas, além disso, existem outros bons motivos para que todo gestor se beneficie desse mecanismo. Conheça, a seguir, quais são eles.

Precificação e estimativa

Empresas prestadoras de serviços, de forma geral, têm dificuldades de precificar e estimar o custo de um trabalho e de definir, então, o lucro exato. Isso porque não necessariamente elas precisam investir em recursos materiais, mas, com certeza, despendem de receita para recursos humanos, o que é difícil de ser mensurado em reais.

Porém, com esse método, é perfeitamente possível calcular e estimar um serviço baseado em dados. Isso acontece pois a ferramenta oferece todos os recursos indispensáveis para a precificação de um serviço.

Relatórios de desempenho e produtividade de colaboradores

Com esse meio, é possível compreender quais são os colaboradores mais produtivos, quais têm a melhor relação custo x benefício, quais não estão se pagando (recebendo mais do que produzem) etc.

Em um cenário instável, em que a todo momento são realizados ajustes no quadro de profissionais de todos os departamentos, entender quais são os que conquistam maior receita para a empresa é fator determinante para o gestor administrar o empreendimento de forma eficaz.

Impedimento de possíveis prejuízos

Com esse método, é possível realizar precificações baseadas em dados. O gestor, ou profissional que estima o custo e o lucro de um determinado serviço, tem clara certeza do real custo de um serviço — caso tenha histórico para ofertas similares — e a capacidade de estimar um lucro real.

Auxílio para o gestor na tomada de decisão

Com base nos dados gerados pelo mecanismo, o líder de uma equipe pode tomar decisões mais acertadas sobre o gasto de tempo e sobre os recursos financeiros envolvidos na realização de um ou mais projetos. Isso permite priorizar atividades consideradas essenciais e estratégicas, além de redimensionar e redistribuir o tempo a ser gasto em cada etapa.

Suporte para o planejamento de atividades

Um software de gestão de projetos com uma ferramenta própria para isso, possibilita incluir dados em relação a eventos futuros com antecedência. Dessa forma, é possível programar o tempo para reuniões, execução de trabalhos, férias e outros compromissos com antecedência, facilitando o planejamento de atividades.

Tudo para que ele realmente mostre em que momento você e sua equipe estarão disponíveis para novos projetos. Aliás, muitas ferramentas permitem o compartilhamento dessa solução com os integrantes de um time de colaboradores de um projeto. Isso possibilita, por exemplo, que todos saibam quando seus colegas estão disponíveis para reuniões ou visitas a clientes.

Economia de recursos

O cálculo incorreto das horas trabalhadas nas fases de um projeto ou em um trabalho por completo pode acarretar a cobrança de um valor inferior ao que se deveria — pior ainda se ele consumir mais recursos do que o previsto.

Além disso, uma produtividade inferior ao estipulado por conta de algum transtorno também pode gerar a necessidade de mais tempo para a execução e entrega de um serviço que, em tese, era para ser realizado em menos horas de trabalho. Tudo isso gera gasto de tempo e tem chances de significar menor retorno financeiro.

Como esses sistemas têm como funcionalidade principal permitir um gerenciamento de tempo mais eficaz, é possível prevenir esses problemas. Afinal, essas ferramentas contabilizam o tempo empregado pelos profissionais na execução de suas atividades.

Elas permitem, ainda, administrar de forma mais eficiente os períodos de trabalho, pois ajuda na verificação e identificação das funções e procedimentos que mais tomam horas de empenho. Graças a isso, fica mais fácil lidar com elas e economizar períodos de trabalho.

Por exemplo, dá para descobrir quais atividades são mais bem executadas de manhã ou de tarde, quais profissionais são mais eficientes com tarefas específicas, que demandas “comem tempo” mesmo sendo desnecessárias, etc.

Análise de tempo gasto

Como visto, os dados proporcionados por meio dessa ferramenta colaboram na otimização do gerenciamento do tempo. Graças ao compartilhamento das informações referentes às horas trabalhadas de cada colaborador, dá para saber em que período do dia o tempo é mal utilizado ou desperdiçado e por que razão.

Tal recurso ajuda o líder na identificação de falhas, erros e ineficiências na realização do projeto, além de contribuir para que cada colaborador consiga aprimorar a execução de suas atribuições.

