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Workflow: como aumentar a produtividade com a gestão de pautas?

Workflow e produtividade: quer saber como aumentar o rendimento da agência de comunicação? Confira o nosso post e entenda mais sobre o assunto!

Saiba como uma gestão de pautas eficiente pode melhorar a produtividade!

O dia a dia em uma agência de comunicação é desafiador  e é fundamental escolher as ferramentas certas para otimizar processos e garantir o atendimento dos pedidos. O workflow é um desses recursos. Trata-se da sistematização do seu fluxo de tarefas com o uso de soluções tecnológicas. Nele, as fases de trabalho ficam bem estruturadas, permitindo que a equipe tenha mais foco e organização.

Dentro desse contexto, a gestão de pautas entra como uma fase decisiva, conferindo mais rendimento e qualidade às entregas. Neste post, mostraremos como aumentar a produtividade do workflow na agência fazendo um melhor gerenciamento das pautas. Continue acompanhando e entenda mais sobre o assunto!

Qual é a importância de uma gestão eficiente de pautas e prazos?

A boa gestão das pautas e prazos na agência de comunicação é fundamental para a satisfação do cliente e para que o trabalho tenha qualidade. Ela precisa ser bem administrada, uma vez que direciona todas as tarefas a serem desempenhadas. Uma pauta bem estruturada facilita as ações dos colaboradores e torna as práticas mais ágeis.

Esses fatores geram consequências que incidem diretamente nos prazos da agência. O controle dos deadlines é fundamental, já que está associado ao compromisso com o cliente.

Quando uma empresa de comunicação cumpre com o que promete, ela mantém uma imagem positiva, ganha credibilidade perante o mercado e demonstra ter organização. Os atrasos, ao contrário, indicam descontrole, má gestão, desordem e falta de comprometimento. Tudo isso pode desencadear na perda de clientes e na criação de uma reputação negativa para a agência.

Gerenciar pautas e prazos de forma eficiente também contribui para a qualidade de vida da equipe, evitando o excesso de pressão, melhorando as condições de trabalho e simplificando a execução das tarefas.

O que deve ser considerado na hora de organizar as pautas?

Para organizar as pautas, você deve considerar alguns passos importantes. Veja quais são eles a seguir!

Defina o escopo e as prioridades

O escopo é uma sistematização detalhada de todo o trabalho a ser realizado para entregar o resultado (que pode ser uma peça ou campanha, por exemplo) de acordo com as expectativas do cliente. Esse registro é muito importante para delegar tarefas, direcionar a equipe e conduzir as ações de forma coordenada.

Outro procedimento importante é a definição de prioridades. São muitos trabalhos conduzidos na agência, e é preciso elencar as tarefas que devem vir primeiro. Ou seja, depois de definir o escopo de cada projeto, estabeleça-as em uma ordem de relevância. 

Busque experiência em projetos similares

Definir prazos e estabelecer passos para o alcance de objetivos pede a consulta de referências, não concorda? Uma proposta que pode facilitar essas tarefas é avaliar aquilo que a agência já fez. Ouça os colaboradores sobre o tempo que eles levaram para realizar a atividade e estabeleça uma margem de erro para o caso de acontecer um imprevisto.

Caso seja uma tarefa nova, vale a pena pesquisar com parceiros e colegas de profissão. Dessa forma, você estabelece prazos mais seguros, evita a pressão da equipe e cumpre com o acordo estabelecido com o cliente.

Valorize o processo de revisão de pautas

Muitos problemas em uma agência de comunicação aparecem porque a pauta do projeto não foi bem construída. Por outro lado, várias dessas dificuldades podem ser evitadas com a estruturação de pautas completas, precisas e detalhadas.

Assim, a etapa de revisão das pautas deve ser bastante rigorosa. Isso garante que as fases seguintes sejam efetivadas com menos entraves.

Por que contratar um software de gestão para organizar o workflow?

Um software de gestão é uma ótima ferramenta para tornar o workflow eficiente. Esse programa conta com funcionalidades para que você sistematize o fluxo de trabalho de forma dinâmica e flexível. É possível utilizar dashboards, gráficos e esquemas para acompanhar a realização das tarefas, monitorando prazos e o cumprimento dos cronogramas.

O software, então, integra os processos e proporciona mobilidade e flexibilidade para o gerenciamento das atividades. Além disso, ele emite relatórios gerenciais  o que facilita o monitoramento das práticas na agência.

Como aumentar a produtividade da equipe? 

Para aumentar a produtividade da equipe na agência de comunicação, reunimos a seguir alguns passos importantes. Acompanhe. 

Padronize processos

Nem todo processo pode ser padronizado, já que muito da agência envolve trabalho criativo. No entanto, vários procedimentos operacionais podem ser tabelados e adaptados ao workflow.

Crie protocolos para o máximo possível de tarefas, utilizando o workflow como ferramenta auxiliar nessa atividade. Assim, você aumenta a previsibilidade das práticas da agência e minimiza os gargalos operativos.

Nova call to action

Invista em capacitação para a equipe

Uma equipe bem capacitada definitivamente trabalha com mais efetividade nas tarefas e elabora materiais melhores. Assim, estimule uma cultura de aperfeiçoamento contínuo na agência. A aprendizagem sobre novas ferramentas, teorias da comunicação e tecnologias para marketing pode contribuir muito com o rendimento dos colaboradores.

Documente os processos

É fundamental documentar as atividades em um meio virtual seguro e flexível, como um software de gestão para agências. A documentação protege os gestores e colaboradores em possíveis imprevistos com o cliente. Além disso, trata-se de uma ótima ferramenta para organizar as tarefas, contribuindo para o aumento da agilidade dos profissionais.

O workflow é uma ferramenta fundamental para as agências de comunicação, uma vez que ele agiliza processos, facilita a organização e contribui para que a equipe tenha mais eficiência e eficácia. Ele colabora para um fluxo de elaboração de pautas mais ágil e preciso, o que certamente descomplica o encadeamento de tarefas.

Uma ótima forma de utilizar essa ferramenta é com o apoio de um sistema de gestão para agências. Um software contém ótimas funcionalidades que contribuem para facilitar a estruturação do workflow, para a otimização dos processos e para a elevação da produtividade. 

E então? Gostou de saber como o workflow melhora o rendimento e facilita a gestão de pautas? Aproveite e veja também o nosso conteúdo especial sobre como o iClips resolve problemas com o workflow na agência!