De certo modo, é possível verificar até ações consideradas simples ou irrelevantes, mas que tomam tempo. Entre elas, os minutos gastos com telefonemas equivocados, as horas tentando resolver falhas em sistemas que deveriam ser corrigidos por profissionais da área de TI, os períodos de interrupção em atividades que dependam de outras equipes, etc.

Por exemplo, aquele colega mais lento em uma tarefa específica poderá solicitar dicas a alguém que é mais rápido na mesma categoria de atividade. Alguém que faça um procedimento com mais qualidade conseguirá instruir os demais a como conseguir esse mesmo nível em suas atribuições equivalentes e por aí vai. As possibilidades de aprimoramento e melhor emprego do tempo são ampliadas pelo seu uso.

Brainstorming

Como o cálculo de horas é feito?

Essa ferramenta relaciona a mensuração de horas úteis às que efetivamente foram trabalhadas com a receita do negócio. Isso porque, em grande parte das empresas, os custos dos projetos são medidos com base nas horas trabalhadas.

A questão por trás disso é que um serviço que requer 100 horas precisa valer mais que um que leva 20 horas. É claro que existem outros fatores que interferem, como o grau de especialização necessário, a periculosidade dos procedimentos, a oferta de profissionais que fazem o tipo de trabalho pretendido, entre outros itens. No entanto, essa regrinha costuma servir para boa parte dos cálculos envolvendo horas trabalhadas.

Todavia, mesmo nesse sistema, sem a existência de um método preciso para calcular efetivamente a quantidade de tempo despendida, tanto o cliente quanto o fornecedor podem ter dificuldades em verificar se o valor cobrado é adequado.

É quando o mecanismo entra em cena como uma solução que possibilita o registro mais preciso do tempo gasto. Também ajuda a melhorar a gestão da produtividade de um time em um projeto específico. Afinal, o capital humano é que gera maior custo nas organizações de serviços, em que o tempo de trabalho e os profissionais devem ser bem administrados.

O que uma ferramenta do tipo faz é executar o rastreamento da quantidade de horas empregadas em cada tarefa dentro de um projeto, auxiliando, de modo objetivo, a se ter o custo total. Ao final do trabalho é possível consolidar os dados do total de horas gastas no projeto por tipo/função do colaborador (técnico, especialista, supervisor, etc.).

Após isso, basta pegar a quantidade de horas gastas e multiplicá-la pelo valor/hora de cada profissional, bem como somar custos indiretos. Estes incluem, por trabalhador, a compra de materiais de trabalho, a alimentação, as despesas com transporte e hospedagem (se for um projeto em outra cidade), entre outros. Com base nisso, temos a seguinte fórmula:

  • custo total = (horas de trabalho x valor por hora) + custos indiretos.

Para ilustrar, digamos que é preciso elaborar um material publicitário para um cliente em outra cidade, sendo necessário o deslocamento de um profissional da agência para estudar esse mercado e produzir o solicitado lá mesmo. Tudo isso leva apenas um dia, em uma jornada de 8 horas exatas de trabalho. Os gastos indiretos e diretos do colaborador enviado são os seguintes:

  • alimentação  R$ 50,00;
  • transporte até a cidade e custos de movimentação dentro do município  R$ 80,00;
  • hospedagem  não foi necessária;
  • materiais adquiridos para uso no trabalho — R$ 250,00;
  • valor/hora do profissional  R$ 100,00;

Seguindo a fórmula acima, temos o seguinte cálculo:

  • custo total = (8 x R$ 100,00) + (R$ 50,00 + R$ 80,00 + R$ 250,00).
  • custo total = R$ 800,00 + R$ 380,00
  • custo total = R$ 1.180,00.

Esse será o custo total do trabalho. Além dele, é preciso acrescentar a porcentagem do lucro da agência, caso isso já não esteja incluso no valor cobrado por hora pelo profissional.

Também é necessário considerar os tributos e contribuições ao governo na equação, para que não reduzam demais o valor obtido tanto pela empresa quanto pelo colaborador. É indicado já levar em consideração os impostos no preço cobrado por hora, para que o valor resultante após a dedução seja satisfatório.

Se o serviço é realizado na agência, outros itens devem ser incluídos no custo indireto ou posteriormente em contratos de prestação de serviços fechados por ela com os clientes. Entre eles, temos os passivos de infraestrutura, os próprios tributos, as comissões, etc. Isso garante um faturamento líquido positivo para o negócio.

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Como usar a ferramenta de timesheet?

Na implementação dessa ferramenta, é preciso realizar algumas mudanças na cultura da empresa. Isso porque o mecanismo funciona com um sistema de “start” e “pause” que depende da proatividade dos funcionários para o bom funcionamento.

Na prática, os colaboradores, assim que iniciarem a produção de uma determinada tarefa, clicam em “start”. Em seguida, o sistema inicia a contabilização do tempo apenas pausando quando o próprio colaborador indicar “concluir”.

Dessa forma, o sistema captará as informações de como foram divididas as horas laborais do funcionário, quanto tempo foi gasto com cada tarefa, quais foram os períodos de descanso e, se relacionado com o valor/hora do colaborador, qual foi o custo do job  considerando apenas a mão de obra de produção.

Quais as vantagens de quem usa a ferramenta de timesheet?

Sabemos que a gestão do tempo e da produtividade acabam sendo um desafio enorme para os gestores da agência, visto que é preciso entregar todas as demandas no prazo para que o cliente saia satisfeito e ainda indique sua empresa para conhecidos, não é mesmo?

Vimos até aqui que timesheet é a ferramenta ideal para otimizar as demandas da sua empresa e saber exatamente o tempo gasto em cada atividade. Para que assim, consiga acompanhar de forma eficaz a execução de cada campanha solicitada. Dessa forma, é possível ter conhecimento do status de cada trabalho, assim como da fluidez (ou não) dos processos de produção que são desempenhados.

Esse é só um dos fatores que o timesheet faz para otimizar o trabalho da sua agência. Por isso, para que você tenha uma visão mais ampliada sobre o assunto, vamos explicar, a seguir, alguns tópicos com as vantagens de usar a ferramenta de timesheet. Vamos lá!

Tenha o trabalho ideal para cada profissional

Já pensou o quanto é frustrante o colaborador não conseguir concluir uma tarefa e pensar que não tem o potencial para exercer aquela função na qual o delegaram? Pois é, complicado! Entretanto, sabia que isso nem sempre está relacionado ao funcionário ser improdutivo? É verdade!

O que acontece é que muitas vezes, há uma sobrecarga no trabalho dos empregados. As demandas dos clientes vêm surgindo a todo momento e, quando menos se espera, as pessoas estão cheias de atividades para serem desempenhadas em um curto intervalo.

Aí é que entra a ferramenta timesheet, que ajuda muito o gestor a administrar essa situação, pois com ela é possível ter o trabalho ideal para cada profissional do seu negócio. Funciona assim: o timesheet delega as atividades que estão no perfil de cada profissional e que, provavelmente, eles têm condições de completar, sem dar infinitas demandas inapropriadas ou inatingíveis.

Visualize a produtividade de cada funcionário

Sabemos que existem casos que os funcionários não podem estar na empresa no começo do expediente por diversos motivos, como uma consulta ao médico, por exemplo. Com isso, a partir da ferramenta de timesheet é possível saber os horários de entrada e saída de cada colaborador.

Da mesma forma que pode ser verificado, também, o que foi produzido pelas pessoas naquele dia de ausência ou atraso. Assim, fica mais fácil controlar as demandas e entregas de cada cliente.

Dê feedback de desempenho objetivo

É notório que os gestores são muito atarefados, e nem sempre têm conhecimento do grau de produtividade de cada funcionário, o que acaba dando feedbacks imprecisos e baseados em análise de comportamentos dos funcionários.

Entretanto, essa visão muda com a ferramenta de timesheet. Ela possibilita que se forneça medidas objetivas de eficiência. O que deixa a avaliação bem mais simples, regulada em critérios precisos e claros.  Já que a avaliação feita pela ferramenta informa o perfil das atividades que estão sendo desempenhadas pelos colaboradores.

Veja que é possível captar novos clientes

Já vimos que, por meio da ferramenta de gestão de tempo, é possível que saibamos a estimativa de quantas horas são empregadas em cada projeto, não é mesmo?

Além disso, com esses números, você conseguirá saber se é possível captar novos clientes para sua agência sem que haja o aumento no quadro de funcionários. Já que saberá as demandas diárias que são produzidas pelos colaboradores.

Calcule o ROI com mais precisão

Já pensou em calcular o ROI (retorno sobre o investimento) do seu negócio com mais precisão? Com o timesheet isso é possível, pois ele consegue identificar quantos recursos foram utilizados e qual foi o tempo gasto para executar uma tarefa. Com isso, o gestor saberá se seu negócio está dando retorno.

Veja como funciona: ao saber o valor, por hora, de cada funcionário e o tempo que é gasto para concluir cada atividade, você já terá a ideia de qual preço deverá cobrar pelo serviço. E, finalmente, consegue ter ciência, de forma clara, de como está a rentabilidade do seu empreendimento.

Sabe quais são os resultados obtidos com o timesheet?

Com o uso da timesheet é possível ter resultados mais produtivos na sua empresa. Além de ter funcionários mais felizes, pois estão em um ambiente tranquilo e equilibrado, sem pressões.

Com isso, os clientes também se sentem mais felizes, visto que vêm suas campanhas sendo realizadas de maneira mais eficiente e dentro dos prazos que foram estabelecidos.

A ferramenta pode ajudar no dia a dia de uma agência de marketing?

Para essa pergunta, a resposta é ‘sim’. A ferramenta timesheet pode ajudar e muito no dia a dia de sua agência de marketing. Veja como:

  • saiba o que está sendo produzido por todos os funcionários;
  • gerencie melhor o tempo gasto em cada atividade;
  • melhore o planejamento de conteúdo.

Sabemos o quanto é corrido o dia a dia de uma agência de marketing, não é mesmo? E, para que esse trabalho se torne mais produtivo e eficiente, essa ferramenta de gestão de tempo é ideal para ajudar o gestor a conseguir que suas demandas fiquem em ordem e controladas.

Por isso, hoje, é quase impossível pensar em ter uma agência de marketing que não faça uso do timesheet. Ele ajuda muito na gestão do tempo de uma empresa. Além disso, você sabia que existem softwares que auxiliam a melhorar outras áreas do seu negócio? Pois é verdade. Veja alguns deles:

  • iJob: plataforma de acompanhamento que auxilia no relacionamento da agência com os clientes;
  • Workflow: ferramenta de produtividade que ajuda no fluxo do trabalho, ao saber exatamente o que está sendo produzido;
  • Kanban: software que dispõe de colunas, no qual informam as atividades planejadas, não planejadas, em andamento, aguardando aprovação e finalizadas;
  • DRE: Com ele é possível acompanhar todos os resultados dos projetos da empresa, visto que utiliza o plano de contas como base e faz uso do centro de custo para as áreas da empresa.

Onde encontrar?

Para facilitar a rotina dos gestores e profissionais de serviços — principalmente nas áreas financeiras — foram criadas soluções automatizadas e otimizadas como softwares. Alguns sistemas têm uma gama de outros benefícios — o iClips, por exemplo, além dessa ferramenta, oferece aos seus parceiros a integração de todos os departamentos da empresa criativa e alinha a estrutura da companhia.

Os softwares são as melhores opções para a implementação desse método, visto que a organização não precisará conferir manualmente os dados, existirá maior credibilidade das informações e será possível gerar relatórios para análise.

Entretanto, é necessário que a empresa despenda de uma receita prévia para conseguir utilizar esses sistemas. Contudo, é perceptível que esse investimento é algo que trará retornos significativos para empresa.

Após compreender o seu significado e sua aplicação em agências criativas, ficou fácil imaginar o porquê de tantas empresas adotarem a ferramenta a fim de tornar o seu desempenho o mais eficaz possível.

Mais do que possibilitar um controle positivo da produtividade da equipe, esse item é capaz de melhorar o desempenho das tarefas com base nos resultados obtidos, o que acaba eliminando atividades desnecessárias do dia a dia, já que será possível ter uma noção muito mais ampla da produtividade de sua equipe.

E sua agência, já utiliza o recurso de timesheet? Caso ainda não tenha implementado, que tal repensar o método pelo qual você monitora o tempo gasto pelos seus colaboradores nas tarefas diárias?

Agora, vamos conhecer os principais pontos para ter sucesso na sua implantação da timesheet, de quebra, receber uma planilha de timesheet para gerenciar as horas dos seus colaboradores e os custos de seus jobs? Muito bom, não é?

Pois isso tudo é possível com este ebook exclusivo que preparamos para você prosperar ainda mais no seu negócio. Não vai perder, hein?! Boa Leitura!

Kit timesheet